como administrar tu tiempo para liberarte del estres y terminar todas tus tareas

Alex Iskold

Aprende cmo optimizar tu tiempo durante el da para que te liberes del estrs y puedas terminar todas tus tareas.

Lou Gerstner, antiguo CEO de IBM, dijo una vez algo que se me qued grabado en la mente:Nunca dejes que nadie sea dueo de tu tiempo. Es simple y obvio.

A travs de los aos, cuando ignor este consejo, me estresaba y no era productivo. Gradualmente aprend que planear y seguir una rutina hace toda la diferencia en mi vida.

Aqu hay algunas cosas que me ayudaron a manejar mi horario:

1. Crea una rutina. No importa en qu ests trabajando, crea una rutina. Haz que tu calendario sea un montn bloques y pon actividades en stos. Lo que no est planeado no lo hagas. Si quieres tiempo libre, organzalo. Tu rutina puede cambiar a lo largo del ao, pero en cualquier momento es mejor tener un plan.

2. Juntas de grupo y llamadas en bloques. Por ejemplo, si necesitas tener reuniones al aire libre, bloquea dos das y medio a la semana para eso. Haz lo mismo para las juntas dentro de la oficina. De esta forma sabrs en qu momentos debes hacer cosas ms importantes. Haz lo mismo con las llamadas.

3. Optimiza tu tiempo para diferentes tipos de juntas. Personalmente ahora soy fan de las reuniones de 30 minutos y las llamadas de 10 minutos. Creo que las ltimas son una gran forma de conectarte inicialmente con alguien o darle un consejo rpido. Puedes hacerlo por Skype o Google Hangouts si quieres ver a la persona y no slo orla. Las llamadas cortas te permiten llegar al punto.

No soy fan de las juntas en donde hay puro desconocido, sino de las que ya conoces a la gente. Esas juntas son ms divertidas y productivas. Si es la primera vez que ves a alguien, es mejor hacer una llamada o una reunin de 30 minutos. Aqu hay algunos tipos de juntas que quizs quieras agendar:

30 minutos en la oficina para conocer a alguien o ponerte al corriente.
Juntas de 45 minutos fuera de la oficina. Aparta 15 minutos para desplazarte.
Llamadas de 10 minutos para ayudar a alguien que necesite un consejo.
15 minutos para estar de pie todos los das.
30 minutos a la semana para tener juntas con tu equipo.

No importan las juntas que pongas en pausa, ponlas en bloques dependiendo de tu horario en particular. Si sientes que una cita necesita ms tiempo, ajusta ese bloque.

4. Usa espacios para citas. Hay una gran caracterstica en Google Calendar especial para apuntar citas. Te permite agendar tiempo y dividirlo en partes. Por ejemplo, puedo agendar tres horas de juntas fuera de la oficina y luego dividirla en tres diferentes, de una hora cada una.

5. Bloquea el tiempo para revisar correos electrnicos. Este es el consejo ms importante. El email puede saturarte si t se lo permites. Para evitar que pase esto, no lo revises todo el tiempo.

6. Planea hacer ejercicio y pasar tiempo con la familia. A menos que lo pongas en tu calendario, no lo hars. Ya sea que lo agendes en la maana, tarde o noche, ejerctate tres veces a la semana o todos los das. Lo mismo cuando planeas tiempo con tu familia. Si eres un adicto al trabajo, como yo, terminars robando tiempo de tu familia a menos que agendes tiempo desde antes para estar con ellos.

7. Realmente maneja tu tiempo. Pienso mucho acerca de mi tiempo. Siempre pienso de dnde puedo sacar ms y cmo puedo optimizarlo. Me da gusto hacerlo yo y no dejar que alguien ms como mi secretaria lo haga. Me junto con muchas personas en la semana y mi horario siempre est apretado, pero al seguir una rutina, planear mis juntas y usar espacios para poner reuniones, se me quita la presin y me siento menos estresado. Intntalo, te sentirs ms productivo y feliz.