alcanza la excelencia por medio de indicadores

Workmeter

Existen toda una serie de indicadores que te guiarn en tu camino hacia la mxima productividad y eficiencia empresarial

Mejorar las horas productivas y la eficiencia de tu empresa no se hace sobre la nada, sino que es imprescindible contar con una serie de indicadores que te permitan guiar tu gestin del tiempo y tu forma de trabajar. Sobre estos indicadores podrs extraer conclusiones que te permitan optimizar el trabajo en tu empresa.

Las mtricas y las mediciones los KPIs- son la fuente de la productividad y de la mejora continua ya que resultan los nicos datos objetivos en los que puedes basar tus valoraciones y toma de decisiones. Herramientas de software automatizadas como WorkMeter te permiten realizar una medicin de cada detalle para que puedas obtener informacin precisa sobre qu se puede mejorar y cmo debes avanzar hacia la direccin correcta. Sin estos datos, resulta imposible alcanzar los objetivos, mantenerse en el tiempo y superarlos. Veamos a qu indicadores nos referimos:

Te explicamos los indicadores que debes implementar para conocer el punto exacto en el que se encuentra tu empresa

Key Process Indicator

KPI son las siglas de Key Process Indicator, es decir, los indicadores clave de un proceso, un nmero que seala dnde nos encontramos exactamente respeto a los objetivos marcados.

Cada vez ms las empresas van incorporando mtricas en el rea de Recursos Humanos para apoyar la toma de decisiones, en los departamentos de ventas o marketing para conocer la evolucin del nmero de visitas a la web, nmero de clientes, nmero de llamadas.Pero an no disponen de indicadores fiables, automatizados y objetivos que les permitan conocer el desempeo de los trabajadores, cuyas horas productivas repercute directamente en la consecucin de los objetivos y resultados.

A la hora de evaluar si el proyecto avanza hacia el objetivo marcado tenemos que realizar un seguimiento con diferentes indicadores que midan datos clave relacionados con dos parmetros:

Los resultados: para verificar el cumplimiento de los objetivos especficos planteadosEl esfuerzo o datos intermedios: son datos que nos permiten valorar cmo se han alcanzado esos resultados.

Es decir, los indicadores sirven para realizar mediciones, tanto de los resultados como del esfuerzo ejercido, y sirven de base para definir objetivos de mejora, ya que a travs de su observacin podemos extraer conclusiones para disear modificaciones en las actividades y/o en la forma de llevarlas a cabo, que te permiten optimizar los resultados y aumentar las horas productivas de tus empleados.

Muy importante es la comunicacin. Si las personas conocen su posicionamiento respecto a los objetivos generales y respecto a lo que se espera de ellas, les resultar ms sencillo hacer el esfuerzo que les acercar a esos objetivos estratgicos y con ello a la misin.

Qu indicadores debes implementar

Las mtricas que explicamos a continuacin aportan visibilidad sobre una serie de indicadores fundamentales para darse cuenta de la gestin del tiempo y funcionamiento de una empresa a diferentes niveles, relacionados con la actividad, el uso de aplicaciones y la propia productividad. A partir de esos de esos datos se podrn extraer conclusiones que permitan implementar cambios de mejora.

Actividad

1. Actividad Individual: La actividad individual es un indicador empresarial que refleja la suma de horas que una persona permanece en el puesto de trabajo, desde que llega por la maana a la empresa hasta que sale al final de su jornada laboral. El resultado de la suma de horas de actividad individual puede ser distinto al horario laboral, debido al hecho de que la actividad refleja el tiempo real que se est trabajando que no suele coincidir al 100% con el tiempo de permanencia en la empresa.

2. Definicin de actividad por equipos: Es un indicador empresarial que pone de manifiesto el tiempo, medido en horas, que los equipos de trabajo estn activos y trabajando efectivamente dentro del horario laboral fijado por la empresa.

3. Definicin de actividad por proyecto: El indicador empresarial actividad por proyecto muestra el tiempo invertido en cada proyecto para un rango de fechas. Los resultados pueden verse a nivel individual o a nivel de grupo. Este indicador permite ver el nmero exacto de horas que se han dedicado a cada proyecto en concreto, tanto individualmente como por equipos

Uso de aplicaciones

1. Definicin de uso de aplicaciones. Este indicador empresarial nos muestra no slo un listado exhaustivo de todas las aplicaciones que se usan dentro de una organizacin, sino que tambin refleja el tiempo que se ha dedicado a cada una de ellas en particular.

Productividad

1. Definicin de productividad vs actividad: El indicador empresarial productividad vs actividad muestra la diferencia entre las horas totales de actividad diaria y las horas de actividad que se han dedicado al uso de herramientas productivas. Pone de manifiesto el nmero de horas dedicadas a actividades productivas para la empresa.

2. Definicin de productividad por equipos: Productividad por equipos es un indicador empresarial que pone de manifiesto el tiempo productivo de los equipos de trabajo respecto de su actividad. Representa la suma del tiempo que el grupo de trabajo ha dedicado a actividades consideradas como productivas por la organizacin.

3. Productividad por proyecto: Este indicador empresarial nos muestra la productividad empresarial ya que refleja, de todo el tiempo invertido en un proyecto, la proporcin que se ha dedicado a actividades productivas. Poniendo de manifiesto qu parte del total del tiempo invertido en un proyecto, se ha dedicado realmente a trabajar en actividades productivas.

Este indicador nos permite conocer la distribucin por proyecto del tiempo efectivamente productivo en la empresa. De esta forma accedemos a una informacin necesaria: cunto tiempo productivo se le est dedicando a cada proyecto que hay activo en la empresa.

4. Definicin del indicador tiempo medio de actividad El tiempo medio por actividad (TMA), es un indicador empresarial que nos permite ver el tiempo en el que se trabaja con una aplicacin de forma ininterrumpida. Puede mostrar las interrupciones, pero, sobre todo, muestra los cambios de una aplicacin a otra.

El panel de control en la mejora contina

Para poder mejorar tienes que contar con un panel que te permita observar el posicionamiento y la evolucin de los diferentes indicadores que ests midiendo, es decir, un panel de control. En la siguiente imagen puede verse el panel de control de una empresa que quera que sus empleados pasasen un determinado tiempo al telfono y, a la vez, le interesaba que disminuyeran el uso del correo electrnico.

Conoce qu indicadores debes implementar para conocer en todo momento cmo avanzas hacia la productividad y la eficiencia

Se pueden observar los indicadores de desempeo relativos al esfuerzo y tambin los del rendimiento. Se mide por ejemplo el nmero de incidencias cerradas por individuo, el nmero de incidencias cerradas por grupo o el tiempo medio de resolucin de una incidencia. Al final, estos objetivos permiten esa mejora continua.

La medicin de datos es una nueva cultura de empresa y, como tal, debe expandirse a todos los departamentos y trabajadores de la organizacin. Todas las personas deben ser conscientes de su implicacin y rendimiento, deben conocer cmo trabajan y en qu emplean su tiempo de trabajo para poder obtener una visin realista de lo que est sucediendo en la empresa. Con la imagen facilitada por estas herramientas de software como puede ser WorkMeter, los empleados aprenden a aprovechar al mximo sus horas productivas, evitar los ladrones de tiempo y gestionar su tiempo de manera ms eficaz en tareas que de verdad aportan mayor valor a su trabajo y a la organizacin. Estos indicadores son la base en la que se debe basar cualquier programa de teletrabajo que busque ser exitoso, ya que para ello debemos fomentar la corresponsabilidad y la autogestin, que solo conseguiremos si cada trabajador es consciente de cmo trabaja.

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