Normas iso en las pymes

De   Carlos Mora Vanegas  •  hace un año  •  En Calidad y productividad,

Las Normas ISO 9000 son un conjunto de enunciados establecidos por la Organización Internacional de Normalización (ISO), donde se especifican los elementos que debe integrar elSistema de Gestión de la Calidad de una organización y cómo deben funcionar en conjunto estos elementos para asegurar la calidad de los bienes y servicios que produce la empresa. El ISO 9000 especifica la manera en que una organización opera sus estándares de calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio.

De la familia de normas que integran la ISO 9000 destaca la ISO 9001:2008: Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos por ser la única norma que se puede certificar y por ser aplicable a organizaciones de cualquier tamaño, interesadas en sistematizar la gestión y obtener la máxima rentabilidad y eficacia a la vez que lograr la satisfacción de los clientes. Dicho en otras palabras, gracias a la implantación de la ISO 9001:2008 las empresas logran mejorar la calidad, siendo una medida para aumentar su competitividad mediante procedimientos estándar ya probados y verificados en otras empresas. En España, esta medida se ha adaptado bajo la denominación UNE-EN-ISO 9001:2008.

Como se ha comentado anteriormente, la aplicación de la norma ISO 9001:2008 puede realizarse tanto en grandes empresas como en pequeñas y medianas. En esta ocasión vamos a centrarnos en la aplicación de la Norma ISO en las PYMES, por constituir la mayor parte del tejido empresarial en España, analizando sus ventajas y los problemas encontrados.

Empezamos definiendo el concepto de PYME: ¿Qué es una PYME? La Comisión Europea adoptó el 6 de mayo de 2003 una Recomendación sobre la definición de PYME, que modificaba la recomendación de 1996. Dicho texto define 3 tipos de empresa: autónoma, asociada y vinculada, y fija un método transparente para calcular los límites financieros y de número de empleados. Esta definición está vigente desde el 1 de enero de 2005 y se resume en el siguiente cuadro:

  Recomendación de 1996Recomendación de 2003
Categoría de empresaEfectivosVolumen de negocioBalance generalVolumen de negocioBalance general
Mediana<250<=40 m €<= 27 m €<= 50 m €<= 43 m €
Pequeña<50<=7 m €<= 5 m €<= 10 m €<= 10 m €
Micro<10<= 2 m €<= 2 m €

Un informe de la Comisión Europea del año 2013 reveló que en la Unión Europea de los 25 países en torno a 23 millones de PYMES aportan aproximadamente 75 millones de puestos de trabajo y representan el 99% de todas las empresas.

Sin embargo, existían diferencias entre unos países y otros. En el caso español, no se ha adaptado esta nueva definición hasta 10 años después. En octubre de de 2013, el Banco de España redefinió las PYMES introduciendo una menor exigencia de capital para prestar a empresas de hasta 250 trabajadores, con 50 millones de facturación y 43 millones de activos. Los bancos se quejaban en multitud de ocasiones de que la normativa española de crédito era más estricta que la europea en cuanto a consumo de capital. Esta medida ha favorecido la concesión de más créditos a las PYMES, con un tratamiento favorable a efectos del cálculo de exposiciones ponderadas por riesgo.

Este cambio en la normativa impulsado por el Banco de España ha tenido su repercusión en las PYMES y, consecuentemente en la aplicación de la Norma ISO en las PYMES.

VENTAJAS DE LA IMPLANTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2008 EN PYMES

La Norma 9001:2008 es una norma cuya implementación genera grandes ventajas para la pequeña y mediana empresa. A continuación detallamos algunas de las ventajas que aporta la Norma ISO en las PYMES:

– Permite a las PYMES situarse al nivel de empresas más grandes, equiparándose en eficiencia y compitiendo en igualdad de posibilidades en el agresivo mercado actual englobado dentro de un entorno en constante cambio.

– Posibilidad de cumplir con clientes que cada vez requieren proveedores certificados.

– Generar confianza entre proveedores y clientes.

– Mejora de la eficiencia y de la productividad de las PYMES que lo aplican, representando un valor añadido para los cada vez más exigentes destinatarios de un producto o servicio, esto es una mejora de los sistemas propios, la documentación y los proveedores en cuanto a desempeño.

– Supone una plataforma ideal para avanzar hacia otras certificaciones de sistemas de gestión del medio ambiente, la seguridad o la responsabilidad social corporativa.

– Y lo más importante, mejora la eficacia de un sistema de gestión de la calidad basado en el ciclo de mejora continua (Planificar, Hacer, Comprobar, Actuar).

Consecuentemente, la implantación de esta Norma en las PYMES generará beneficios en tres aspectos diferentes: ante el mercado, ante los clientes y para la gestión de la empresa:

• Beneficios ante el mercado: mejora de la imagen de los productos y/o servicios ofrecidos, favorecer su desarrollo y afianzar su posición, ganar cuota de mercado y acceder a mercados exteriores gracias a la confianza que se genera entre clientes y consumidores;

• Beneficios ante los clientes: aumento del grado de satisfacción, eliminación de múltiples auditorías con el correspondiente ahorro de costes, acceso a acuerdos de calidad concertada con los clientes;

• Beneficios para la gestión de la empresa: servir como medio para mantener y mejorar la eficacia y adecuación del sistema de gestión de la calidad, al poner de manifiesto los puntos de mejora; cimentar las bases de la gestión de la calidad y estimular a la empresa para entrar en un proceso de mejora continua; aumentar la motivación y participación de personal, así como mejorar la gestión de recursos; mayor entendimiento de la organización, sus procesos y las responsabilidades; mejor gestión del conocimiento: disminución e inmunidad a la rotación de personal, procedimientos documentados, personal más capacitado; control y estandarización de las operaciones; administración por objetivos, medición contra indicaciones de proceso y personas.

PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2008 EN UNA PYME

Pero una vez que sabemos la teoría acerca de la Norma ISO 9001:2008, las ventajas y beneficios que genera esta Norma ISO en la PYME, llega la hora de la verdad, de ponerlo en práctica. Este es un aspecto clave del proceso y, en ocasiones, llega a ser una fuente de conflicto interno de la empresa. ¿Cómo realizar el proceso de implantación de la Norma ISO en la PYME adecuadamente?

La implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad, siguiendo la Norma ISO 9001:2008, se efectuará en concordancia con las características definidas por la propia PYME con el fin de favorecer la organización y la sistematización de los procesos necesarios para la gestión y la mejora, a la vez que determinar con mayor competitividad los desafíos del mercado globalizado en que vivimos.

A este respecto, los criterios para implementar un Sistema de Gestión de Calidad pueden dividirse en dos grupos principales: los aspectos internos (mejoras internas de calidad en forma de una mejor gestión de los pedidos, un sistema más eficiente para inventariar el stock o la reducción de costes) y los aspectos externos (tasa reducida de reclamación, mejor imagen, diferenciación mediante una estrategia de calidad a largo plazo).

Con el fin de facilitar la labor de implantación de la Norma ISO 9001:2008 en la PYME es recomendable que la organización siga estos 5 pasos:

1. Definir los procesos y el flujo de procesos de la organización.

2. Documentar procedimientos, instrucciones y formatos.

3. Capacitar al personal e implementar lo definido en los procedimientos (preferentemente soportados por alguna herramienta tecnológica). Proporcionar y mantener los recursos necesarios para el funcionamiento adecuado.

4. Medir el desempeño de los procesos y las personas.

5. Establecer un método práctico para mejorar los procesos, incluyendo cómo detectar los problemas y resolverlos de raíz.

Sin embargo en nuestro país nos encontramos con un porcentaje amplio de micropymes, compuestas por menos de 10 trabajadores. Suele tratarse de empresas familiares, autónomos con algunos trabajadores o emprendedores con expectativas de futuro, que presentan unas estructuras muy reducidas y con unos recursos escasos.

Ante este escenario, en muchas ocasiones les resulta dificultoso y costoso implantar la norma ISO 900 al encontrarse con dificultades tales como:

– Inversión económica importante.

– El personal encargado de su implantación (generalmente el gerente o algún administrativo de la empresa) no posee la formación específica para llevar a cabo con éxito.

– Documentación demasiado extensa, con procesos complejos de revisión y aprobación de documentos, grandes manuales y numerosos procedimientos.

– Registros complicados y con gran cantidad de campos, que en ocasiones el personal no es capaz de rellenar.

– Periodos largos de implantación, superiores a 3 meses, provocando como consecuencia que la implantación de la norma ISO 900 decaiga y se convierta en una carga pesada que debe finalizarse.

– Necesidad de gran dedicación del equipo de la empresa para elaborar, revisar, aprobar los documentos; rellenar los extensos formularios y registros; planificar y realizar reuniones; escasez de recursos técnicos y humanos, etc.

OTRAS NORMAS ISO EXISTENTES

Aparte de esta norma ISO 9001:2008 enfocada especialmente a las PYMES, existen más normas ISO de aplicación en el ámbito profesional como explicábamos en artículos anteriores. Entre ellas destacan las siguientes normas:

– La ISO 14001 de Sistemas de Gestión Ambiental: es la norma encargada de acreditar los sistemas de gestión medioambiental en las empresas. Su principal objetivo es permitir que una organización desarrolle e integre una política y unos objetivos que incluyan los requisitos legales necesarios así como información relativa a los aspectos ambientales más importantes. Con el fin de resolver las principales problemática derivadas de la aplicación de esta norma 14001, es recomendable realizar un Curso de Gestión Ambiental ..

– La ISO 10667 de Prestación de servicios de evaluación: procedimientos y métodos para la evaluación de personas en entornos laborales y organizacionales: es una norma enfocada al mundo de Recursos Humanos, entre cuyos principales objetivos se encuentra conseguir procesos de evaluación de calidad, facilitando la transparencia y el rigor en la relación cliente – proveedor o garantizar los derechos de las personas evaluadas.

– La ISO 26000 Responsabilidad Social: marca las directrices referidas a Responsabilidad Social, según establece la Organización Internacional para la Estandarización.

Por lo tanto, es importantísimo la implementación de las normas ISO en las PYMES, bajo un Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de mejorar la eficiencia y favorecer la competitividad a la vez que se gestionan los procesos de la organización.

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Carlos Mora Vanegas

Ingeniero-Administrador, Abogado, Doctorado Honoris Causa en Educación, Maestría en Administración:Mención en Mercados y Recursos Humanos, Maestría en Excelencia Educativa.

Ha sido docente en la Universidad Centroamericana (Nicaragua), ITESM (México), Universidad Católica…

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