empresa familiar: organizar es la clave

Fernando Ojeda Llanes

He mencionado en escritos anteriores que para institucionalizar o profesionalizar una empresa familiar se hace necesaria la constitucin de un Consejo de Familia para la coordinacin de los asuntos familiares que tengan relacin con la empresa y un Consejo de Administracin que tome las decisiones relativas a la empresa y la proyecte al futuro.

Estas dos instituciones tendrn sus reglamentos de operacin respectivos y la formulacin de un protocolo familiar para establecer los objetivos de la familia en relacin con la empresa.

Lo anterior es slo el inicio porque es necesario que la empresa tenga una gerencia o direccin cuyas funciones pueden o no recaer en un miembro de la familia. Quien sea este funcionario es importante que trabaje intensamente en todo lo relacionado con la organizacin de la empresa, es decir, contar con un manual de organizacin que contenga cuando menos lo siguiente: polticas generales, organigrama, descripcin de funciones, normas de control interno, organizacin contable.

Parece que estoy diciendo algo que es comn en las empresas, pero mi experiencia me ha demostrado que las empresas dicen tener estos manuales, pero cuando los quieres revisar, no los encuentran lo ms probable es que no los hicieron y todas las operaciones quedan sujetas al criterio de cada ejecutivo, tal y como ha sido su costumbre.

El organigrama servir para conocer las lneas de comunicacin y autoridad que se aplican en el negocio a efecto de evitar cruces o rupturas en la comunicacin que suelen suceder en forma muy rutinaria en las empresas familiares.

Por lo anterior es necesario que se formalicen por escrito las funciones que corresponden a cada uno de los funcionarios que laboran en la empresa, incluyendo a los familiares; en este formato se debern relacionar las actividades genricas y las especficas de cada puesto relativo que debe darse a conocer a todos los ejecutivos a efecto de que la empresa entre a una cultura organizacional adecuada.

De esta forma los propios ejecutivos no familiares sabrn hasta dnde llega la autoridad de los familiares que laboran en la empresa, quienes al dialogar en forma adecuada se sometern a las normas de la organizacin.

Es importante mencionar en los reglamentos de trabajo y protocolos que los miembros de la familia que laboren en la empresa queden sujetos a sanciones en caso de no respetar las polticas respectivas. Esto dar lugar a que el gerente o director, sea o no familiar, tenga elementos para turnar al Consejo de Familia las sanciones en que incurra algn ejecutivo o empleado familiar. Puede llegarse al caso en que un familiar sea despedido y esto debe ser respetado por el Consejo de Familia. Mrida, Yucatn.