cÓmo decir ‘no’ a las tareas improductivas paso a paso

por Alberto Santana.

Ests tecleando. Y sientes que, por fin, avanzas en tu interminable lista de tareas. Pero, de pronto, un cliente te llama por telfono, un proveedor te enva un email o una compaera se acerca a tu mesa con cara de preocupacin: La impresora se ha atascado Puedes ayudarme?.

A muchas personas les da pnico decir que no, pero estos pequeos favores del da a da son los grandes ladrones de tiempo que entorpecen tu rutina y te desconcentran. Terminas con la sensacin de haber pasado la semana solucionando problemas ajenos mientras tu verdadera lista de tareas sigue intacta. Decir s a todo pareca una buena forma de evitar los conflictos, pero la realidad es que a largo plazo terminas autosaboteando tu carrera profesional.

Cmo romper este crculo vicioso? Por qu decir no te provoca sentimientos de culpabilidad y cmo puedes solucionarlo?

1. Por qu te cuesta decir que no

La dificultad para decir no proviene de ciertas creencias limitantes que estn fuertemente arraigadas en el subconsciente. Algunos de estos pensamientos son:

Las necesidades de los dems son prioritarias y ms importantes que las tuyas.Solucionar los problemas de los dems es la va para ser querido y respetado.Tu vala personal est en juego: Si acepto hacer la tarea, significa que soy una persona valiosa; Si rechazo ayudarle, significa que soy despreciable.Crees que decir no es egosta, mientras que decir s es una muestra de generosidad y compaerismo.

Estas falsas creencias a menudo son un mecanismo de defensa a miedos irracionales como el temor a ser rechazado, una baja autoestima o traumas del pasado en los que decir no tuvo consecuencias negativas.

Sin embargo, ser asertivo (hacer respetar tus propias necesidades) est en tus manos y puedes rehacer tus creencias limitantes y sustituirlas con nuevas creencias ms positivas y realistas:

Rechazar tareas que son improductivas significa respetar tu propio trabajoTus necesidades son tan valiosas como las del restoDecir no es una muestra de honestidad hacia tus compaerosTu vala personal es independiente de hacer o no hacer la tarea

Una vez que comenzamos a cambiar nuestros patrones mentales, es hora de pasar a la prctica.

2. Pasos previos a decir no

Cuando alguien te pida realizar una tarea, puedes seguir estos pasos:

Aclara tu necesidad. Si un compaero te pide arreglar una impresora, influir negativamente en el informe que te habas propuesto terminar hoy? Si realmente puedes y deseas ayudarle, adelante. Pero en caso contrarioIdentifica alternativas. Tal vez puedes arreglar la impresora cuando hayas redactado el informe. O quizs puedes proponerle otras soluciones: indicarle que otra compaera tambin sabe arreglarla o que en el hall hay una fotocopiadora. Ayudar a los dems es esencial en las relaciones laborales, pero siempre que no perjudique tu agenda.Toma una decisin. Prioriza y s coherente con tus necesidades. Aunque la otra persona tenga un problema, tus tareas son igualmente valiosas. Ayuda solo hasta donde tu agenda te permita. Y toma una decisin firme.Comuncala. Expresa tu decisin con seguridad y confianza. Si dices no a medias, estars enviando seales a la otra persona de que an hay margen de negociacin.

Ahora que aclaraste tu necesidad, buscaste alternativas y tomaste una decisin en base a los objetivos de tu agenda, lleg el momento de comunicarlo. Pero, cmo decir no en la prctica? Qu palabras concretas puedes pronunciar para no sentirte culpable ni hacer sentir mal a la otra persona?

3. Plantilla para decir no sin sentirte culpable

Si al decir no temes que la otra persona se moleste o pierda la confianza en ti, insprate en los elementos de esta plantilla y sintete libre de adaptarla a tus circunstancias.

Plantilla para decir no:

1. Reaccin positiva (agradecimiento, empata)

2. Rechazo de la tarea + Motivo del rechazo

3. Cierre positivo (alternativas, deseos)

Lo entenders mejor con un ejemplo prctico

Plantilla para decir no [EJEMPLO]:

RAQUEL: Estoy buscando datos en esta web, pero est en francs. Podras traducirlo o ayudarme a buscar los datos?.

T: Agradezco que me pidas ayuda, Raquel. S lo frustrante que resulta buscar informacin en un idioma que no conoces [REACCIN POSITIVA]. Ahora mismo no puedo ayudarte porque tengo que terminar un informe antes de las 12:00 [RECHAZO Y MOTIVO]. Pero puedes buscar en el Departamento de Ventas a Julia y Andrs porque s que hablan muy bien francs. En caso de que ellos no puedan, estar encantado de ayudarte maana, ya que tengo un hueco a las 10:30. Espero que puedas solucionarlo [CIERRE POSITIVO].

Decir un no a secas puede hacerte sentir culpable, pero esta plantilla te permite empatizar con la necesidad del otro y ofrecerle alternativas, sin que tengas que renunciar a los objetivos que marcaste en tu agenda.

4. Consejos finales

Algunas personas se sienten ms calmadas si toman la decisin en solitario. En este caso, puedes responder: No estoy seguro de poder ayudarte Djame echar un vistazo a la agenda y te doy una respuesta en 15 minutos. Esto tranquilizar a la otra persona porque sabr a qu atenerse. Y t podrs pensar si realmente puedes ayudarlo o no.Si tradicionalmente has tomado una actitud pasiva en lugar de asertiva, comenzar a decir no puede resultar violento. Comienza introduciendo pequeos cambios. Por ejemplo, si un compaero te pide un favor, en lugar de decirle no, prueba a contestar S, puedo ayudarte, aunque ahora estoy bastante ocupado Te parece bien si lo hago dentro de media hora?. Con cada pequeo paso irs conquistando la confianza y autoestima que necesitas para recuperar el control de tu tiempo.Si pones la plantilla en prctica y la otra persona insiste o intenta manipularte (por ejemplo, dando lstima), repite las razones por las que no puedes ayudarle. Las personas abusivas pararn cuando perciban que tu lmite es infranqueable.Utiliza tu comunicacin no verbal para transmitir seguridad, respeto y confianza. Mira directamente a los ojos y alinea tus hombros y piernas frontalmente para expresar consideracin hacia su problema.Despierta la compasin por ti mismo. Recuerda que tus necesidades son importantes. Tus necesidades son importantes. Tus objetivos son tan prioritarios y valiosos como los de los dems