10 pasos para implementar normas iso

De   Carlos Mora Vanegas  •  hace un año  •  En Calidad y productividad,

Si estás analizando la posibilidad de implementar normas ISO 9000 o similar en tu empresa, podés guiarte con estos pasos: 1) Dar a conocer la norma La familia de normas ISO garantiza estándares de calidad reconocidos mundialmente (podés ver más, en inglés, en www.iso.org ) que pueden ayudar tanto al posicionamiento como a la gestión de tu negocio. Involucrá a la gerencia desde el comienzo, para que conozcan los objetivos, qué ventajas o beneficios aporta el sistema de calidad, cuánto tiempo demandará la puesta en marcha y cuáles serán los costos aproximados. Si el personal directivo está implicado en el proceso, será mucho más fácil transmitir la filosofía de la calidad a toda la organización. 2) Nombrar encargado de la calidad Puede ser una persona o un equipo de trabajo, todo depende de la magnitud de las operaciones de la organización. Entre sus funciones estará: realizar un análisis de la situación actual, evaluar las necesidades de capacitación, obtener los recursos necesarios, verificar el progreso del trabajo y, en el caso de certificar, elegir a la organización pertinente. 3) Realizar análisis de situación actual Para saber a dónde querés llegar, previamente hay que saber dónde estás. Un diagnóstico inicial de la empresa permite saber cuánto dista la situación actual de los requerimientos que las normas plantean. 4) Diseñar el sistema de calidad Implica detallar las actividades de la empresa y la descripción de cada proceso, la creación del manual de calidad con sus procedimientos y métodos, y la definición de los registros que se usarán para realizar el control. (ver “Implementar un sistema de calidad en 9 pasos”) 5) Dar participación de los empleados Para que la implementación sea un éxito es imprescindible que los empleados estén involucrados es el proyecto. Es necesario comunicar la necesidad y los beneficios del cambio, concientizar acerca de la importancia de la calidad, aclarar dudas y capacitarlos de forma permanente. 6) Poner en marcha el sistema de calidad Empezá a utilizar el sistema con todos los procedimientos diseñados. No te olvides de realizar los registros, ya que es una evidencia importante de que el sistema es eficaz, y además es una prueba necesaria frente a la posible certificación. Con la utilización, se van revisando los procedimientos y es posible que encuentres oportunidades de mejorar. 7) Realizar auditorías internas Después de un tiempo de uso, personal del equipo de calidad o algún experto contratado, se debe poner al frente de auditorías internas para analizar el funcionamiento del sistema, verificar si los objetivos se cumplen y realizar acciones correctivas. 8) Elegir organización certificadora Implementar un sistema de calidad no implica necesariamente la certificación. Sin embargo, si la empresa quiere hacerlo, unos meses antes debe elegir una organización que garantice la efectividad del sistema diseñado: estas organizaciones dirigen y acompañan en el proceso de certificación. Pueden ser nacionales o extranjeras. 9) Realizar pre-auditoría Previo a la auditoría de certificación, es recomendable realizar una auditoría general previa. Esta auditoría no tiene efectos en la certificación, pero permite evaluar los porcentajes de implementación y detectar las fallas para poder aplicar acciones correctivas. 10) Realizar auditoría de certificación Implica una auditoría oficial al sistema de calidad por parte de la organización certificadora, la que verificará, revisando registros y entrevistando al personal, que se cumplan los requerimientos de la norma. Si surgen inconformidades, la empresa tiene tres meses para resolverlos. Si has hecho bien los deberes previos, finalmente tendrás la certificación bajo normas ISO.

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Carlos Mora Vanegas

Ingeniero-Administrador, Abogado, Doctorado Honoris Causa en Educación, Maestría en Administración:Mención en Mercados y Recursos Humanos, Maestría en Excelencia Educativa.

Ha sido docente en la Universidad Centroamericana (Nicaragua), ITESM (México), Universidad Católica…

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