la comunicación efectiva en las empresas.

Catherine Gissel Pascual Taveras.

La comunicación es el proceso a través del cual se transmite información. Tradicionalmente se entendía como comunicación “el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales”.

Partiendo de esta definición la comunicación a nivel general para poder ser trasmitida de forma eficaz y eficiente necesita ser clara y concisa, ser transmitida de forma objetiva e imparcial.

La comunicación en las empresas es uno de los puntos más importantes y críticos, pues de ésta depende el desarrollo de todas las actividades y proyectos. Si ésta no es efectiva y no cuenta con los métodos correctos y eficientes se corre el riesgo de llegar a puntos críticos como: malos entendidos, notificación inadecuada de las prioridades, órdenes confusas o aplicación de criterios personales mal interpretados (yo pensé que…a mí me dijeron que…yo no sabía que…).

Todo esto genera un clima organizacional tenso y poco productivo. Uno de los principales obstáculos, es no reconocer que existen barreras. Lo cual va de la mano con la falta de conciencia con relación a la complejidad de la comunicación interpersonal y organizacional.

Complejidades de la comunicación Las personas comúnmente creen que comunicarse es tan fácil y natural como hablar y oír, cuando en realidad la comunicación es compleja y representa un reto manejarla eficientemente. Algunos aspectos de la complejidad en la comunicación son:

Lo “verdadero” no es lo que dice el emisor, sino lo que entiende el receptor.
El resultado de la comunicación se mide por el efecto en el receptor (no por las intenciones del emisor).
La responsabilidad de la comunicación efectiva es tanto del emisor como del receptor.
Cuanto mayor es la identificación del receptor con el emisor tanto mayor será su “voluntad de absorber” el mensaje emitido.
Cada persona oye y ve selectivamente. Un mensaje que coincide con los valores del receptor resulta ampliado (y viceversa).
La comunicación requiere que los receptores digan que han recibido un mensaje y que demuestren que lo han entendido realmente.
Existen además ciertas creencias y paradigmas que impiden la comunicación. Son barreras que se pueden superar o sortear sólo si se toma conciencia de ellas.
Principales barreras en la comunicación:
Creemos que lo que comunicamos es tan claro para los demás como lo es para nosotros.
Creemos que todos damos el mismo significado a las palabras.
Creemos que la manera en que percibimos las situaciones es igual a como la perciben los demás.
Creemos que estamos en lo correcto y los demás están equivocados.
Creemos que sólo hay una manera correcta de hacer las cosas, por supuesto la nuestra.
Y a nivel organizacional:

Los niveles jerárquicos.
La autoridad y el estatus.
La especialización y su jerga relacionada.
A estas barreras se suman algunos puntos críticos que llevan a la comunicación como a presentarse con trabas:

Generalización. Se obtienen conclusiones universales a partir de una sola experiencia.
Eliminación. Omisión de información.
Distorsión. Transformación de la realidad percibida en una representación interna y que se asegura es la única opción verdadera.
En las organizaciones cuando un mensaje va desde una persona que tiene un cargo alto hasta un persona de un nivel medio pasa a través de un numero de subestaciones en cada nivel. Cada nivel puede agregar o quitarle enunciados al mensaje original, calificarlo y transformarlo en otro mensaje completamente.

La escucha activa

Otro de los tantos errores u obstáculos de la comunicación efectiva es pensar que quién habla (emisor) es el único con derecho a hablar, y el oyente es pasivo y no puede emitir ningún juicio de valor, cuando debe ser todo lo contrario, ambas personas deben ser activos en la conversación para que esta sea efectiva y asertiva, para esto se debe emplear una escucha activa que debe considerar:

Ser empático (anímica y físicamente)
Formular preguntas
Resumir (parafrasear)
Adecuada posición corporal y contacto visual
Reflejar las emociones del hablante (reconocer los sentimientos del otro)
Evitar interrumpir
No hablar demasiado
Dentro de las empresas debe existir un tipo de comunicación lateral-diagonal, donde se formen equipos interfuncionales para la solución de problemas, que incluyen a personal de diferentes departamentos, se ha convertido en un enfoque cada vez mas necesario para tratar con problemas que atraviesan las líneas organizacionales.

Para que la comunicación sea efectiva y asertiva dentro y fuera de la empresa, se debe tener en claro que se necesita ser empático, paciente, tener la destreza necesaria para saber manejar las situaciones que se les presenta.

Autoraes Catherine Gissel Pascual Taveras