definicion y caracterÍsticas de los indicadores de gestion empresarial

Joanna Camejo

Se conoce como indicador de gestin a aquel dato que refleja cules fueron las consecuencias de acciones tomadas en el pasado en el marco de una organizacin. La idea es que estos indicadores sienten las bases para acciones a tomar en el presente y en el futuro.

Es importante que los indicadores de gestin reflejen datos veraces y fiables, ya que el anlisis de la situacin, de otra manera, no ser correcto. Por otra parte, si los indicadores son ambiguos, la interpretacin ser complicada.

Lo que permite un indicador de gestin es determinar si un proyecto o una organizacin estn siendo exitosos o si estn cumpliendo con los objetivos. El lder de la organizacin es quien suele establecer los indicadores de gestin, que son utilizados de manera frecuente para evaluar desempeo y resultados.

Indicadores de gestin

Medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta que punto o en que medida se estn logrando los objetivos estratgicos.Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeo de una organizacin frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia.Producen informacin para analizar el desempeo de cualquier rea de la organizacin y verificar el cumplimiento de los objetivos en trminos de resultados.Detectan y prevn desviaciones en el logro de los objetivos.EL anlisis de los indicadores conlleva a generar Alertas Sobre La Accin, no perder la direccin, bajo el supuesto de que la organizacin est perfectamente alineada con el plan.

Por qu medir y para qu?

Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar.

A partir de las ltimas dcadas del siglo XX, las empresas estn experimentando un proceso de cambios revolucionarios, pasando de una situacin de proteccin regulada a entornos abiertos altamente competitivos. Esta situacin, de transformaciones constantes del ambiente de negocio hace necesario que las empresas, para mantener e incrementar su participacin de mercado en estas condiciones, deban tener claro la forma de cmo analizar y evaluar los procesos de su negocio, es decir deben tener claro su sistema de medicin de desempeo.

La medicin del desempeo puede ser definida generalmente, como una serie de acciones orientadas a medir, evaluar, ajustar y regular las actividades de una empresa. En la literatura existe una infinidad de definiciones al respecto; su definicin no es una tarea fcil dado que este concepto envuelve elementos fsicos y lgicos, depende de la visin del cuerpo gerencial, de la composicin y estructura jerrquica y de los sistemas de soporte de la empresa.

Entonces, Por qu medir?

Por qu la empresa debe tomar decisiones.Por qu se necesita conocer la eficiencia de las empresas (caso contrario, se marcha a ciegas, tomando decisiones sobre suposiciones o intuiciones).Por qu se requiere saber si se est en el camino correcto o no en cada rea.Por qu se necesita mejorar en cada rea de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se est ms dbil.Por qu se requiere saber, en lo posible, en tiempo real, que pasa en la empresa (eficiencia o ineficiencia)

Para qu medir?

Para poder interpretar lo que esta ocurriendo.Para tomar medidas cuando las variables se salen de los limites establecidos.Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible.Para analizar la tendencia histrica y apreciar la productividad a travs del tiempo.Para establecer la relacin entre productividad y rentabilidad.Para direccionar o re-direccionar planes financieros.Para relacionar la productividad con el nivel salarial.Para medir la situacin de riesgo de la empresa.Para proporcionar las bases del desarrollo estratgico y de la mejora focalizada.

Atributos de los indicadores y tipos de indicadores

Cada medidor o indicador debe satisfacer los siguientes criterios o atributos:

Medible: El medidor o indicador debe ser medible. Esto significa que la caracterstica descrita debe ser cuantificable en trminos ya sea del grado o frecuencia de la cantidad.Entendible: El medidor o indicador debe ser reconocido fcilmente por todos aquellos que lo usan.Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organizacin.

Tipos de indicadores

En el contexto de orientacin hacia los procesos, un medidor o indicador puede ser de proceso o de resultados. En el primer caso, se pretende medir que est sucediendo con las actividades, y en segundo se quiere medir las salidas del proceso.

Tambin se pueden clasificar los indicadores en indicadores de eficacia o de eficiencia. El indicador de eficacia mide el logro de los resultados propuestos. Indica si se hicieron las cosas que se deban hacer, los aspectos correctos del proceso. Los indicadores de eficacia se enfocan en el qu se debe hacer, por tal motivo, en el establecimiento de un indicador de eficacia es fundamental conocer y definir operacionalmente los requerimientos del cliente del proceso para comparar lo que entrega el proceso contra lo que l espera. De lo contrario, se puede estar logrando una gran eficiencia en aspectos no relevantes para el cliente.

Los indicadores de eficiencia miden el nivel de ejecucin del proceso, se concentran en el Cmo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso. Tienen que ver con la productividad.

Categoras de los indicadores

Se debe saber discernir entre indicadores de cumplimiento, de evaluacin, de eficiencia, de eficacia e indicadores de gestin. Como un ejemplo vale ms que mil palabras este se realizar teniendo en cuenta los indicadores que se pueden encontrar en la gestin de un pedido.

Indicadores de cumplimiento: con base en que el cumplimiento tiene que ver con la conclusin de una tarea. Los indicadores de cumplimiento estn relacionados con las razones que indican el grado de consecucin de tareas y/o trabajos. Ejemplo: cumplimiento del programa de pedidos.Indicadores de evaluacin: la evaluacin tiene que ver con el rendimiento que se obtiene de una tarea, trabajo o proceso. Los indicadores de evaluacin estn relacionados con las razones y/o los mtodos que ayudan a identificar nuestras fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora. Ejemplo: evaluacin del proceso de gestin de pedidos.Indicadores de eficiencia: teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con la actitud y la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mnimo de recursos. Los indicadores de eficiencia estn relacionados con las razones que indican los recursos invertidos en la consecucin de tareas y/o trabajos. Ejemplo: Tiempo fabricacin de un producto, razn de piezas / hora, rotacin de inventarios.Indicadores de eficacia: eficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento o propsito. Los indicadores de eficacia estn relacionados con las razones que indican capacidad o acierto en la consecucin de tareas y/o trabajos. Ejemplo: grado de satisfaccin de los clientes con relacin a los pedidos.Indicadores de gestin: teniendo en cuenta que gestin tiene que ver con administrar y/o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas y/o trabajos programados y planificados. Los indicadores de gestin estn relacionados con las razones que permiten administrar realmente un proceso. Ejemplo: administracin y/o gestin de los almacenes de productos en proceso de fabricacin y de los cuellos de botella.

Propsitos y beneficios de los indicadores de gestin

Podra decirse que el objetivo de los sistemas de medicin es aportar a la empresa un camino correcto para que sta logre cumplir con las metas establecidas. Todo sistema de medicin debe satisfacer los siguientes objetivos:

Comunicar la estrategia.Comunicar las metas.Identificar problemas y oportunidades.Diagnosticar problemas.Entender procesos.Definir responsabilidades.Mejorar el control de la empresa.Identificar iniciativas y acciones necesarias.Medir comportamientos.Facilitar la delegacin en las personas.Integrar la compensacin con la actuacin.

La razn de ser de un sistema de medicin es entonces: Comunicar, Entender, Orientar y Compensar la ejecucin de las estrategias, acciones y resultados de la empresa.

Los procesos que comnmente integran un sistema de medicin son: Planificacin, Presupuesto(asignacin de recursos), Informacin, Seguimiento (control), Evaluacin y Compensacin.

Uno de los problemas ms habituales es su alineacin; cada uno de estos procesos es gerenciado por organizaciones distintas, por responsables distintos, en muchos casos ninguno de ellos se hablan; mientras que el proceso de Planificacin lo ejecuta de forma separada la organizacin de planificacin, los procesos de Asignacin de Recursos, Informacin y Seguimiento los ejecuta la organizacin de finanzas, los procesos de Evaluacin y Compensacin son administrados por la organizacin de Recursos Humanos.

Esta falta de alineacin genera inconsistencia al momento de clarificar, jerarquizar, comunicar, ejecutar y medir la estrategia. Lo que para una organizacin es importante para otra no lo es, lo que para una organizacin es urgente para otra no lo es, en fin no hay una integracin de todos y cada uno de los componentes de la empresa en pos de un objetivo nico o consistente para la empresa.

Implementar una estrategia para lograr el futuro elegido implica una combinacin apropiada de estructura y control. La estructura asigna las tareas y precisa como se coordinan, sin embargo no da el suministro de motivacin suficiente para que funcione la estructura y surge la necesidad del control.

Se requiere de un sistema de medicin porque no todos son capaces o desean hacer lo mejor para la organizacin. El sistema de medicin debe evitar los comportamientos indeseables y motivar las acciones deseables.

Un tipo importante de problemas que abordan los sistemas de medicin pueden llamarse limitaciones personales: Las personas no siempre entiende lo que se espera de ellas, pueden carecer de algunas habilidades requeridas, de capacitacin o de informacin. Por otro lado algunos individuos deciden no desempear bien lo que se les encarga porque sus objetivos individuales y los de la organizacin pueden no coincidir perfectamente. Hay una incongruencia de objetivos.

Un buen sistema de gestin debe estimular la accin, marcando las variaciones significativas respecto al plan original y resaltndolas a las organizaciones que pueden corregirlas.

El seguimiento de la gestin debe estar orientado al futuro.Un buen sistema de medicin debe considerar las dimensiones significativas de una actividad con objetivos mltiples.Un mayor control y seguimiento de la gestin no siempre es econmicamente deseable.Qu debo esperar de un sistema de indicadores?Que se convierta en un sistema de alertas tempranas Pre-alarmasQue determine las tendencias y la causa raz del comportamiento productivo.Que establezca la relacin entre el valor agregado y el costo laboral para definir el tamao y el valor ptimo del equipo humano.Que relacione la productividad del capital humano, la del capital fsico, la rentabilidad, el endeudamiento y la liquidez con el fin de garantizar equilibrio.Que facilite la toma de decisiones, que permita construir conocimiento, que oriente a las personas, que alimente las polticas, que permita operar procesos productivos,

Los indicadores para un rea tienen su base en los procesos en los cuales ella interviene, y tiene que ver con procesos, estructura, desempeo y clientes.

Funciones: La funcin del rea es, en resumen, la razn de ser. Es el fundamento del rea y constituye la gua primordial para comprender el papel del rea en la gestin global de la organizacin.Procesos: muestran la manera como el rea transforma las entradas (datos, informacin, materiales, mano de obra, energa, capital y otros recursos) en salidas (resultados, conocimientos, productos y servicios tiles), los puntos de contacto con los clientes, la interaccin entre los elementos o sub componentes del rea.Estructura: ms que el organigrama del rea, presenta la forma como estn alineados los elementos que la componen para operar.Desempeo: Es la relacin que existe entre lo que se entrega al rea, con lo que se produce y lo que se espera que esta entregue.Clientes: Las salidas o productos del rea, buen sean bienes, servicios o ambos, son para alguien, ya un cliente interno o externo, ya que los clientes tienen unas necesidades y expectativas respecto de lo que reciben del rea.

Condiciones bsicas que deben reunir los indicadores

En primer lugar, el indicador debe ser relevante para la gestin, es decir, que aporte informacin imprescindible para informar, controlar, evaluar y tomar decisiones.

A su vez, el clculo que se realice a partir de las magnitudes observadas no puede dar lugar a ambigedades. Esta cualidad ha de permitir que los indicadores puedan ser auditables y que se evale de forma externa su fiabilidad siempre que sea preciso. A esta cualidad debe aadrsele que un indicador debe ser inequvoco, es decir, que no permita interpretaciones contrapuestas.

El concepto que expresa el indicador es claro y se mantiene en el tiempo. El indicador es adecuado a lo que se pretende medir (pertinencia). La informacin debe estar disponible en el momento en que se deben tomar las decisiones (para realizar un proyecto de ampliacin de una lnea de bus urbano, deben tenerse datos actualizados de utilizacin del servicio en el momento de toma de decisin).

Otra caracterstica deseable es la objetividad. Los indicadores deben evitar estar condicionados por factores externos, tales como la situacin del pas o accionar a terceros, ya sean del mbito pblico o privado. Tambin en este caso deben ser susceptibles de evaluacin por un externo.

La medida del indicador tiene que ser lo suficientemente eficaz para identificar variaciones pequeas. Es la caracterstica de la sensibilidad de un indicador, que debe construirse con una calidad tal, que permita automticamente identificar cambios en la bondad de los datos.

A su vez, el indicador debe ser preciso: su margen de error debe ser aceptable. A estas cualidades debe aadirse la accesibilidad: su obtencin tiene un costo aceptable (que el costo de la obtencin sea superados por los beneficios que reporta la informacin extrada) y es fcil de calcular e interpretar.

En resumen, el indicador debe proporcionar una calidad y una cantidad razonables de informacin (relevancia) para no distorsionar las conclusiones que de l se puedan extraer (inequvoco), a la vez que debe estar disponible en el momento adecuado para la toma de decisiones (pertinencia, oportunidad), y todo ello, siempre que los costos de obtencin no superen los beneficios potenciales de la informacin extrable.

Metodologa para la construccin de los indicadores

Toda propuesta de trabajo requiere del establecimiento de una metodologa que ayude a sistematizar el trabajo y que aporte los puntos clave para desarrollar con xito los objetivos que se persiguen. Por este motivo, en este apartado analizamos la metodologa necesaria para la construccin eficaz de una batera de indicadores. Asimismo, el procedimiento debe alcanzar el mximo consenso entre todos los miembros de la organizacin y la terminologa utilizada debe ser comprensible y aceptada por dicho conjunto. Es otras palabras, la informacin que del sistema se derive no puede presentar ninguna confusin que lleve a interpretaciones equvocas entre los distintos niveles organizativos.

Para la elaboracin de indicadores hace falta una reflexin profunda de la organizacin que d lugar a la formulacin de las siguientes preguntas:

1. Con esto se pretende que la organizacin describa sus actividades principales, de tal forma que, con la ayuda, a ser posible, de una plantilla con el fin de tenerlas inventariadas con la descripcin del resultado que se pretende obtener mediante su ejecucin.

2. Qu se hace?

A continuacin debe realizarse la seleccin de aquellas actividades que se consideren prioritarias. Para ello se trata de establecer una relacin valorada (por ejemplo, de 0 a 10) segn el criterio que se establezca, que permita priorizar todas las actividades. En esta reflexin puede incluirse una columna en la que conste el porcentaje de tiempo dedicado por el personal de la organizacin en cada actividad, dado que resulta recomendable centrarse en las tareas que consuman la mayor parte del esfuerzo de la plantilla.

3. Qu se desea medir?

Una vez descritas y valoradas las actividades se deben seleccionar los destinatarios de la informacin, ya que los indicadores diferirn sustancialmente en funcin de quin los ha de utilizar.

4. Quin utilizar la informacin?

En esta fase de la reflexin debe precisarse la periodicidad con la que se desea obtener la informacin. Dependiendo del tipo de actividad y del destinatario de la informacin, los indicadoreshabrn de tener una u otra frecuencia temporal en cuanto a su presentacin.

5. Cada cunto tiempo?

6. Con qu o quin se compara?

Finalmente, deben establecerse referentes respecto a su estructura, proceso o resultado, que pueden ser tanto internos a la organizacin, como externos a la misma y que servirn para efectuar comparaciones.

En el proceso de formulacin de los indicadores se identifican asimismo los factores-clave del xito, que son las capacidades controlables por la organizacin en las que sta debe sobresalir para alcanzar los objetivos: capacidad de conseguir satisfaccin de los usuarios, la capacidad para producir servicios de calidad, la capacidad para realizar entregas rpidas y fiables, y la capacidad para aprender.

A su vez, cabe remarcar que los indicadores se estructuran, en general, en torno a las cuatro perspectivas clave de una organizacin pblica: perspectiva de los usuarios, perspectiva de los resultados econmico-financieros, perspectiva de los procesos internos y perspectiva de los empleados.

Etapas para desarrollo y establecimiento de indicadores de gestin

Lo fundamental no es solamente lograr los resultados esperados, sino lograrlos con el mejor mtodo y el ms econmico, bien sea que se trate de resultados corporativos, de una parte de la organizacin, de un proceso, de un proyecto o de la gestin de los individuos hacer lo correcto correctamente.

Hacer lo correcto: Significa entregar al cliente el producto con las caractersticas especificadas, en la cantidad requerida, en el tiempo pactado, en el lugar convenido y al precio estipulado. Es la satisfaccin del cliente respecto del producto que se entrega.

Correctamente: Significa procurar emplear siempre los mejores mtodos, aprovechando de manera ptima los recursos disponibles ser eficientes.

Hacer lo correcto correctamente estaremos en la senda de la efectividad y la productividad.

Estar en el cuadro de lo correcto correctamente significa que estamos siendo efectivos, ya que lo correcto implica que nuestro producto cumple con los requisitos del cliente y de la empresa (eficacia), y correctamente significa que estamos haciendo un uso adecuado de nuestros recursos.

Estar en el cuadro de lo no correcto incorrectamente, es realmente grave ya que no solamente nuestro producto no es lo que el cliente requiere, es lo no correcto, sino que adicionalmente estamos haciendo un empleo inadecuado de los recursos destinados a su fabricacin, es hacerlo incorrectamente. En est posicin la empresa es ineficaz e ineficiente y, por consiguiente, la productividad debe verse seriamente comprometida y con elle la empresa misma.

Lo incorrecto correctamente quiere decir que aunque estamos siendo eficientes, no somos eficaces. O sea que el producto que estamos fabricando con el mtodo mejor y ms econmico no es el requerido por el cliente.

Lo correcto incorrectamente nos site en una posicin de eficacia pero de ineficiencia. Estamos atendiendo los requisitos del cliente, pero nuestros recursos no estn siendo aprovechados racionalmente y muy seguramente tendremos niveles de productividad muy bajos.

La mejor gestin es aquella que logra hacer lo correcto correctamente, y es eficaz y eficiente a la vez. La gestin tiene diversos niveles los cuales se asocian a los niveles de la organizacin tradicionalmente establecidos:

Gestin estratgica o corporativa.Gestin de unidad estratgica de negocio o tctica.Gestin operativa.