cÓmo coordinar un equipo de trabajo

La coordinacin de los equipos de trabajo es clave para conseguir sacar el mximo rendimiento del capital humano que hay en la empresa. Se pueden dar diferentes circunstancias que impidan esta maximizacin:Que los trabajadores no estn desempeando aquellas tareas donde son ms productivos: se debe a una falta de conocimiento por parte de la organizacin de las habilidades de cada persona que conforma la empresa.Que haya una mala direccin: la persona responsable es incapaz de organizar y asignar correctamente las tareas.Que no se hayan especificado objetivos claros: cada trabajador tiene que saber cules son sus responsabilidades y a quien tiene que acudir en caso de duda.Que falte comunicacin entre departamentos: toda la informacin presente en la empresa tiene que ser compartida porque aquello que es til a un sector puede serlo tambin para otros.Qu hay que tener en cuenta para coordinar correctamente un equipo?Al organizar a un grupo de trabajo, se tienen que considerar los siguientes aspectos:Tener una visin global del trabajo a realizar: no solamente hay que pensar la organizacin en el corto o medio plazo, sino que hay que adelantarse y prever las necesidades de la empresa ms a largo plazo. As, la organizacin puede adaptarse ms rpidamente a cualquier cambio que pueda surgir en el entorno.Marcar objetivos comunes: los trabajadores tienen que sentirse partcipes del desarrollo del da a da. Para ello, hay que fijar objetivos comunes para fomentar la cooperacin y el trabajo en equipo.Conocer los integrantes del equipo: cada persona dispone de unas habilidades y capacidades distintas. El responsable las tiene que conocer y asignar las tareas de acuerdo con stas para que cada uno d el mximo rendimiento en el lugar de trabajo.Definir los roles de cada uno: una vez conocidos los miembros, asignar a cada uno unas determinadas tareas y responsabilidades segn sus aptitudes y capacidades.Elaborar un plan de trabajo: confeccionar un documento en el cual se estipulen las tareas a realizar por cada persona y en qu plazos tienen que estar terminadas. Segn la evolucin del desempeo y posibles imprevistos que puedan surgir, se puede revisar con el paso del tiempo.Crear canales de comunicacin eficientes: es imprescindible que circule la informacin a todos los niveles, tanto dentro del mismo grupo de trabajo como entre departamentos.Qu dificultades pueden surgir en la coordinacin?La interaccin entre personas siempre es complicada y pueden desarrollarse una serie de contextos que hagan ms complicada la tarea de la coordinacin:Gestin de los trabajadores ms capacitados: aquellas personas que tienen capacidad de inventar y crear, a la vez, pueden ser las menos receptivas a recibir rdenes por parte de sus superiores porque estn tan convencidos de sus capacidades que sienten que no necesitan ser guiados. En este caso, dado que a la vez son los que mejores resultados pueden generar, hay que dejarles cierto margen de maniobra, pero siempre teniendo en cuenta que estn dentro de una organizacin y que hay que seguir unas normas.Mal ambiente de trabajo: en las relaciones personales pueden generarse muchas situaciones que enrarezcan el ambiente de trabajo. Muchas veces, el simple conflicto entre dos personas puede afectar a toda la organizacin. Para ello, hay que apagar el ms mnimo conato de conflicto en cuanto se produzca.Demasiadas personas dirigiendo: un exceso de personas al mando provoca que las decisiones se tomen con mucha ms lentitud y que se generen diferentes rdenes que desorientan a la organizacin. En un entorno tan cambiante y competitivo como el actual, las decisiones se tienen que tomar con agilidad o la oportunidad puede ser tomada por un competidor.Incapacidad de delegar: una vez asignadas las tareas a aquellas personas ms preparadas, no hay que estar excesivamente encima de ellos, sino que es importante dejar una cierta independencia. Hay que hacer un seguimiento, pero no entrometerse constantemente en el trabajo de otros.Falta de comunicacin en los equipos: las personas no trabajan solas y aquello que ellos ejecutan puede condicionar lo que hagan otros. Por lo tanto, hay que hablar mucho y comunicar cualquier dificultad que pueda originarse. De la misma forma, se pueden proponer nuevos procedimientos que mejoren la productividad.No se puede tratar a todos los miembros por igual: cada persona, como resultado del trabajo, puede buscar diferentes objetivos: estabilidad, reconocimiento, aprender Segn las motivaciones de cada uno, encarar las recompensas o castigos de acuerdo a estas necesidades.No atajar los problemas en el momento que se producen: delante de un problema o imprevisto, hay quien deja pasar el tiempo con la esperanza que se resuelva solo. Esta prctica solamente consigue hacerlo an ms grande. A ms tiempo sin solucionar un problema, ms costosa ser su resolucin, por lo que hay que solucionarlo enseguida.Qu pasos hay que seguir para una correcta coordinacin?Para coordinar una actividad, se recomienda seguir los siguientes pasos:Planificar: tiene como finalidad definir un plan de trabajo que analice los siguientes aspectos:Objetivos: hay que marcar los objetivos generales de la organizacin y los de cada departamento y miembro del equipo.Recursos: saber cules son los recursos humanos, tcnicos o financieros con los que cuenta la compaa. No se pueden asignar objetivos ms all de las capacidades que tiene la empresa porque conllevar una mala realizacin y en frustracin en la organizacin.Tareas a desarrollar: cules son las tareas que se tienen que llevar a cabo, qu persona realiza cada una y qu responsables son los encargados de hacer el seguimiento de su realizacin.Organizar: realizar los planes operativos de trabajo. Se realizan estableciendo los siguientes puntos:Calendario de ejecucin de cada tareaProcedimientos a utilizar por parte de cada equipoDefinicin de las tareas y de sus responsablesEjecutar: desarrollar las tareas incluidas en el plan operativo.Evaluar: por una parte, hay una evaluacin continua del trabajo de cada persona. En caso de ver que no se pueden conseguir los objetivos o que algn procedimiento no es el adecuado, redefinirlo. Ms vale hacerlo durante el desempeo que no tener, al final, que rehacerlo todo desde el principio. Del mismo modo, al acabar el trabajo, evaluar si se han cumplido los objetivos fijados o no

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