La informaciÓn de costos: recurso estratÉgico para el empresario pyme

De   Carlos Mora Vanegas  •  hace un par de años  •  En Gerencia tributaria,

POR MUNDOCOSTOS.COM El empresario, el directivo, el gerente o los mandos medios basan su trabajo en administrar la empresa o unidad organizativa bajo su responsabilidad. Para ello, premeditada o intuitivamente, llevan adelante los procesos propios de la administración. Estos procesos fueron estudiados desde los comienzos de la administración como disciplina científica y técnica; llamados procesos administrativos y presentados, entre otros, por Henri Fayol como las funciones de prevención, organización, comando, coordinación y control; o por las escuelas clásicas y neoclásicas de la administración en las funciones de planeación, organización, dirección y control. Con el correr de los tiempos la disciplina administrativa fue evolucionando y adaptando sus principios y enfoques según los escenarios de la época. En la actualidad varias son las propuestas que clasifican a los procesos de la administración, pero a nuestro entender la más representativa y didáctica es la presentada por la Profesora Graciela A. Núñez de la FCCEE de la UBA, describiendo como procesos administrativos a los de decisión, planeación, gestión, comunicación y control, en el libro ¿Qué es Administración? – de Ediciones Macchi (2004). Pasaremos ahora a describir sintéticamente en que consisten estos procesos, que todo empresario y/o directivo pyme ejerce diariamente, haciendo hincapié en la importancia de la información de costos en cada uno. Proceso de Comunicación Es el fenómeno a través del cual se posibilita la transmisión de información entre un emisor y un receptor, para que este luego la traduzca en nueva información para generar acciones. Permite capacitar, interactuar, interrelacionar, desarrollar comportamientos, supervisar, tomar decisiones, etc. Mantiene unidas a las diferentes partes de una organización y a la misma con su ambiente externo. Siendo los costos en esencia información, es en este proceso administrativo donde se genera (emite) la información de costos, para ser de circulación corriente en los sistemas de comunicación de las empresas, y materia prima imprescindible (como veremos más adelante) para que los receptores puedan desarrollar los procesos de decisión (tomar decisiones), planeación (interrelacionar, interactuar) y control (supervisar), los cuales a su vez impactarán en la calidad de la gestión lograda. Es tarea entonces del analista de costos resolver la problemática particular, diseñando sistemas de costos acordes a la configuración productiva de cada pyme, para generar información lo suficientemente analítica, oportuna y concisa, la cual deberá ser seleccionada adecuadamente para cada receptor o usuario de la misma. En cuanto el “costo de la información de costos”, en el caso de las pymes ya no es un impedimento. Existen en el mercado software y herramientas informáticas de todo tipo que hacen de la información de costos un recurso muy accesible. Lo que antes se consideraba de aplicación exclusiva en las grandes empresas hoy está al alcance de cualquier pyme. Proceso de Decisión La decisión es el proceso por el cual se opta por una alternativa, entre un conjunto de ellas. El empresario y/o directivo de una pyme, o de cualquier tipo de organización sea del tamaño que sea, antes de hacer (proceso de gestión) debe decidir. Si bien la intuición se puede considerar, sin lugar a dudas, como el factor motor de la fuerza emprendedora, en los escenarios actuales de inestabilidad y complejidad económica y de mercados, las decisiones no pueden basarse solo en ella. Es imprescindible apoyarse en información que permita ser analizada del tal forma que se pueda evaluar el impacto de las alternativas seleccionadas y de esa forma garantizar la calidad de las decisiones que a diario deben tomarse en los distintos niveles jerárquicos de una empresa. Se puede decir que el empresario debe analizar al menos tres cuestiones básicas antes de seleccionar alguna de las alternativas de decisión; estas son: Ø La realización de un estudio de mercado o comportamiento de la demanda Ø El estudio de la factibilidad técnica o tecnológica, es decir la posibilidad operativa de llevar adelante dicha decisión Ø El análisis de los costos, es decir el impacto de esa decisión en la economía o estructura de costos de la empresa Como se ve, la información de costos ocupa un papel central en el proceso decisorio, transformándose en un factor crítico de éxito. Se puede hablar mucho sobre el proceso de decisión, aunque no es el objetivo de la presente nota, pero al menos daremos una breve reseña sobre la gran influencia que la información de costos y su análisis tiene en este proceso administrativo, para los diferentes aspectos sobre los cuales hay que decidir en la gestión empresarial. Algunos ejemplos que podemos mencionar, sobre los tantos que se dan en el quehacer diario de las empresas, son: Decisiones de precios: Conocer con la apertura suficiente los elementos y factores de influencia que conforman los costos de los diferentes bienes y/o servicios que presta la empresa, los costos por clientes, por zonas geográficas, etc., es calve para definir la política de precios y estrategia comercial (bonificaciones, descuentos especiales, financiación, etc.) Decisiones de producto: La información de costos es de vital importancia para poder decidir sobre la continuidad o discontinuidad de productos o líneas de productos, sobre la mezcla óptima de productos a fabricar, lanzamiento de nuevos productos, o por ejemplo sobre la diferenciación de los productos de la empresa en el mercado (diferenciación por precios bajos o por alta calidad, producto masivo o concentración por segmentos específicos del mercado). Tambien se puede mencionar como caso ejemplo de toma decisiones con información de costos, los análisis para evaluar si conviene la venta en bruto (producto semielaborado) o la venta con fabricación final (producto terminado). Decisiones de procesos: Por ejemplo para evaluar decisiones de tercerización de procesos, ya sea de conversión o manufactura, administrativos o logísticos, mediante modelos que facilitan el análisis sobre la conveniencia de fabricar o comprar. Otros ejemplos de decisiones sobre procesos serían los análisis de costos para la selección de equipos o máquinas semejantes para la fabricación de un mismo producto, o para la selección de canales de distribución analizando los costos por venta masiva o al detalle. Decisiones de inventarios: Decidir sobre la cantidad y variedad de materias primas e insumos, productos semielaborados (en procesos de fabricación parcial) y productos terminados a mantener en stock, implica conocer, además de los costos de las materias primas y de los productos en sus diferentes grados de avance, también los costos logísticos de tenencia, determinados por los costos de financiación, las tasas de interés y de inflación, los costos de almacenamiento, los costos sobre riesgos de obsolescencia, sobre riesgos de deterioro, de manipulación, etc. Decisiones de fuerza de trabajo: Con el análisis de la información de costos puede evaluarse la estructura y comportamiento de los costos de mano de obra para tomar decisiones sobre cuestiones de reducción o ampliación de plantillas de personal, calificación profesional, políticas de capacitación, sistemas de remuneración por incentivos, etc. Decisiones de calidad: Para asumir decisiones sobre cuestiones de calidad, se torna también imprescindible contar con información de costos lo suficientemente amplia como para permitir evaluar que tipos de acciones de prevención se pueden implementar para evitar fallas en insumos y productos durante los procesos de conversión (costos de evaluación de proveedores, de desarrollo de muestras o pruebas funcionales de los productos a elaborar, entre otros), y/o sobre la implementación de acciones de inspección (costos de ensayos de laboratorio, de personal para la inspección de calidad en los productos o servicios, servicios de inspección de post-venta, etc.), todo esto comparado con los costos en los que se incurre o incurriría por la aparición de fallas internas (rechazos de calidad durante los procesos operativos o de conversión en la empresa) y/o por fallas externas (rechazos, reclamos y/u observaciones realizadas por los clientes) Decisiones de capacidad: La información de costos es de vital importancia por ejemplo para decidir sobre proyectos de inversión, o sobre la ampliación, reducción o mantenimiento de la capacidad operativa, analizando en detalle el impacto sobre los costos fijos de estructura y de operación, los niveles de actividad o montos de venta necesarios para alcanzar el punto de equilibrio económico y financiero. Es decir, para la toma de decisiones que a diario realizan los diferentes niveles jerárquicos de la empresa, las cuales podemos rapidamente clasificar en decisiones estratégicas o de nivel directivo (por ejemplo proyectos de inversión), decisiones tácticas o de nivel gerencial o mandos medios (por ejemplo selección de equipos o canales de distribución), la información de costos es un recurso clave o condición necesaria para garantizar la calidad de la decisiones. Proceso de Planeamiento Este proceso comprende la integración de la toma de decisiones que se adoptan en los diferentes niveles de la organización. Implica pensar por anticipado las acciones a desarrollar para satisfacer los objetivos fijados. El planeamiento es una herramienta eficaz para la conducción, además permite practicar controles que indican si la gestión se realiza según lo planificado o requiere de medidas correctivas. Varias son las propuestas para clasificar los diferentes tipos de planeamiento que se practican en las empresas. Adoptaremos la propuesta del Profesor Solana de la FCCEE de la UBA; Planeamiento estructural o de largo plazo: Orienta o ayuda a gobernar la vida de la organización a través de los años. Formula objetivos finales, prospectiva (análisis de escenarios futuros), auditorias de posición, formulación de estrategias. Planeamiento de gestión: Es en este tipo de planeamiento donde la información de costos juega un rol clave mediante la elaboración del presupuesto, donde básicamente se resume toda la actividad de la empresa a través de un modelo valorizado de toda su gestión. Planeamiento operativo: Son los programas donde se especifica minuciosa y detalladamente los planes. Como ya dijimos, en este proceso administrativo también la información de costos se transforma en un recurso calve para poder analizar las variables trascendentes de la empresa, como proyección de costos de mano de obra, materia prima y carga fabril, de acuerdo a los planes de venta y producción, bajo escenarios de estabilidad o incremento de precios, inflación y fluctuaciones económicas, estructura de activos, estructura económico-financiera, financiamiento, solvencia, rentabilidad, entre otros aspectos. Proceso de Control Es la comparación entre lo actuado y aquello que está previsto, identificando desvíos para revisar decisiones y planes, o corregir la acción. La información de costos nutre al proceso de control en cualquier etapa, nivel o herramienta para desarrollarlo. En una organización se identifican tres niveles de control, donde se aplican herramientas específicas que permiten medir el desempeño, es decir verificar si el rendimiento concuerda con los estándares Control posicional: Coteja los planes estratégicos definidos para implementar el posicionamiento de la empresa en su entorno, respecto de la actuación en la realidad. Control de gestión: Verifica la acción esperada y el planeamiento de gestión operativo de largo y mediano plazos. Evalúa estructuralmente el comportamiento de cada área de actividad Control operativo: Se centra en la comparación de lo previsto con lo real de las decisiones programadas y el planeamiento de gestión operativo de corto plazo. Requiere un sistema que permita la regulación casi automática. La información de costos tiene presencia preponderante como recurso para desarrollar el control de gestión y el control operativo., a través de herramientas de control como: Control presupuestario: Herramienta utilizada en el control de gestión. Consiste en la confrontación de los valores presupuestados con los valores reales. Se efectúa según la naturaleza de lo medido, por ejemplo variaciones de costos, de volumen de actividad, de insumos, etc. Los datos reales generalmente son obtenidos de la contabilidad, donde deberá concebirse un plan de cuentas que no solo satisfaga las necesidades de registración para los estados contables obligatorios, sino que también sea una base adecuada para utilizar los datos en la aplicación del control; no obstante se utilizan otras fuentes de información. Auditoria de gestión: También forma parte del control de gestión. Trata sobre la verificación del cumplimiento de las metas y objetivos fijados. Está orientada también a evaluar la asignación de los recursos – humanos, tecnológicos, financieros y materiales – para el adecuado desarrollo de la gestión empresarial. Las auditorias de gestión pueden concretarse en herramientas como los tableros de comando para evaluar la gestión de áreas funcionales o la gestión integral de la empresa, o el cuadro de mando integral para evaluar el funcionamiento de la estrategia organizacional. Análisis del punto de equilibrio: De utilización en el control operativo. Muestra las relaciones entre ventas, costos variables (materia prima, energía – según el caso) y costos fijos (plantas, edificios, equipos, etc.) Sirve para conocer las utilidades o las pérdidas que darían los distintos niveles de producción o actividad, ayudan a interpretar y corregir las causas de la mala utilización de las instalaciones, o la inadecuada composición de los costos variables, afectando la eficiencia de la producción. Tablero de control operativo: De utilización en el control operativo. Compara datos reales versus metas fijadas con antelación. Además de contener información de costos, también se utilizan indicadores de gestión operativa que miden la eficacia (cumplimiento de objetivos, por ejemplo de producción, calidad, desperdicio, etc.), economía (variación de costos, productividad, rendimiento, utilización, rotación de inventarios, etc.) y eficiencia como producto de la eficacia y la economía obtenida en el uso de los recursos. En todos los casos, estos indicadores ayudan a mostrar o explicar las causas de costos y resultados. Proceso de Gestión El proceso de gestión produce los acontecimientos, acciones, decisiones, operaciones en el mundo real, transforma objetivos en resultados. Forman parte, a su vez, de este proceso de gestión, los procesos de organización, motivación y conducción. Proceso de organización: Mediante la definición de la estructura organizativa, observando la distribución de los niveles jerárquicos que determinan la dimensión vertical o piramidal y el agrupamiento de los distintos tipos de trabajo y responsabilidades, como así también el diseño de métodos y procedimientos de trabajo. Proceso de conducción: Apoyado en las cualidades de liderazgo de los cuadros de mando de la empresa Proceso de motivación: Muy ligado también a las cualidades de liderazgo, apoya su accionar en crear las condiciones que favorezcan al clima laboral. Algunas herramientas usuales son los sistemas de remuneraciones por incentivos, beneficios sociales, planes de capacitación, etc., conducentes a lograr cohesión y sentido de pertenencia del personal a la organización, redundando esto en aumentos de la productividad y aseguramiento en el cumplimiento de la visión, la misión y la estrategia de la empresa. En definitiva, podemos decir que la gestión se relaciona con “el hacer” o con “el como hacer” para alcanzar los objetivos trazados. Es de durante el proceso de gestión donde se manifiesta el resultado del buen manejo de la información de costos en los procesos de comunicación, decisión, planeamiento y control, facilitando al empresario y su equipo directivo llevar adelante una gestión racional, es decir lograr que se organicen las actividades de la empresa de tal forma que aumente el rendimiento o aprovechamiento de los recursos, y de esta forma alcanzar los niveles de rentabilidad deseados. Conclusión Toda empresa es creada para alcanzar los niveles deseados rentabilidad y la satisfacción de sus clientes, pero esto debe hacerlo en mercados cada vez más competitivos y exigentes en calidad y precios. Uno de los factores claves, para lograr ambos objetivos en estos escenarios, es la optimización de costos, y para esto es necesario una correcta medición que permita conocer en detalle sus componentes, las causas que los determinen y donde focalizar y controlar su reducción o nivel adecuado. La información de costos emitida, generada, producida y recibida mediante el proceso de comunicación, utilizada como recurso clave para el desenvolvimiento de los procesos de decisión, planeamiento y control, muestra sus resultados en el proceso de gestión, facilitando el logro de una gestión racional, demostrando su condición de recurso básico, estratégico y de uso corriente para el empresario y su equipo gerencial y de mandos medios. Si bien consideramos que todo empresario, gerente y profesional de pymes están de acuerdo con lo expuesto, es decir sobre la condición de necesidad crítica de apoyarse en la información de costos para facilitar la gestión que diariamente ejercen, haciendo referencia nuevamente que para el caso de las pymes es menos complejo (comparado con empresas de gran tamaño) el desarrollo de sistemas de costos, y que hoy en día es muy accesible adquirir el soporte tecnológico (tecnología informática) para procesarla y trasmitirla, la consulta entonces es: SR. EMPRESARIO PYME, ¿DISPONE Y TRABAJA, EN SU GESTIÓN DIARIA, CON BUENA INFORMACIÓN DE COSTOS?

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Carlos Mora Vanegas

Ingeniero-Administrador, Abogado, Doctorado Honoris Causa en Educación, Maestría en Administración:Mención en Mercados y Recursos Humanos, Maestría en Excelencia Educativa.

Ha sido docente en la Universidad Centroamericana (Nicaragua), ITESM (México), Universidad Católica…

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