4 pasos para elaborar un manual de procedimientos

Tatiana Gutirrez Qu sucede cuando no existen guas en las organizaciones? La respuesta es: un caos. La mayora de las empresas altamente exitosas necesitan un manual por rea y puesto, que les permita orientar a sus trabajadores y lderes, tanto en metodologa como en objetivos, aqu es donde entra el gran papel de los llamados Manuales de Procedimiento.Es parte de la disciplina que debe tener cualquier organizacin que est organizada. Es el instrumento que permite ordenar y alinear los objetivos y la operatividad en las empresas () se puede catalogar como un instrumento administrativo que te va a apoyar sobre tu quehacer cotidiano en las diferentes reas de una empresa, comenta Salvador De Antuano, Gerente de Recursos Humanos de Adecco, empresa asociada a la AMECH (Asociacin Mexicana de Empresas de Capital Humano).Por qu necesito un manual?De acuerdo con el experto de Adecco, existen grandes ventajas organizativas que te brinda el contar con manuales de procedimiento en las empresas.Grandes guas en el ingresoEstos documentos ayudan al auxilio y capacitacin de las personas cuando recin ingresan a las organizaciones. Detallan las funciones que deben desempear cada persona, as como sus obligaciones y expectativas de cada puesto.Auxiliares en la rutinaDe acuerdo con el especialista, estos manuales suelen ser grandes instrumentos operativos para el desempeo rutinario de los colaboradores. Son guas del da a da.Delimita la relacin entre reasEs un gran catalizador de capacidades. Suelen delimitar la operatividad y relacin profesional con las otras reas que componen a las empresas. Pueden especificar cmo ayudar, cundo acudir y con quin hacerlo.Los manuales de procedimientos estn realizados respecto al ideal para cada puesto de trabajo.Especifica desempeo y personalidadEstos documentos pueden ayudar a tener una coordinacin adecuada de actividades, pero tambin suelen especificar lo que el trabajador necesita para sobresalir en el puesto asignado.Cuando no se cuenta con un procedimiento, simplemente puedes decir que se haga de una u otra forma, sin embargo, al carecer de un documento donde se aterrice o especifique el cmo hacerlo qu, las personas suelen actuar a su entendimiento y conveniencia, lo que no garantiza que esto sea a beneficio de la empresa, comenta De Antuano.Paso 1. Define el contenidoEl primer paso no es nada nada sencillo, pero valdr la pena. De acuerdo con la especialista, debes realizar una introduccin e identificar el objetivo de las reas en las que se piensa aplicar el manual. Para ello debes aclarar quienes sern los responsables en cada rea para implementarlo.Tambin necesitas:Se necesita detallar cada uno de estos puntos para poder definir el objetivo y el contenido, comenta.Paso 2. Recopila informacinSe necesita documentar, de manera lgica, cada detalle operativo de las reas, para ello se recomienda realizar un estudio preliminar de cada una. Para ello necesitas:Paso 3. EstructraloEs hora de comenzar a hacerlo, cuida que su estructura sea limpia y con una redaccin legible y lgica para aqul que lo lea. Tambin es importante cuidar la ortografa y los siguientes detalles.Paso 4. ComuncaloUna vez que lo hayas realizado, el objetivo primordial ser difundir su existencia. Debes trabajar tu estrategia de comunicacin para que cada colaborador est enterado de ello y tambin dar las herramientas para su fcil acceso.Como recomendacin, el experto asegura que estos manuales deben contar con lugar y fecha de la elaboracin, as como los responsables de su realizacin y aquellos que lo autorizan. Tambin es importante cuidar los formatos en los que se presentan para cada rea y que la informacin sea clara para cada persona que pueda tener acceso a ella.Antes de implementar tu manual considera lo siguiente:Tambin es importante dar seguimiento una vez que se haya implementado, de acuerdo con el portal ehowenespanol.com, estos son los pasos a seguir:Recurre a un experto. Antes de implementarlo debes de probar su efectividad y funcionamiento, es bueno que acudas a un experto que te indique los puntos fuertes o dbiles del documento.Capacita a tus trabajadores. Si bien es cierto que cada colaborador tiene una funcin estratgica y especfica, los manuales aplicados por rea pueden ayudarte a capacitar a grupos enteros. Realizar un estudio activo del manual, as como gua de implementacin puede ser muy efectivo en empresas con un gran nmero de colaboradores.Verifica su disponibilidad. Debes cuidar que todos tengan acceso a ella.Realiza evaluaciones peridicas. Esto te ayudar no slo a evaluar su efectividad en la operatividad de tu personal, tambin te ayudar para realizar actualizaciones cuando sea necesario. En estos casos, es importante que le informes a tu personal de los cambios y que la actualizacin se haga en todos los documentos.Qu otros tips recomiendas para hacer un Manual de Procedimiento efectivo?

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