la proactiva secretaria ejecutiva moderna

Carlos Mora Vanegas
Mi mente crea mi realidad, mi realidad me lleva al éxito.
Los escenarios económicos en donde funcionan las empresas modernas exitosas, se caracterizan por ser dinamicos ,flexibles , cambiantes, competitivos , con grandes oportunidades , saliendo avantes las empresas que se han preparado para ello, que cuentan con un buen recurso humano, ejecutivos capacitados, capaces de actuar en ellos
Todo esto como lo indica Fernando Vigorena, nos invita a tener presente , considerar que vivimos un cambio de época y no una época de cambio lo que se traduce en un verdadero proceso de anorexia estructural que vive la empresa moderna, externalización de funciones, utilizacion dinamica de proveedores externos, estructuras en redes, el paso de mercados masivos a mercados segmentados y en general, un ambiente poco propicio para “hacer carrera laboral”, en empresas con estructuras desmontables, descartables, transportables, desechables y hasta virtuales que están en permanente cambio.
Justamente, en este contexto, escenario, el trabajo de secretaria tradicional pasa a constituir pieza de museo y surge una nueva actividad, la de una secretaria, asistente , mas emprendedora, dinamica , una valiosa profesional de apoyo a la gestión.que el presente requiere.
De aqui, que la gerencia ante esta realidad de los cambios, grandes retos que hoy se dan en los actuales escenarios, más, en uno tan turbulento, agresivo, riesgoso, incierto cono el venezolano, debe contarse con la colaboración de una secretaria ejecutiva, proactiva, que permita transitar exitosamente en este proceso , Una secretaria , con nuevos conocimientos de los topicos gerenciales modernos, destreza y habilidad para manejar correctacmente la tecnologia comunicacional moderna , todo lo que la informatica le puede proporcionar en favor de su ejercicio y cumplimiento de funciones.
Debe tenerse bien claro, que la secretaria ejecutiva moderna desempeña en el presente un rol importante en pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente.Contar con una serie de atributos que le permitan desempeñar su rol proactivamente, cumplir con sus funciones, ante las nuevas exigencias que demandan las organizaciones que se han propuesto ser exitosas, poder cumplir éstas, con su misión, desempeñarse adecuadamente en los nuevos escenarios que el presente exige.
Tomese en cuenta, que la secretaria ejecutiva, es el brazo derecho del gerente, pudiéndole sustituir en ciertos casos, incluso, cuando este viaja, lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atención necesaria, para reducir al mínimo el vacío ocasionado por la ausencia del jefe.
La secretaria debe contar con conocimientos básicos de los actuales tópicos gerenciales modernos; a fin de interpretar el lenguaje de los actuales ejecutivos, saber los fundamentos básicos como ya hicimos referencia sobre la telemática y lo que pueda aportarle en funcion de un desempeño exitoso en su ejercicio funcional,
Ademas, debe esta ya haber alcanzado un buen crecimiento personal ,autoestima alta, empatía, trato, manejo adecuado de las interrelaciones humanas, servicio al cliente, amabilidad, asertividad, presencia, seguridad, responsabilidad, moral, ética, aspiraciones, superación, creatividad, autoconocimiento de si mismo.
A todo ello se debe considerar en la actualidad ademas, lo que aporta por ejemplo, nujeresdeempresas.com, en relación a un tópico que muchas empresas han descuidado, como es, el concerniente que a igual que las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar y visión a largo plazo, las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras. Sobre todo desde mediados de los años noventa, cuando las tecnologías de la información y comunicación sacudieron hasta sus cimientos una serie de conceptos de la gestión empresarial.
Definitivamente es válido tambien tener presente, cuando se indica, que una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitada para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.
Es decir, en general se ocupa de:
* Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones
* Establecer buenos contactos telefónicos
* Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.
* Planificar su tiempo y el de su jefe
* Preparar y tratar la información adecuadamente
* Concertar, acoger y atender a las visitas
* Preparar presentaciones de productos o servicios
* Organizar los viajes de negocios, etcétera.
Conclusion
Una buena secretaria ejecutiva en el tiempo presente, , debe saber: trabajar en equipo, gestionando todo aquello que su jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa
Ademas , muy importante considerar lo que indica Fernando Vigorena,, que una secretaria que centre su futuro en sus capacidades técnicas no estará aprovechando el cambio de época que se esta verificando, sino más bien estará preparándose sólo para sobrevivir. Quienes sepan que sólo el cambio de uno mismo podrá asegurar un éxito, sson las secretarias del Siglo XXI.
Docente de postgrado, Faces,
Consultor-asesor de Deproimca
Exatec- Egade
carmorvane@gmail.com