control de gestión en la pyme: un sistema de alerta para prevenir errores.

Dr. Alfredo Perez Alfaro

Es posible detectar a tiempo los síntomas de que una empresa no está funcionando bien? Cómo gerenciar teniendo en cuenta debilidades y fortalezas de la compañía?

En algún momento es inevitable que el empresario PyME se haga estas preguntas, y los expertos coinciden en que es sano. Encontrarles una respuesta a tiempo puede definir el éxito o el fracaso del negocio.

El Tablero de Comando es una herramienta que permite elaborar el diagnóstico del estado de una PyME, y montar un sistema de información que advierta sobre dificultades o posibles riesgos, ayude a corregir rumbos sobre la marcha y aleje la incertidumbre.

“Es como una red de semáforos capaces de dirigir el tráfico de las decisiones que deben tomarse diariamente. Luces verdes, amarillas y rojas que alertan diariamente sobre lo que está ocurriendo en la organización”, explica Alfredo Pérez Alfaro, doctor en economía, titular de la consultora que lleva su nombre y autor del libro Control de Gestión y Tablero de Comando.

Conocido también como Balanced Scorecard (BSC) en los Estados Unidos, o Cuadro de Mando Integral (CMI) en España, esta herramienta del management permite disponer de un sistema de alerta temprano, que, por medio de un tablero luminoso, indica si se está yendo por buen camino o si hay que realizar cambios.

Ponerlo en práctica requiere, según Pérez Alfaro “construir un conjunto de indicadores para monitorear la marcha de la compañía, a través del cual los dueños pueden identificar los puntos débiles y fuertes de su negocio”. A este diagnóstico se lo conoce como “análisis FODA” (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). “

“Así como no concebimos manejar un automóvil sin observar constantemente su tablero de instrumentos, no sería prudente conducir una empresa sin disponer en todo momento de los informes y recomendaciones que surgen de su Tablero de Comando”, grafica Pérez Alfaro.

Testimonio.
A partir de contactarlo como consultor, Julia y Osvaldo Blanco, lo comenzaron a implementar hace tres años en Blanco Rodamientos, una distribuidora de SKF Argentina. “El tablero nos ordenó lo que veníamos haciendo como en una libreta de almacenero: cuánto tengo, cuánto debo cobrar, las ventas por mes, etc. Ahora tenemos certeza de cómo marcha el negocio, con un seguimiento diario y un cierre mensual, pudimos elaborar un plan de negocios y pensar inversiones a futuro”, cuenta Julia Blanco, que junto con su marido está al frente de este comercio familiar desde hace 32 años.

Anticipación y rapidez.
Uno de los principales beneficios que ofrece el tablero de comando es la anticipación en el proceso de toma de decisiones. “Es un error pensar que corresponde hacer control de gestión solamente cuando surgen problemas. Si se implementa un tablero de consulta constante podrán detectarse anticipadamente a través de sus síntomas, y no por sus consecuencias. Es tan importante monitorear la empresa cuando hay dificultades, como cuando anda bien”, asevera Pérez Alfaro.

El software necesario.
Para instalar esta herramienta en la computadora se puede recurrir a alguno de los programas integrados de gestión de empresas, como los ERP, cuya expresión más conocida es el sistema SAP, muy difundido entre las grandes compañías. Sin embargo, el programa más usado es el Excel, ya que permite que se le agregue una rutina de tablero de comando y tiene la ventaja de estar al alcance de cualquier PyME. Además de simplificar su implementación y ser de fácil manejo, no requiere grandes conocimientos de planillas de cálculo.

Autocomando.
Para la construcción y puesta en marcha de un tablero de comando, Pérez Alfaro recomienda recurrir a un asesor, quien en forma conjunta con el dueño o directivo de la PyME, determine los indicadores a medir. Considera conveniente que este consultor esté vinculado a las Ciencias Económicas o Empresariales por lo que sugiere que sea el profesional que ya atiende los asuntos contables y laborales de la firma.
Luego se deberá decidir si el asesoramiento externo continúa para el cálculo periódico de sus indicadores y su parametrización con los objetivos fijados.

Cómo se construyen indicadores.
“Implementar un tablero de comando es como dotar a la empresa de sensores y termómetros capaces de medir constantemente su temperatura económica y financiera”, grafica Pérez Alfaro.
Detalla que para su puesta en práctica es necesario primero definir claramente los indicadores que van a componerlo, e identificar qué información básica se necesita para su cálculo. Este es un elemento crítico a partir del cual comenzar”.

“Hay indicadores que son genéricos, como los que provienen del balance, y surgen de vincular matemáticamente dos o más variables financieras, productivas o comerciales de una empresa, obteniendo así un coeficiente que permite evaluar el estado de situación de algún aspecto de la gestión. Otros, son específicos de cada actividad, y cada empresa debe seleccionarlos para poder hacer sus mediciones.”, precisa.

La cantidad de indicadores que se fije dependerá de cada caso, no hace falta que sean demasiados, sino que lo crucial es definir cuáles son los más adecuados. Según Pérez Alfaro, en una PyME pueden rondar la docena.

Publicado por Gordon P. Aaron

Reportaje al Dr. Alfredo Perez Alfaro en la revista Clarin Pymes