gtd: por qué fallan los sistemas de productividad personal

Dice David Allen que la razn por la que la gente est descubriendo que GTD es eficaz es porque se trata del primer modelo de productividad personal que realmente funciona.

Por mi parte, llevo aos utilizando GTD y tambin siguiendo de cerca los desarrollos en materia de productividad personal y, en todo este tiempo, parece que no se ha diseado nada an que siquiera se le acerque en funcionalidad y, sobre todo, enresultados.

La mayor parte de las soluciones tradicionales, lo que comnmente se conoce como tcnicas de gestin del tiempo, no suelen funcionar a la altura de las expectativas y no lo hacen porque son excesivamente simples, incompletas, poco naturales o una combinacin de los factores anteriores.

Es ms, me atrevo a afirmar que las tcnicas tradicionales de gestin del tiempo han hecho, y siguen haciendo, mucho dao a la productividad personal porque hacen creer a las personas que pueden controlar el futuro. Esto es algo que veo constantementeen los talleres para la implantacin de la metodologa GTD que facilito.

Cuando las personas dicen que necesitan organizarse, a lo que se refieren en realidad es a que necesitan controlar su entorno, tanto fsico como mental. El problema es que pretenden hacerlo de una forma rpida y sencilla, lo cual no es realista, ya que ese entorno que quieren controlar no es en absoluto sencillo.

Guste o no, para controlar tu entorno necesitas, primero, capturar todo aquello que creas que no tienes claro o que est fuera de su lugar final para, despus, aclarar qu vas a hacer con cada una de esas cosas y, finalmente, organizarlas de forma apropiada para poder hacerlas.

Y esto no es todo. Para que ese control no se desvanezca en cuestin de das, o incluso de horas, necesitas revisar el sistema de forma peridica. Puede parecer complicado, aburrido, que requiere mucho tiempo y todo lo que quieras pero me temo que no hay otra forma.

Por eso GTD prepara a las personas para que sean capaces de hacer un inventario de todo lo que tienen en la mente, y de sus objetivos, antes de pensar y tomar decisiones sobre ello. GTD es el primer sistema consciente de esta necesidad, y que yo sepa, el nico hasta ahora.

Los sistemas antiguos de gestin del tiempo fallan precisamente porque no han sido capaces de incorporar elementos esenciales para conseguir control y perspectiva.

Por ejemplo, los sistemas basados en prioridades no ayudan a cerrar temas poco prioritarios sin desatender ningn compromiso, lo que hace que, antes o despus, esos temas se conviertan en importantes y/o urgentes. Adems, aunque hablan de la importancia de fijarse metas, no definen ni con cuntos tipos de metas y niveles operamos ni las diferentes estructuras que las metas necesitan para ser alcanzadas.

Por otra parte, el fallo comn a todos los sistemas de gestin del tiempo tradicionales es que dan por sentado, de forma sorprendentemente ingenua, que puedes empezar en cualquier momento desde cero y sin una preparacin previa, partiendo de una perspectiva actual y completa de todo lo que puedes hacer, que en todo instante y circunstancia puedes asumir compromisos de forma inteligente y racional integrndolos de forma automtica en tu visin global y que vas a ser capaz de mantener la estabilidad y coherencia de tus decisiones de forma permanente llevando a cabo esos planes preconcebidos sin que nada lo impida.

Conoces de verdad a alguien con una vida as de fcil, predecible y estable?

Por suerte o por desgracia, el mundo real es mucho ms complicado que todo eso. Nuevas peticiones, urgencias, informacin o prioridades surgen a cada momento y nuestro cerebro las integra lo mejor que puede para mantener nuestro control y nuestro enfoque. Es algo que hacemos de forma continua e inconsciente y por eso constantemente estamos modificando nuestras perspectivas y decisiones en funcin de los nuevos datos que vamos incorporando.

Cuando un sistema de organizacin personal te obliga a planificar, lo que hace es forzarte a que definas cmo van a suceder las cosas. Esta peculiar forma de afrontar la realidad choca frontalmente contra la forma de incorporar datos y reajustar en consecuencia que tu cerebro lleva a cabo de forma permanente, espontnea y natural. Este es el motivo por el que acabas dejando de usar, o no usas, estos sistemas de gestin del tiempo, porque van en contra de la forma natural de funcionar de tu cerebro y porque no le permiten procesar e integrar la informacin de forma continua para tomar decisiones a partir de ella.

GTD hace precisamente lo contrario. En lugar de obligarte a predecir el futuro, te proporciona una serie de herramientas que refuerzan y apoyan la forma natural de trabajar de tu cerebro. GTD est diseado para facilitarte la incorporacin de nuevos datos y para que mantengas la visin global de forma fcil y efectiva, dndote la perspectiva que necesitas para tomar la mejor decisin en cada momento, por mucho que cambien tus planes y por muchas interrupciones y sorpresas que haya.

Por eso, as de fcil y as de sencillo, GTD funciona donde los dems sistemas de productividad personal fracasan