el reto de la gestion de la informacion en la empresa

Tapio Liller

La gestin de la informacin en la Pyme es un reto al que hay que enfrentarse de forma decidida. Los procesos comerciales actuales tienen que soportarse en procesos informticos robustos, seguros y globales para que aseguren la continuidad y el crecimiento del negocio.

Una mala gestin de la informacin es la que favorece que el conocimiento est disperso entre mltiples reas de la empresa sin disponer de visin global y manteniendo pequeos islotes de conocimiento en departamentos especficos.

Tambin, la pobre administracin de los sistemas de informacin posibilita que en la empresa se utilicen aplicaciones departamentales con un bajo nivel de integracin exigiendo a los trabajadores esfuerzos y tareas manuales dedicadas al intercambio del papel. La frecuente utilizacin de entornos ofimticos de copia-pega no es muy recomendable por los riesgos de prdida de informacin y por los errores de interpretacin de la informacin.

Las carencias de informacin tambin vienen marcas por la escasa formacin o el mal uso de programas que no son los adecuados para esa misin. El desconocimiento de la funcionalidad de las aplicaciones o el uso de un software no seguro descargado de sitios de Internet tambin son riesgos que impactan en la gestin de la informacin.

Cundo plantearse un cambio en las aplicaciones

Cuando en una empresa la gestin de la informacin de los clientes est soportada en fichas en papel que se archivan en un cajn por orden alfabtico o cuando el presupuesto del ao se almacena en un fichero ofimtico quiz sea el momento de plantearse realizar algn esfuerzo de actualizacin.

Otros momentos crticos son cuando la contabilidad se lleva en un libro en papel que admite anotaciones para interpretar el sentido de la partida, cuando se envan a la sucursal bancaria comunicaciones va fax con instrucciones para realizar las transferencias de los pagos de las nminas de tus empleados.

El tipo de mensajera utilizada en la empresa es otro factor determinante a la hora de evaluar si es necesario dar el salto a sistemas donde las comunicaciones estn integradas con avisos, alarmas o alertas que informan a la organizacin de forma automtica y utilizando mltiples dispositivos telemticos o telefnicos.

La dependencia de determinadas personas en el suministro o actualizacin de la informacin y que puede generar cuellos de botella en la organizacin tambin es una alerta para indicar que algo es mejorable en la gestin de la empresa.

Si en tu empresa est pasando esto quiz sea el momento de pensar en instalar un software de gestin empresarial adaptado a tus necesidades, con visin integral del negocio, con soporte a la formacin y con refuerzo de los procesos comerciales.
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Cmo empezar a gestionar correctamente la informacin

Cambiar de software de gestin empresarial no es un paso sencillo. El impacto de este cambio se manifestar probablemente en la realizacin de una migracin de datos. Esta es una tarea crtica para asegurar que toda la informacin se mantiene pero con la ventaja de que se integra facilitando el acceso a todos los departamentos de la organizacin.

Adems el proceso de implantacin provocar un aprendizaje de los nuevos protocolos comerciales por parte de toda la plantilla involucrada.

Para acceder a una solucin de gestin empresarial profesional lo ms adecuado es ponerse en manos de un experto para que impulse el proceso del cambio. Lo ms evidente es analizar los procesos de negocio de la empresa y buscar en el mercado la solucin lo ms ajustada posible a esas necesidades.

Entre los requerimientos crticos que se incluyen en la seleccin del proveedor est el del mantenimiento de las aplicaciones y la necesaria adaptacin a los cambios normativos y legales que afectarn al negocio.

Otro requisito importante es asegurar la formacin de los empleados y apoyo en la comunicacin efectiva de los nuevos procesos comerciales derivados de una mejora de la gestin de la informacin.

Estos planes de formacin se orientarn para la correcta asimilacin de la actividad comercial, la continuidad del negocio, el desarrollo de nuevas habilidades y conocimientos y especialmente el crecimiento de la empresa.

Seleccionar una aplicacin de gestin integral es una decisin crtica que afectar a la competitividad futura de la organizacin. Una mala decisin puede ser muy costosa as que conviene dejarse asesorar por expertos para seleccionar el sistema que responda mejor a las caractersticas del negocio.

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