7 ladrones de tiempo que no consideramos como tales

Rubn Alzola

Cuando se habla de ladrones de tiempo, solemos hacerlo sobre herramientas: el telfono, el email, las reuniones, el mvil, etc. No obstante existen algunos ladrones de tiempo que mucha gente no considera como tales pero que pueden ser incluso ms letales que los anteriores.

Mi top de estos ladrones de tiempo sera:1) Falta de perspectiva.

La ausencia de tiempo para pensar suele conllevar la ausencia de perspectiva y, en consecuencia, la ausencia de criterio para elegir las tareas que ms nos aportan personal y profesionalmente. Por supuesto, no hay metas ni visin alguna de hacia dnde vamos. De esta manera, nos convertimos en seres reactivos, plegados a las urgencias propias y, en muchas ocasiones, a las de los otros.

Un peligro adicional de este ladrn de tiempo es que no es fcil de detectar, incluso desde fuera, ya que ciertas personas, permanentemente ocupadas, pueden dar el pego hasta que te das cuenta de que prcticamente nada de lo que hacen, por muy liados que les veas, tiene una utilidad real o, al menos, lo que hacen, es ampliamente mejorable.

2) Falta de disciplina.

La falta de disciplina nos sale demasiado cara a nivel de productividad personal. Voy a citar tres aspectos en los que un poco de disciplina nos evitara perder mucho tiempo:

2.1) Falta de puntualidad.

Sobre todo cuando el trabajo de los dems depende de tu puntualidad. Retrasarte con los compromisos contigo mismo (procrastinar) es malo, pero obligar a perder tiempo a los dems es un pecado que, por ejemplo en el caso de las reuniones, sale demasiado caro a las organizaciones.

Adems como los recursos (sobre todo las salas de reunin, pero tambin las personas) son limitados, los retrasos se propagan a lo largo del da encadenando efectos y llegando a impedir celebrar por completo las ltimas reuniones de la jornada.

2.2) Falta de orden.

Una mesa abarrotada de papeles es un sntoma de una baja productividad personal. No digo que sea un sntoma inequvoco pero bueno, s, lo digo!. Siempre habr algn genio o cientfico loco que se mover con destreza en su laboratorio lleno de probetas y tubos de ensayo. Lo malo, es que todo el mundo, cuanto ms catico peor, se ve a s mismo en la categora de genio. Desafortunadamente, no he conocido a ningn genio (ms all del de Aladino, y por referencias).

Ten en cuenta que el desorden te hace perder tiempo muchas veces, mientras que si ordenas una sola vez (o con una cierta periodicidad) perders ms tiempo una vez y lo ganars el resto de veces. Utiliza la regla del 80/20 para atacar aquel 20% de desrdenes que producen el 80% de tu tiempo perdido.

2.3) Falta de lmites.

Empieza a trabajar en algo y ponte una hora de fin (y cmplela). Puede parecer que esto se englobara dentro de la impuntualidad pero tiene que ver ms con cundo finalizamos una tarea que con cundo la comenzamos.

Si estamos acostumbrados a quedarnos un rato ms trabajando, nuestro cerebro asume, ya de salida, que nuestra jornada no tiene ocho horas sino diez y como dice la ley de Parkinson el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine.

Hacer en diez horas lo que puedes hacer ocho es una prdida de tiempo, concretamente de dos horas;-)

3) Falta de confianza.

Confianza, sobre todo, en los dems. El lobo solitario ha muerto. Incluso los escritores, imagen paradigmtica del trabajo en solitario, trabajan con equipos (desde editores, hasta documentalistas, secretarias, etc.). Curiosamente, para empezar a trabajar en equipo no hace falta ni tener equipo. Trata de atacar las siguientes faltas:

3.1 Falta de delegacin.

Cada cosa que ests haciendo, y puedas no hacerla, es una prdida de tiempo. Trata de hacer lo que sea imprescindible que hagas t y delega el resto. No hace falta ser jefe. Dale una vuelta y ya vers como encuentras posibilidades de delegar.

Como mal menor y aunque te parezca que no ganas tiempo, delega entre iguales; negocia hacer lo que te gusta a cambio de que otros hagan lo que no te gusta tanto. Te dars cuenta de que, hacer lo que te gusta, te permite estar ms enfocado y fluir, lo que a larga se traducir en hacer las cosas mejor y en menos tiempo.

3.2 Falta de asertividad.

Toda esa gente que pasa por tu mesa o todas esas tareas de las que te haces cargo y luego no tienes tiempo para hacer lo tuyo, deben desaparecer. Aprende a ser asertivo y empieza a decir no, de manera educada. Ofrece alternativas (luego te atiendo, etc.) y educa.

Por supuesto, y en relacin con la falta de disciplina, deja de hablar del partido de ayer, de la chica o chico nuevo, del coche de tu cuado, etc. mxime si tienes algo mejor que hacer (seguro que s, nadie puede tener una vida tan pobre como para que su cuado o el futbol sean el eje de su vida).

4) Falta de planificacin.

Hacer planes y ponerlos por escrito es fundamental. Quien dice que planificar o tener un sistema restringe su creatividad (y chorradas similares) sinceramente no tiene ni idea. Los proyectos son parte de la capa de control de cualquier sistema de productividad personal y la planificacin es necesaria para conseguir resultados.

Eso s, un plan est para saltrselo. Casi tan malo es no tener un plan como morir aferrado a l. Be water my friend. S flexible.

Por otro lado, el hbito de escribir, poner negro sobre blanco cualquier cosa, contribuye a que tu cerebro se enfoque en la actividad sobre la que ests escribiendo y se generen alternativas o de dispare un proceso de reflexin que no ocurre cuando te limites a darle una vuelta a algo. No es algo cientfico, es simplemente mi experiencia.

Como deca William Arthur Ward:

Cuatro pasos para lograr algo: plan til, preparacin adecuada, proceder positivamente y ser persistente

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