la toma de decisiones y la solución de problemas.

Daniel González Montaño

La toma de decisiones y solución de problemas, tal como están enunciadas, parten del supuesto de que hay algo que decidir o resolver. Lo que a veces no se reconoce es que en esas situaciones en las que se presenta la toma de una decisión o solución van de acuerdo al punto de vista de la persona que las ha encontrado. Por lo tanto hay situaciones en las cuales hay que decidir o resolver algo, siempre y cuando a la persona le “importen” y por lo cual hace juicios sobre esta.

Así, los problemas, las posibilidades, las soluciones, las decisiones, sólo hacen sentido y se remiten a una sola persona. Por lo que distintas personas enmarcarán una misma situación en forma diferente, verán otros problemas, otras posibilidades de solución y tomarán decisiones distintas.

Es necesario que se tomen en consideración la forma en la que se articula y observan las situaciones, cual es el sentido que le damos y cómo cuestionamos cada situación. Es necesario distinguir la forma en la que formulamos los problemas y como formulamos las posibles decisiones a tomar, porque sobre la base y la manera en la que se formule el problema se encaminará nuestra forma de actuar para la solución. Así, si se cambia la formulación del problema se cambiarán las posibles soluciones. Como nos insiste Gaston Bachelard, “un problema sin solución suele ser un problema mal formulado”.

La solución de problemas y la toma de decisiones es una de las tareas más importantes dentro de nuestra vida y por ende de nuestra empresa. La organización, el funcionamiento y la gestión de las empresas van a depender de la capacidad de solucionar problemas, de la capacidad de decisión y de la calidad de las decisiones tomadas.
La toma de decisiones resulta ser, así, una tarea difícil, en la que puede constatarse con más claridad la inseguridad y debilidad de la persona o de los directivos en una empresa.

Las razones o motivos de esta dificultad pueden ser tres:

Primera: La toma de decisiones exige la elección entre varias opciones o alternativas y, por lo tanto, lleva consigo la posibilidad de equivocarse.

Segunda: La toma de decisiones está muy unida en todas las organizaciones humanas al principio de autoridad. Las decisiones que se tomen, pueden y deben afectar a personas, equipos de trabajo o estructuras de organización.

Tercera: La toma de decisiones lleva consigo muchas veces consecuencias en personas y equipos de trabajo que, al sentirse afectados, dan lugar a conflictos, pero por otro lado la no adopción de decisiones puede originar en muchos casos más problemas y conflictos que una decisión tomada, aunque ésta no haya sido acertada.

A continuación se presentan algunas de las competencias que debe tener y desarrollar una persona y que se consideran importantes en el desarrollo de la capacidad de formular y resolver problemas, así como en la capacidad de toma de decisiones:

1. – Capacidad de visualizar y declarar problemáticas.
La capacidad de visualizar y declara problemas esta relacionada con la capacidad de interpretar una situación no deseada y creando nuevas formas de satisfacción para esa situación no deseada ya sea a través de la declaración de “Esto no funciona” o cuestionando ¿qué le hace falta a esto que no es satisfactorio al 100 %?

La capacidad para resolver problemas tiene varios requisitos, en primer lugar antes de que una persona pueda resolver un problema debe estar consciente de que este existe y este primer paso puede parecer demasiado obvio, sin embargo, seguramente conocemos personas que prefieren ignorar los problemas ya que piensan que al no enfrentarlos estos desaparecerán. Estar consciente y reconocer que un problema existe es el primer paso lógico para encontrar una solución.

Por otro lado, el saber que existe un problema no nos asegura que el problema esta perfectamente definido, los verdaderos problemas pocas veces son los más aparentes y en muchas ocasiones es indispensable para descubrir cual es el verdadero problema un análisis exhaustivo y objetivo el riesgo que corre alguien cuando trata de resolver sus problemas subjetivamente es que sus emociones y sentimientos se involucran y entonces el mismo se convertirá en una parte del problema en lugar de convertirse en una posible solución.

Las personas por naturaleza tendemos a ser subjetivas por lo tanto, para poder llegar a ser objetivo requiere de práctica. Un ejemplo que puede ayudarnos esta situación de objetividad o subjetividad puede ser el siguiente; muchas personas actualmente comentan que el presupuesto familiar no les alcanza porque la situación económica es crítica y que esto es un problema. Esta aseveración implica que el problema radica en la situación económica. Un pensamiento objetivo, sin embargo, debería estar basado en lo siguiente: el presupuesto familiar no alcanza debido, 1) a un deficiente control, 2) se gasta en cosas superfluas, 3) los ingresos son inferiores a las necesidades, 4) no acepto mi nuevo nivel de vida más bajo.

Una persona debe de hacer a un lado los sentimientos subjetivos o de culpa ya que si no puede descubrir cual es realmente el problema tampoco podrá resolverlo.

Para llegar a hacer lo anterior en primer término el “solucionador” del problema debe de estar inmerso en los datos mas actualizados que rodean a la problemática y para ello debe penetrar y participar en los círculos que tienen la más reciente y veraz información para con ello poder emitir juicios propios con autonomía y además de saber fundamentar estos juicios, lo que ayudará a generar autoconfianza y llevara a una ambición de declarar “si es posible, yo puedo y voy a hacerlo”

2. Capacidad de generar soluciones o abrir nuevas posibilidades
Para generar nuevas posibilidades de acción es necesario el saber indagar y por ende preguntar y por lo tanto tener la capacidad de reconocer ignorancia. Esto nos llevará a desarrollar una capacidad de especulación, lo cual está apoyada en la capacidad de aprendizaje autónomo y el saber diseñar procesos de búsqueda de información.

Además de lo anterior y una vez visualizada las soluciones, es necesaria la capacidad de saber pedir, de saber seducir, esto es mostrar nuestras propuestas como soluciones posibles para otros, también es necesario establecer pláticas y conversaciones con las personas idóneas para poder llevar a cabo la soluciones propuestas.

Todo esto deberá hacerse en un marco de 1) Entusiasmo lo que permitirá que este entusiasmo se contagie a los demás, de 2) Perseverancia que permitirá llevar a cabo tus propuestas haciendo ajustes a ellas y sin entrar en un marco de terquedad y por último en un marco también de 3) Resolución a poder hacerlas a como de lugar.

3. Capacidad de decisión
La decisión es el declarar haber escogido entre varias posibilidades y alternativas la mejor de ellas, habiendo juzgado la factibilidad de llevarla a cabo.

Análisis de las variables que inciden en la toma de decisiones
Ante la necesidad o conveniencia de tomar una decisión, una persona o un equipo de trabajo, tiene que analizar los diversos elementos o variables más importantes que suelen intervenir y que se exponen a continuación:
a) Responsabilidad de la toma de decisión. ¿Quién decide?
La decisión no siempre es responsabilidad del líder. La toma de decisiones es responsabilidad o implica a veces a otras personas o profesionales, a otras estructuras o equipos de trabajo, pero siempre deberá de estar claro quien va a decidir.
Lo primero que se debe hacer en un equipo de trabajo o cuando se está en una posición de líder ante la toma de una decisión es analizar quién o quiénes son los responsables de cada actuación, con que estructura cuenta y quienes están implicados. Grandes motivos de generación de conflictos en equipos de trabajo en el ámbito de la toma de decisiones son, la no clarificación de las distintas funciones, tareas y responsabilidades, así como quien va a decidir y que procedimiento se llevará a cabo para la toma de decisiones.

b) Tipo de decisión. ¿Qué se decide?
Muy a menudo, lo que hace que una decisión sea difícil es que ni siquiera sabemos lo que verdaderamente esta en juego. Para tomar decisiones es necesario que se defina qué contexto es el que determina sus opiniones, actitudes, valores, metas y objetivos, ya que esto intervienen para la percepción del problema y las visualizaciones que se tengan de las posibles soluciones.

El contexto (modelo mental o paradigma) se debe entender como el punto de vista, la perspectiva desde la cual se interpretan los hechos. Es la manera en la que se juzga lo irreal o lo real, lo verdadero o falso, o lo importante o insignificante, etc.

Las opiniones son las que van de acuerdo a nuestra formación, cultura y grupo social al que se pertenece, y también van a ir de acuerdo a la experiencia. Pero a veces no poseemos tanta como para apoyarlas y es así como nacen los “prejuicios”.

Nuestras opiniones conforman un cuerpo de conocimientos con los que juzgamos las nuevas ideas, si una nueva idea embona con el cuerpo de nuestro conocimiento, se le dará validez y se le considerará como real.

Por lo anterior antes de tomar una decisión, debe analizarse el tipo, ámbito, objetivo y finalidad de la misma, a qué temas o problemas nos estamos refiriendo, a que preguntas se quiere dar respuesta, qué personas están implicadas y tomar en cuenta todas las variables posibles para lograr la mayor efectividad.

c) Técnica o estrategia para la toma de decisión. ¿Cómo se decide?
Es importante y necesario seleccionar y analizar la técnica más adecuada para su utilización por la persona o equipo de personas responsables, sobre todo si se van a realizar una o varias reuniones. Existen varias técnicas de decisión que exploraremos mas adelante.

d) Tiempo. ¿Cuándo se tiene que decidir?
La eficacia de una decisión tomada viene determinada no sólo por la calidad de la misma, sino también por su oportunidad y adecuación al tiempo en que se aplica.
Es de gran importancia saber tanto el momento apropiado de tomar una decisión como el de que ésta se lleve a efecto y se ponga en práctica dentro de este tiempo requerido.

e) Personas afectadas en la toma de decisión ¿A quienes y como afecta?.
A la hora de tomar una decisión, conviene tener en cuenta a las personas o grupos que están o serán afectados por la decisión tomada. La información, la consulta o participación en la propia toma de decisiones por parte de los posibles afectados son factores que no hay que olvidar.
En un mundo ideal y totalmente autónomo, tomar una decisión se reduciría a hacer lo que uno piensa que debe hacer y a identificar los puntos clave y las causas del problema pero en el mundo en el que vivimos, además de nosotros existen otras personas con necesidades, deseos y exigencias propios que se cruzan con los nuestros. Nadie vive en un contexto separado del de los demás. Todo contexto se relaciona con otros, por lo que la persona misma se complica las cosas si pretende tomar sola una decisión en la que están involucradas otras personas. Por ello, es necesario saber cuándo incluir a otros en el proceso y cuando tomar uno solo las decisiones.

Cuándo no involucrar a otras personas
1. – Cuando la decisión sólo le afecte a usted.
2. – Cuando no tenga tiempo para consultar a otros y deba tomar la decisión de inmediato.
3. – Cuando usted es tan competente como cualquier otro para tomar la decisión y no exista razón para involucrar a alguien más.

Cuándo involucrar a otras personas
1. – Cuando la decisión le afectará al menos a una persona más.
2. – Cuando no cuente con los conocimientos o la habilidad para decidir.
3. – Para propiciar que otras personas acepten la decisión, mantener la cohesión o la moral del grupo, u obtener el compromiso de llevar a la práctica lo que se decida.
4. – Para propiciar que la gente que no pertenece a su grupo inmediato (por ejemplo, una gerencia de mayor jerarquía) acepte la decisión, si usted necesita apoyo.
5. – Para conseguir el apoyo o ayuda para la capacitación implicada por la decisión.
6. – Para reducir el riesgo de que la decisión resulte un fracaso.
7. – Para mejorar la calidad de decisión.

Involucrar a otras personas en una decisión hace posible ver de frente el problema y asegurarse de que las opciones de solución serán más exhaustivas y más congruentes con los hechos.