descubre como organizar mejor tu tiempo y asi evitar los estados de ansiedad

Las urgencias son el peor enemigo de los resultados. Interrumpen lo que ests haciendo, te hacen perder el hilo y, encima, muchas veces ni siquiera son verdaderamente importantes. Constituyen una causa de estrs para el trabajador, y tambin de desmotivacin pues, con las prisas, lo ms normal es que finalices la tarea rpidamente, pero de forma mediocre. La clave est en la planificacin.

Se puede planificar una urgencia? Lo que s es posible es reservar un espacio de tiempo cada da para posibles imprevistos, consigna un artculo del diario Expansin. Quique Gonzalo, fundador de la app de productividad personal Hightrack, distingue entre estos dos conceptos: Un imprevisto no te ayuda a alcanzar tus objetivos.

En cualquier caso, existe una serie de pautas que te ayudara a organizar mejor tu tiempo y evitar estados de ansiedad innecesarios.

Establece tus prioridades

En el libro Start: productividad para humanos, escrito por Quique Gonzlez y Berto Pena, fundadores de Hightrack, se insiste en la necesidad de ordenar tus prioridades. stas te ayudan a decir no a un compromiso que no te conviene, a ignorar una tarea que no cuenta, a descartar una actividad que ya no te aporta, a desechar un mal hbito que te perjudica y a detener un proyecto que no te hace crecer. Hacete preguntas simples y directas, y escribe las respuestas.

Encuentra tu motivacin

En Un mundo feliz, la obra maestra de Aldous Huxley, los ciudadanos eran productivos pese a no tener una meta. Esta idea no resulta verosmil. Quien tiene prioridades tiene motivos, quien tiene motivos se interesa, y quien se interesa hace las cosas y avanza.

Y al contrario, la falta de prioridades o de motivos fomenta el caos diario y la improductividad, expone el libro de Hightrack. De nada sirve pasar da y noche en la oficina si pierdes de vista por qu ests ah, advierte Expansin.

Mrcate un plan de accin

No hay mejor motivacin que un objetivo a largo plazo, pero para llegar hasta l hay que ir poco a poco.

En la escuela de negocios Esade, recomiendan a los emprendedores e intraemprendedores establecer una serie de hitos intermedios (las empresas tecnolgicas suelen hablar de milestones), y celebrarlo cuando superes cada uno de ellos.

Hacer paradas en el camino te servir asimismo para mirar atrs y hacer balance de los logros alcanzados hasta entonces.

Si eres constante, de la repeticin de ciertas actitudes o actividades crears un hbito. Funciona como una espiral. Paso a paso, irs alcanzando tus objetivos, y esto te motivar a su vez a seguir trabajando, mejorando, esforzndote.

Planifica tu da a da

Una vez que tengas tus prioridades, tu motivacin y las metas claras, es el momento de marcar las tareas que debes hacer ese da, o esa semana. Sin el trabajo previo descrito en los tres primeros puntos, probablemente redactaras un listado de tareas, pero es difcil que establecieras el orden en base a la relevancia de cada una de ellas, y su aportacin a la consecucin de tus metas.

Los fundadores de Hightrack distinguen aqu entre tareas tiles (las que ms resultados te dan), vacas (que no te aportan nada) y falsas (te roban tiempo y energa, y te alejan de los resultados). Lo comn es que no haya ms de dos o tres de las primeras en un mismo da.

Deja margen para posibles fallos, retrasos o imprevistos. Van a llegar seguro. El mejor modo de vencerlos es dejando un colchn para reaccionar, apunta el citado libro.

S realista, no te cargues con ms tareas de las que podras asumir. Generalmente, la concentracin se mantiene durante aproximadamente 45 minutos, por lo que es recomendable descansar unos minutos y parar de realizar la tarea, para luego continuar con ella de una forma ms efectiva, aseguran a Expansin los expertos de la firma de desarrollo directivo Imantia.

Y, de vez en cuando, desconecta. Es importante planificar espacios en los que se cierra el email y se hace el trabajo concentrado y sereno, dice la Comisin Nacional para la Racionalizacin de los Horarios Espaoles.

Termina las tareas

Las personas somos muy buenas empezando cosas pero no tan buenas terminndolas. El libro Start: productividad para humanos establece que una tarea terminada es una tarea menos, mientras que una tarea a medias tal vez sea una urgencia maana.

De todos modos, recuerda que no todos los imprevistos son urgentes. Tmate unos segundos antes de precipitarte a dejar lo que ests haciendo para ponerte con ello.

Adelntate a los imprevistos

Adems de una agenda bien planificada, hay ideas que surgen en el da a da que si se anotan convenientemente, pueden ahorrarte un tiempo considerable el da de maana.

Muchas ideas tienen poco valor en el momento en que nacen pero se vuelven tiles despus. Si las capturas primero, luego las puedes recuperar, desarrollar y utilizar. Lo mismo le ocurre al material de referencia (pginas web, citas o referencias), exponen desde Hightrack.

Las tareas aburridas, tambin

Mejor dejo esto para maana; ya lo har en otro momento; estoy seco de ideas. No son ms que excusas para posponer, una y otra vez, esas tareas que te resultan ms aburridas. Busca el lado positivo de esa labor que tanto te espanta a priori, no la dejes para el final. Puedes aplicarte la gratificacin a ti mismo, imponindote una pequea recompensa cuando termines, que sirva como estmulo.

El clima laboral cumple aqu una funcin muy importante. A quin le gusta ir a un trabajo donde no est contento o el clima es inestable? Las emociones positivas siempre van a frenar el efecto de las emociones negativas, por tanto es importante promover un clima laboral agradable, comentan al diario espaol desde Imantia.

No te atasques

No hay nada peor que el estrs para tu concentracin. Imagina que se produce un imprevisto, y que ste resulta ser urgente e importante. No te bloquees, piensa primero en cmo reorganizar tu da y cntrate en superar el primer paso de tu nueva tarea, a continuacin el segundo, y as hasta que la concluyas.

Identifica tus antitareas

Tan importante como saber qu debes hacer, es conocer lo que no tienes que hacer. Tu lista de antitareas la pueden componer hbitos, gestos, rutinas o incluso personas.

Hightrack propone la siguiente metodologa: Haz dos columnas. En una de ellas escribe los malos hbitos, gestos o actividades que te hacen distraerte, perder el tiempo o desgastarte sin conseguir resultados. En la otra, las tareas que debes evitar (trabajo falso) y aqullas que tienes que hacer pero a las que debes dedicar las energas justas (trabajo vaco).

Concete a ti mismo

Hay quien se concentra mejor a primera hora de la maana, quien trabaja mejor por las tardes, y despus estn los bhos. No hay opciones mejores y peores, especialmente si hablamos de organizaciones que permiten el teletrabajo o, al menos, una cierta flexibilidad de horarios.

Conocer tus propios biorritmos te permitir elaborar una agenda ms realista y productiva, estableciendo las tareas que requieren una mayor concentracin en los momentos del da en que te sientas ms fresco, y las funciones ms mecnicas en los periodos que se te hagan ms cuesta abajo, concluye Expansin.

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