¿cómo lograr reuniones de trabajo eficientes?

Se dice que en las reuniones van a morir las ideas. No obstante, éstas se han convertido en prácticamente la única herramienta de la que disponen las empresas para convocar a sus colaboradores con el fin de definir metas y objetivos en pos de un propósito puntual.

En ocasiones, las reuniones de trabajo terminan siendo un largo y tedioso encuentro sin resultados concretos. En otras, los objetivos trazados se logran a costa de horas y horas de conversación.

Para revertir esta situación y hacer que estas instancias sean lo más productivas y eficientes posible, existen ciertas pautas que idealmente todas las organizaciones debieran seguir para que las reuniones laborales logren ser fructíferas y exitosas en el menor tiempo posible.
“Existen varios puntos a considerar para lograr que en una reunión se cumplan los objetivos deseados. En primer lugar, deben planificarse los temas a tratar, estableciendo una agenda y con un objetivo claro, a fin de utilizar el tiempo adecuado y evitar desviaciones en el contenido a tratar”, dice Cristina Lobo, consultor en Recursos Humanos de Randstad.

En ese sentido, la experta agrega que para que el tiempo de duración sea el previsto, debe cuidarse la puntualidad, además de realizar la apertura de la reunión marcando los aspectos que se tratarán y por qué. Posteriormente, realizar una buena conducción durante el desarrollo de la misma, será vital para no perder el foco y llegar a la conclusión idónea.

“Es habitual que surjan temas adicionales o que algunos participantes deseen ahondar en algún contenido, por lo que la persona que lidere la reunión deberá mantener la consideración de dedicar a cada tema el tiempo que sea preciso y transmitírselo a los demás miembros”, aconseja.

En la misma línea, Marcelo Solari, gerente de Personas TI de Kibernum, sostiene que para que una reunión de trabajo sea eficiente es necesario determinar “qué queremos lograr en ella y para eso debe haber una persona que dirija el encuentro y resguarde que todos los reportes de la conversación estén directamente relacionados con el objetivo de ésta y no sean anécdotas o comentarios sin sentido”.

Asimismo, es importante una buena preparación, eligiendo una hora y un lugar cómodo que no interrumpa el transcurso de las actividades habituales y en la que todos los invitados puedan estar presentes sin dificultad.

“Igualmente, se debe informar con suficiente antelación a los participantes, preparándolos con los temas a tratar, de manera que la reunión se ajuste a tal contenido”, comenta Lobo.

Una vez tratada la información completa, la especialista de Randstad advierte que no debe descuidarse una parte fundamental de la reunión, que es el cierre.

“Para asegurar una reunión exitosa, es importante realizar una recapitulación de los aspectos clave tratados, conclusiones y plan de acción a seguir en función de los siguientes objetivos planteados. Apoyarse en datos y seguir un orden en el contenido serán dos consideraciones de gran ayuda para el logro de un cierre óptimo”, asegura.

Solari, por su parte, indica que si después de una reunión no hay ningún compromiso, visión, declaración o no se generan nuevas posibilidades, “la reunión no tuvo efecto, ya que si no se concretan objetivos o la calidad de la conversación fue deficiente, habrá sido un tiempo desperdiciado”.

Duración

De acuerdo al ejecutivo de Kibernum, todas las reuniones de trabajo tienen objetivos y metas distintas. Sin embargo, para que realmente sean provechosas, ninguna de ellas debiera extenderse por más de 90 minutos.

“En todas las reuniones de trabajo hay diferentes temas a tratar y diferentes estados de ánimo, pero aun así ninguna reunión debería durar más de una hora y media si se quiere lograr la atención y concentración de los presentes. Si no, será necesario hacer un break”, afirma.

Según Solari, está la ilusión de que las reuniones largas o que tienen asistentes que hablan mucho son mejores y más fructíferas que las menos extensas, “pero eso no es así”.

“Quien dirige la reunión debe resguardar los tiempos de intervención de cada participante y preocuparse de que todos intervengan. De todo esto dependerá de que el encuentro sea valioso”, asevera.

Para Lobo, en tanto, una buena reunión no debiera durar más de 45 minutos, ya que este margen debería ser suficiente para tratar temas acotados y concluir acciones posteriores, y porque una duración mayor interferirá en la concentración de los participantes, generando una mayor dificultad para alcanzar el objetivo de la reunión.

“Aunque idealmente 45 minutos sería el tiempo que debería emplearse, la realidad es que con frecuencia las reuniones se extienden en el tiempo, demorándose más de lo planificado. Es habitual que los temas a tratar se desvíen o se profundice en aspectos que no eran el foco principal. En este aspecto radica la importancia de realizar una conducción adecuada del contenido”, explica.

Adicionalmente pueden surgir dudas por parte de los participantes, que en ocasiones demandan más tiempo del previsto. Al respecto y para evitar una extensión más prolongada de lo contemplado, se debe asegurar la preparación correcta, entregando a los invitados la información a tratar de manera previa.

“A la hora de concluir la reunión, es común que queden ciertos aspectos sin cerrarse del todo. Sin embargo, se debe garantizar el tratamiento correcto a los puntos clave. En caso de no haber podido tratar algún punto que sea de interés para alguno de los miembros, se deberá indicar cuándo se tratará, el porqué de no tratarlo en el momento y asegurar un espacio de tiempo adecuado para ello”, sugiere Lobo.

Finalmente, hacer un resumen de los aspectos más importantes y conclusiones a las que se ha llegado, delimitando brevemente los pasos a seguir, será de vital importancia para que la reunión haya cumplido sus objetivos.