el control de gestion

M del Pilar Carrato MenaDespus de los ltimos acontecimientos vividos en las economas a nivel mundial se hace, si cabe ms necesario, enfatizar sobre la importancia del control de gestin dentro de las empresas; todo ello sin entrar en el debate sobre la necesidad de la existencia o no de organismos externos de control.A lo largo de la exposicin intentaremos dar respuesta a una serie de preguntas con las que queremos poner de manifiesto el porqu de la necesidad de la existencia del control de gestin dentro de las empresas. Antes de dar respuesta a esas preguntas har una breve referencia a la evolucin histrica del control de gestin a lo largo de los aos que podemos sintetizar de la siguiente manera: Histricamente el Control de Gestin tradicional estaba orientado hacia el pasado, con una visin desde dentro de la empresa. Se expresaban los objetivos y los resultados en trminos financieros y, la eficiencia productiva se entenda como la disminucin de los costes. Se basaba en cifras y en aportacin de documentacin y se centraba en la verificacin de los datos y en el anlisis de las desviaciones. El Control de Gestin estaba principalmente orientado hacia el control y la administracin de recursos, el saber estaba concentrado en los directivos y era vlido para sistemas cerrados. El Control de Gestin en la actualidad est ms orientado al futuro con una visin hacia el cliente y hacia la competencia. Se utilizan indicadores financieros y no financieros y, no slo se fija en los costes sino en el valor. Est basado en el planteamiento de alternativas y planes de accin y, adems de la verificacin marca los puntos crticos.El Control Gestin actual est orientado hacia la consecucin de cambios en el comportamiento y al aprendizaje, el saber es utilizado por todos y es un control de gestin vlido para sistemas abiertos y descentralizados.Despus de una breve referencia a su evolucin a lo largo de los aos, la primera pregunta que nos hacemos para ver si existe una justificacin del mismo es Por qu es necesario el control?En la actualidad el mundo empresarial se caracteriza por un entorno cambiante, muy competitivo y con reglas que varan constantemente. El xito empresarial exige una continua adaptacin de la empresa a su entorno y, la competitividad se convierte en el criterio econmico por excelencia para orientar y evaluar a la empresa.Para conseguir dicha competitividad las empresas necesitan controlar la rentabilidad y productividad de su proceso econmico y, para ello tienen que fundamentar la organizacin de la empresa, la definicin y asignacin de actividades y responsabilidades, la coordinacin y planificacin de las tareas y el establecimiento de mecanismos de seguimiento y control. Todo ello nos lleva a pasar por una serie de etapas dentro de la gestin de la actividad empresarial que son la planificacin, la presupuestacin, la ejecucin y el ciclo se cerrara con el control ; cada una de ellas necesarias y que configuran un proceso continuo e interactivo en el tiempo.La primera de las etapas mencionadas es la planificacin y su razn de ser es la de para poder gestionar y dirigir la empresa hacia el objetivo que buscamos. Pero a ello deberamos aadir el poder detectar la incorrecta gestin y as evitar que nuestra empresa pudiese llegar a estados nada deseables como la quiebra.La planificacin nos permitir utilizar los recursos racionalmente y nos servir para reducir la incertidumbre, para tener visin de futuro, para racionalizar las decisiones, para reducir riesgos, para aprovechar oportunidades, para alcanzar una mayor eficiencia y una menor improvisacin.La Planificacin consiste en establecer por anticipado que es lo que hay que hacer, es decir, planificar es proyectar un curso de actuacin. Se trata de un proceso continuo de toma de decisiones. Comprende: la seleccin de objetivos y polticas (estrategia) y de programas y procedimientos para alcanzarlos (programacin).Los requisitos que debe tener una buena planificacin son la contribucin a los objetivos de la empresa, alcanzar la eficacia y eficiencia. y debe generalizarse a todos los niveles.El siguiente paso en la actividad empresarial es la presupuestacin, a travs de los presupuestos se proyecta de forma cuantificada los elementos que necesita la empresa para cumplir sus objetivos. El Presupuesto es el compromiso por parte de la empresa de obtener, en la lnea del plan estratgico, unos parmetros para los que se dispone de recursos y se trata de optimizar su rendimiento, bsicamente asigna cifras a las actividades.La siguiente etapa sera la ejecucin por parte de los distintos responsables de lo establecido en la planificacin y que se ha cuantificado en los presupuestos y, el crculo se cerrara con el control de dicha actividad. El proceso de direccin de la empresa se cierra cuando se inicia el control de las acciones desarrolladas, por tanto es necesario un sistema que permita una revisin adecuada del conjunto de decisiones adoptadas en la empresa. Sin el control el crculo no estara completo, adems permite una retroalimentacin y que todo el proceso sea continuo en el tiempo.Cuando se habla de control, la primera referencia, es la capacidad que tienen las personas, organizaciones o equipos de realizar una evaluacin despus de la terminacin de una actividad y de su posterior correccin, si sta no es correcta El control implica el control de la accin real frente a los planes establecidos que permita acciones correctoras. Consiste en un proceso permanente de comparacin, ajuste y correccin de la actuacin real de una compaa para acomodarla, en la medida de lo posible, a la actuacin planificada de forma que se puedan conseguir los objetivos previstos.El control se debe caracterizar por: Estar orientado hacia los responsables de cada proceso y motivar. Implica realizar una comparacin entre las previsiones y lo realmente ocurrido. Informar de la importancia de las desviaciones. Debe indicar las acciones correctoras. Ser flexible y adaptarse a las modificaciones de los planes. Ser comprensible porque si no lo fuera perdera operatividad.El control, como hemos visto es un proceso esencial, en el que se dan una sucesin de fases tal como lo resumimos a continuacin: La identificacin de los responsables: Los objetivos del control es proporcionar informacin para la toma de decisiones y asegurar la obtencin de un resultado por parte de un responsable, de ah la necesidad de identificarlos. Establecimiento de objetivos para una determinada divisin de la organizacin. y, ser conocidos por todos los niveles Los objetivos deben estar alineados con la estrategia de la empresa a todos los niveles, y deben ser planificados y medibles, especificando normas y procedimientos para su consecucin, adems deben ser claros y un nmero no muy elevado. Comparacin con el plan, medicin de los resultados conseguidos por cada uno de los responsables dentro de cada divisin. Anlisis de las desviaciones e interpretacin de las mismas. Accin de control bien modificando la actuacin de la divisin, bien modificando los objetivos o bien modificando la estructura de la divisin.Una vez justificada la necesidad de la existencia de un proceso de control continuo dentro de las empresas como una de las etapas de la actividad empresarial y, una vez establecidas las caractersticas que debe presentar el mismo, la siguiente pregunta que nos planteamos es Cmo disear un sistema de control? .Las decisiones tomadas dentro de la empresa deben coordinarse y, la direccin de las empresas debe controlar los resultados de dichas decisiones mediante algn procedimiento para corregir en la medida de lo que sea posible las que sean errneas. A medida que la incertidumbre y la complejidad de la actividad aumentan, mayor dificultad existe en el establecimiento de los procedimientos.Se entiende por sistema de control el conjunto de procedimientos y acciones por los que el control se lleva a cabo. El sistema de control debe tener una estructura definida en funcin de las unidades organizativas a controlar, denominados centros de responsabilidad, y una serie de procedimientos referidos a como se realiza en la prctica el proceso de control.Existen una serie de factores que influyen en el diseo de un sistema de control, entre otros podemos destacar como uno de los principales la necesidad de una definicin exacta y clara de la estructura organizativa que comprender entre otros aspectos la divisin de la empresa en segmentos. La dificultad del diseo del sistema de control radica en el establecimiento de los niveles de responsabilidad y, por tanto, en el grado de discrecionalidad para la toma de decisiones en cada uno de los niveles.Por tanto habra que destacar como factor determinante para un correcto diseo del sistema de control el conocimiento y la definicin clara del poder de decisin que se transfiere a cada responsable en cada centro y; adems es necesario que el sistema de control est integrado con la estructura organizativa de forma que los indicadores escogidos para realizar el control de gestin se definan en funcin de ella y, los presupuestos y la evaluacin del desempeo de cada centro se realicen en funcin de sus responsabilidades.El diseador del sistema de control debe considerar la frecuencia con la que es probable que se planteen tales decisiones, la importancia relativa de cada una de ellas, qu personas deben estar involucradas y cul debe ser la naturaleza de su funcin. Esto invariablemente lleva a la consideracin explcita de la estructura organizativa de la empresa, que no es otra cosa que asignar a quin le corresponde tomar un determinado tipo de decisin basndose en su incidencia sobre una o varias reas claves de negocio y a la informacin necesaria para adoptarla.

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