importancia, relevancia de los erp

Carlos Mora Vanegas

  Resumen

   Una
buena gerencia plenamente identificada con los nuevos topicos y herramientas
gerenciales modernos ,  garantiza que su
gestion afrontara los retos que constantemente se dan en los escenarios  comerciales, de ahi que esta atenta en  saber utilizarlos.

  
Justamente, sabe como utilizar el ERP 
(enterprise resource planning), que como lo indica Maggie Conrado es la
sigla que se utiliza para hablar de los sistemas de planificación de recursos
de la empresa. Son sistemas de gestión de información que integran y
automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos
operativos o productivos de una empresa.

Concepto,
generalidades

   Especificamente, ¿Qué es un ERP?

Al
respecto la fuente mencionada comenta, que un ERP es un software de gestión
integral que que integra todas las facetas del negocio, incluyendo planeación,
manufactura, ventas y finanzas. La ventaja de estas soluciones es que la
información sólo se introduce una vez y, con ello, ya está disponible para
todos los que deben tratarla de una u otra forma. Por ejemplo, cuando el
departamento de compras introduce los datos de una factura, éstos ya están
disponibles para contabilidad, control presupuestario y gerencia, que los
tratarán según sus necesidades de información.

   Wikipedia por su parte senala, que los
sistemas de planificación de recursos empresariales, son sistemas de
información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados
con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía
en la producción de bienes o servicios.

  Indica la fuente citada, que la planificación
de recursos empresariales es un término derivado de la planificación de
recursos de manufactura (MRPII) y seguido de la planificación de requerimientos
de material (MRP); sin embargo los ERP han evolucionado hacia modelos de
suscripción por el uso del servicio (SaaS, cloud computing).

    Los sistemas ERP típicamente manejan la
producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y
contabilidad de la compañía de forma modular. Sin embargo, la planificación de
recursos empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de
muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción,
administración de inventarios, calidad de administración y la administración de
recursos humanos.

   Destaca ademas,  Wikipedia en su informacion al respecto, que los
sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que
indican que el cliente y el público general no están directamente involucrados.
Este sistema es, en contraste con el sistema de apertura de datos (front
office), que crea una relación administrativa del consumidor o servicio al
consumidor (CRM), un sistema que trata directamente con los clientes, o con los
sistemas de negocios electrónicos tales como comercio electrónico,
administración electrónica, telecomunicaciones electrónicas y finanzas
electrónicas; asimismo, es un sistema que trata directamente con los
proveedores, no estableciendo únicamente una relación administrativa con ellos
(SRM).

  Generalidades
, usos, alcance.

   Los ERP funcionaban ampliamente en las
empresas. Entre sus módulos más comunes se encuentran el de manufactura o
producción, almacenamiento, logística e información tecnológica, incluyen
además la contabilidad, y suelen incluir un sistema de administración de
recursos humanos, y herramientas de mercadotecnia y administración estratégica.

Los
ERP de última generación tienden a implementar en sus circuitos una abstracción
de la administración denominada MECAF (Método de Expresión de Circuitos
Administrativos Formalizado), lo cual los provee de una gran flexibilidad para
describir diferentes circuitos

 usados en distintas empresas. Esto simplifica
la regionalización y la adaptación de los ERP a diferentes mercados verticales

Principales
características de un ERP

Al
respecto expone Maggie Conrado, considerar:

Base de datos
centralizada: todo el sistema comparte una
única base de datos en la que se almacena toda la información de la empresa.

Ingresos
de datos unificado: la información se introduce una sola vez en el sistema, y
de forma completa (se introducen todos los datos necesarios), para que de esta
forma quede disponible para el resto de la organización.

Sistema
modular: Por lo general los ERP están compuestos de diferentes módulos
(facturación, contabilidad, recursos humanos, ventas, etc.) que interactuan
entre sí, permitiendo el flujo de información entre ellos.

Son adaptables:
Debido a que la complejidad de las empresas debemos considerar a un ERP como el
punto de partida aplicando las modificaciones, personalización que sean
necesarias para reflejar las necesidades reales de la empresa

Si
bien un ERP es una solución adaptable esto no evitará que sea necesario cambiar
algunos de los procesos del negocio para acoplarlos a la forma de trabajar de
este software. La creencia común es que el software se debe adaptar a las
necesidades del usuario, pero en este caso debemos tener en cuenta que si el
software es de calidad este estará basado en buenas prácticas de gestión
empresarial. Por lo tanto al implementar el software y modificar o aceitar los
proceso de empresa para adaptarlos al mismo. Estamos indirectamente al mismo
tiempo mejorando, optimizando y profesionalizando la gestión de la empresa.

Razones  para implementar un ERP

 Conrado indica en su informacion, que existen
al menos tres razones fundamentales por las cuales por ejemplo,  una PyME debería implementar un ERP: aumentar
su competitividad, controlar mejor sus operaciones e integrar su información.

Competitividad

Implementado
correctamente un ERP nos permite optimizar nuestra gestión reduciendo costos e
incrementando la productividad de nuestra empresa. En sectores específicos el
solo hecho de disponer de un sistema ERP en si ya es una ventaja competitiva. En otros sectores mas desarrollado las mejoras de
productividad y eficiencia deben ser consideradas una ventaja respecto a los
competidores.

Control

Varias
empresas tienen un manejo aislado de la información generada en los distintos
departamentos y requieren de una solución global que integre y organice los
datos para que en forma accesible apoye la toma de decisiones.

Integración

Es
importante integrar la información en la áreas vitales de la empresa como
finanzas, distribución y manufactura. En este sentido una de las principales
integraciones son entre el back-office y el front-office, es decir, aquellas
aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercialización y servicio al
cliente con las aplicaciones de permiten a las empresas comprar, monitorear,
administrar y distribuir productos.

En
definitiva, como lo comenta Wikipedia, una empresa que no cuente con un sistema
ERP, en función de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones
de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su
negocio. Diseño de ingeniería para mejorar el producto, seguimiento del cliente
desde la aceptación hasta la satisfacción completa, una compleja administración
de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos
estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la
revisión y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc.
La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y más, está integrado.

*Fuentes
debidamente indicadas

Exatec. Egade. Consultor-Asesor de Deproimca

Docente de postgrado, Faces, UC

carmorvane@gmail.com