acelera tu productividad y sal a tiempo de la oficina

por Tatiana Gutierrez

Esto parecera una fantasa: Terminar los pendientes de la oficina antes de la comida, tener la tarde libre, ir al gimnasio, darle tiempo de calidad a tu familia, invertir tiempo en ti; y todo en un solo da. Crees que estamos bromeando? La realidad es que s se puede y los expertos nos dicen cmo.

Pero primero toma en cuenta lo siguiente: no se trata de magia, se trata de organizacin. Y para ello, debes tomar en cuenta que no se hace en un solo da, que la organizacin es un hbito que tienes que alimentar diariamente y, por ltimo, que las juntas, los proyectos sorpresa, las urgencias inmediatas y dems no vienen en la garanta.

Cul es el secreto? Para Arturo Villegas, profesional Business Speaker y Rector del CEET Business School, la administracin del tiempo en la oficina se basa en tres puntos fundamentales:

1. Bienvenido el energy management

Este es un concepto 100% deportivo. Se basa en los deportistas de alto rendimiento y consisten en mantener un desempeo alto en toda la carrera o competencia.

Las 10 o 12 horas en la oficina no son productivas, los directivos sabemos que mientras ms avanza la jornada laboral, el desempeo disminuye, comenta Villegas.

Para este experto, la mejor solucin al bajo desempeo es tomar descansos cada cierto periodo de tiempo, y esto est comprobado. Los expertos del ITAM aseguran que la atencin de un profesionista se ve mermada despus de una hora y 45 minutos, por lo que la recomendacin estomar descansos breves de no ms de 15 minutos- cada dos horas.

2. Administra tu correo electrnico

S, una vez ms. Aunque pareciera algo de sentido comn, la realidad es que casi nadie lo pone en prctica, es por ello que la segunda recomendacin ms importante es gestionar el uso de e-mail. Desafortunadamente es un distractor, pues 3 de cada 5 correos son basura. Si queremos mejorar nuestra productividad, la clave est en no poner atencin al correo todo el tiempo, hay que estar conscientes que un correo importante va de la mano con una llamada o una visita, as que no se preocupen si no lo revisan todo el tiempo, indica el directivo.

Puede tomarte tiempo acostumbrarte, as que no desesperes. Lo primero que debes hacer esponerte horarios para checarlo, por ejemplo: Vas a checar tu correo de 8 a 9, de 1 a 2 y de 5 a 6. Rompe el paradigma de que el correo se responde inmediatamente, de acuerdo con las etiquetas de uso en los correos, no debe pasar ms de 24 horas en responder, as que no te preocupes.

3. Gestiona las redes sociales

Villegas asegura que las redes sociales son una herramienta indispensable para las empresas y, tambin, la tecnologa que no puedes separar de tus colaboradores. Es por ello que la recomendacin es administrar su uso.

Puedes poner horarios para revisar tus redes o bien trabajar bajo metas y objetivos. Esto no slo te ayuda a administrar tu tiempo en ellas, tambin es una gran opcin para que lo implementes con tus colaboradores.

Consejos para establecer una rutina

Por su parte, Neil Patel el co-fundador de Crazy Egg, Hello Bar, y KISSmetrics, asegura que lo importante para lograr salir temprano de la oficina es hacernos hbitos y crear rutinas, esto te ayudar a administrar mejor tu tiempo, he aqu algunos consejos:

Programa tu da

Y no digas que hay muchas tareas que surgen en el momento, la realidad es que ms del 80% de tus actividades pueden ser programadas. Para Villegas, una gran recomendacin es hacer una agenda semanal, esto te ayudar a tener una visin ms amplia de tus actividades y as podrs acomodar mejor tus tiempos.

Otro gran consejo es revisar tu agenda electrnica una noche antes. No lo hagas en la maana, hazlo en la noche para que te prepares mental y fsicamente.

Adis a los 5 minutos ms

Debes hacerlo, las rutinas se rompen por decir 5 minutos ms. Cuando hay estrs, y esto suele pasar cuando tus tiempos son limitados, existe un descontrol en tu forma de hacer las cosas, hay ms presin y suele faltar la concentracin; evtalo a toda costa.

Activa tu mente

El ejercicio es una gran alternativa, estudios demuestran que la actividad fsica puede ayudarnos a pensar mejor, trabajar mejor y ser ms productivos. Tmalo como una gran alternativa!

Pase lo que pase, hazlo!

Tiene que ver mucho con saber priorizar tus tareas, Arturo Villegas recomienda catalogarlas como A, B y C importancia alta, importancia media e importancia baja-. Una vez que tengas catalogadas tus tareas, asegrate de ordenarlas por A1, A2, A3; B1, B2; C1, etc.

Ahora s, hazlo! Oblgate a poner toda tu atencin en una sola cosa, no pases a la siguiente hasta que no termines la primera, te costar trabajo al principio, pero despus ser un buen hbito.

Ejercicio

La evidencia cientfica demuestra que el ejercicio por la maana puede hacernos pensar mejor, trabajar mejor y ser ms productivos.

Toma decisiones en un tiempo limitado

Esto puede ser un grave distractor. Cuando se necesita tomar una decisin importante, el tiempo parece no ser suficiente. Sin embargo, la realidad es que en el 85% de los casos, las decisiones se toman de acuerdo a las dos primeras opciones que tenas.

Limita tus tiempos para tomar decisiones, y si ves que ests estancado, toma un tiempo para distraerte. Evita viajes largos

Es verdad, las reuniones existen, pero no necesariamente son indispensables. Si tienes una cita con un cliente, evala si es necesario hacer la reunin persona a persona. Hoy en da existen muchas herramientas tecnolgicas que te pueden ayudar a tener una reunin a distancia, Tmalo en cuenta!

Viaje de negocios? Haz lo mismo, evala si es necesario hacerlo, si no, evtalo.