aplica cambios… e implementalos !!!!!

Cuando le va mal a una empresa, est claro que ha llegado el momento de llevar a cabo cambios en el modelo de gestin. Es importante tomar decisiones. Y es an ms importante ponerlas en marcha.

Estoy comentando una obviedad? No tanto. Hay muchos casos en los que, a causa de una mala organizacin o de problemas de comunicacin entre empleados y directivos, los cambios en la empresa no llegan a implementarse.

Os comento un ejemplo que he sufrido esta misma semana, haciendo papeleo en mi universidad. En la Unidad de Gestin de Estudiantes, las colas de alumnos, esperando a que les atiendan, han alcanzado la categora de leyenda. A menudo, haba problemas entre la gente que esperaba: yo estaba antes, t te has colado, yo ped la vez, etc.

Para solucionar este tipo de situaciones y agilizar la gestin de los diferentes trmites, la Universidad ha instalado un sistema de turnos automticos: se pulsa un botn, se obtiene un nmero para el trmite en cuestin y, cuando llega el momento, un sistema de megafona avisa al alumno y le indica que debe ir a una mesa determinada. Es un sistema muy habitual, que a da de hoy se utiliza en muchas administraciones pblicas.

Sin duda es una solucin excelente para la gestin de colas. O lo sera si se utilizase. Esta semana tuve que hacer una visita a esta oficina, para entregar papeles varios. Cual fue mi sorpresa al encontrar una cola kilomtrica, el dispensador de nmeros apagado y los indicadores en las mesas desconectados. Cuando lleg mi turno, le pregunt a la funcionaria por qu no utilizaban el sistema, a pesar de tenerlo instalado. La funcionaria se encogi de hombros y me respondi: al jefe le molesta el ruido que hace el avisador para el pblico, as que lo ha apagado.

Como podis comprobar, una buena medida puede irse al traste por un trabajador incompetente. A menudo, cuando hay fondos disponibles, buena organizacin y decisiones adecuadas, el fallo se produce en la implementacin de los cambios. Para evitar este tipo de situaciones, es clave comprobar que las decisiones se aplican y que se llevan a cabo en el momento, lugar y forma acordadas.

Autor : Oliver Carreira