eficiencia vs eficacia. un cambio de paradigma

Alexis CodinaLa eficiencia es muy importante. Sin ella, no habra organizaciones; con ella hay menos organizacioneslos expertos en eficiencia estn ms contentos cuando hay menos costos, incluso si esto implica que haya menos clientes…- Minztberg.En un articulo anterior comentamos algunos cambios de paradigmas que se han producido en los sistemas empresariales, derivados de las transformaciones profundas que se han producido en el entorno en el que se mueven las organizaciones en las ltimas tres dcadas. Por su significacin especial se omiti lo que muchos especialistas consideran como el principal cambio de paradigma en los sistemas empresariales en los ltimos aos, el trnsito de la eficiencia a la eficacia (o efectividad).Se dice que la administracin es una ciencia eclctica, que los que nos dedicamos a su estudio y difusin somos pragmticos y oportunistas. Los sealamientos surgen porque, cada vez que aparece alguna teora o herramienta en otras ciencias como la economa, la psicologa, la sociologa, etc. que pueda resultar til para el trabajo empresarial y gerencial, enseguida los especialistas las incorporan al sistema conceptual de la administracin y a los textos para su enseanza. Una respuesta pragmtica a estas diatribas es que las organizaciones y el trabajo de direccin son sistemas complejos y, para su interpretacin y manejo, hay que utilizar e integrar muchos y variados sistemas y enfoques conceptuales y herramientas de diferentes disciplinas cientficas.Sucede que, a veces, paradigmas importados en la ciencia y la prctica de la administracin, procedentes de otras ciencias, se hacen obsoletos o insuficientes para el manejo de las organizaciones. En esos momentos es que los especialistas en administracin deben alertarnos.La eficiencia es un paradigma importado de la teora econmica, que ha orientado el trabajo de las organizaciones y sus dirigentes durante dcadas, desde los trabajos de los economistas clsicos, Adam Smith y David Ricardo a mediados del siglo XVIII. Su planteamiento esencial es la relacin entre insumos (gastos) y resultados (ingresos), su expresin es la reduccin de los costos, o los costos mnimos. Tiene una lgica contundente, usted tiene que producir con los costos ms bajos posibles, o dicho de otra forma, obtener los mayores resultados con los mismos recursos (gastos).La eficiencia acta en el mbito interno de la empresa, ah es donde usted puede trabajar para reducir sus gastos. Pero qu pasa en un entorno turbulento? se preguntan los especialistas, donde usted tiene que estar al tanto de lo que est pasando afuera de la empresa, para ajustar sus estrategias y acciones de manera que pueda aprovechar las oportunidades o neutralizar las amenazas que se presenten.Ante esto, Drucker dice No basta con hacer las cosas correctamente (eficiencia), hay que hacer las cosas correctas (eficacia). Menguzzato, especialista espaola, en su libro sobre Direccin Estratgica expresa: la experiencia demuestra que el xito y supervivencia a largo plazo de la empresa depende ms de los progresos en su eficacia que en su eficiencia.Si usted se preocupa slo de la eficiencia, puede llegar a ser el productor ms eficiente de algo que no le interese a la gente. La bibliografa sobre el tema ofrece abundantes ejemplos de empresas que eran las ms eficientes en su actividad, pero que no percibieron a tiempo los cambios que se estaban gestando en el entorno, no modificaron sus estrategias y, a la larga, tuvieron que salir del negocio. Ese es el caso de la Owen Illinois, la empresa productora de envases de cristal ms eficiente de los EEUU, que no percibi a tiempo las preferencias por los envases plsticos. Cuando lo comprendi, era demasiado tarde.La eficiencia hace nfasis en: los medios, hacer las cosas correctamente, resolver problemas, ahorrar gastos, cumplir tareas y obligaciones, capacitar a los subordinados, aplica un enfoque reactivo.La eficacia (o efectividad) hace nfasis en: los resultados, hacer las cosas correctas, lograr objetivos, crear ms valores (principalmente para el cliente), proporcionar eficacia (empowerment) a los subordinados, aplica un enfoque proactivo, es decir, en lugar de reaccionar, anticiparse.La eficiencia se concentra en cmo se hacen las cosas, de qu modo se ejecutan. La eficacia en: para qu se hacen las cosas, cules son los resultados que se persiguen, qu objetivos se logran. La pregunta bsica de la eficiencia es Cmo podemos hacer mejor lo que estamos haciendo?. La de la eficacia es: Qu es lo que deberamos estar haciendo?.En el proceso de formulacin de la estrategia de una empresa el enfoque que debe prevalecer en la formulacin de objetivos y estrategias es el de la eficacia. El enfoque de la eficiencia entra en el momento en que se definan los planes, los presupuestos y las acciones para poner en prctica la estrategia. La eficacia se centra en el Qu?, la eficiencia en el Cmo?.Cuando trabajo el tema, en talleres o consultoras, me gusta utilizar un pensamiento de Jos Mart, el Hroe de la Independencia de Cuba, considerado con justicia uno de los pensadores latinoamericanos ms notables del XIX cuando expres:Emplearse en lo estril,cuando se puede hacer lo til;ocuparse de lo fcil,cuando se tienen bros para intentar lo difcil;es despojar de dignidad al talento.Centrarnos en la eficiencia puede conducirnos a bajar costos a toda costa. Basta con recorrer todo el proceso de la empresa y determinar dnde debemos rebajar los costos. Trabajar por la eficacia es ms difcil, hay que pensar en lo que sucede afuera, en cmo generar valor para los clientes, y con esto, para la propia empresa, qu tendencias podemos avizorar, qu est haciendo la competencia, entre otras cuestiones.Cuando se comentaron las tendencias en el marketing, en artculo anterior, se mencion cmo: la atencin personalizada, el servicio de postventa, la satisfaccin, el producto ampliado, el valor que perciben, son cosas que los clientes aprecian mas que el precio ms bajo. La gente prefiere comprar una computadora ms cara, si puede contar con una red de mantenimiento y atencin, que otra ms barata, en una empresa que no le garantice lo dems.La necesidad de que los directivos presten una atencin preferente a lo que est pasando en el entorno, ms que lo que sucede internamente en su empresa, la resalta Drucker en las siguiente propuesta:en las condiciones actuales y ms en el futuro, una de las grandes habilidades que deben adquirir los directivos es recibir informacin desde el exterior; tiene que salir, analizar las percepciones que tiene sobre la economa, los mercados, los valores de los consumidores, su psicologa. La actividad de las compaas y sus directivos principales en los prximos 15 aos es desarrollar el suministro de informacin del exteriorNo se trata de que prescindamos de la eficiencia. El uso ms racional de los recursos, la reduccin de los costos y el ahorro, son objetivos que deben atenderse, no solo por las empresas, sino tambin por las entidades pblicas, ONGs, organizaciones sin nimo de lucro, en fin por cualquier tipo de organizacin.De lo que se trata es de tener claro a qu debemos darle prioridad en el momento de definir nuestra estrategia, de identificar qu es lo que debemos estar haciendo, antes de ocuparnos de cmo hacemos, lo que estamos haciendo. Un especialista presenta un enfoque interesante, en el que integra ambos enfoques cuando define la Nueva frmula del xito, de la siguiente forma:xito = Eficacia (Efectividad) + Eficiencia + Innovacin y cambioCul es la lgica de esto?. Sencillamente, que la empresa debe: primero, identificar qu es lo ms conveniente que debe hacer (para aprovechar una oportunidad o neutralizar una amenaza);despus, tratar de hacerlo de la forma ms eficiente posible (con el mnimo de gastos):pero, no se puede limitar a esto, la competencia puede estar haciendo lo mismo, por tanto, debe tratar de innovar constantemente, de crear nuevas formas de satisfacer necesidades y generar productos y servicios de alto valor para el cliente.

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