las dos cosas que debes hacer despues de cada reunion

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Todos hemos asistido alguna vez a reuniones largas, importantes, necesarias en las que se han tomado decisiones, en teora, importantes que despus han quedado en nada porque lo que se habla en ellas no ha tenido una traduccin prctica. Steve Jobs explicaba que esto era habitual en las reuniones a las que l asista hasta que decidi que hubiera una persona que tomara nota y se encargara de recordar a todos los asistentes lo que haba ocurrido en la misma.

A esa persona le llamaba DRI, individuo directamente responsable, cuya misin era enviar notas claras y concisas de lo que se haba hablado en esta reunin y hacia un seguimiento para que se cumplieran los compromisos adquiridos en la misma. Y es que disear y dirigir mejor las reuniones ayudar a hacer un mejor uso del tiempo de todos. Pero la documentacin de los compromisos y la gestin de los avances despus de que la reunin haya terminado tambin ayudar a hacer futuras reuniones ms productivas.

Las notas de la reunin

Cuando el DRI toma notas de la reunin y las distribuye no slo entre los asistentes sino entre todas las personas a las que pueda afectar de manera que se puede reducir el nmero de personas en las reuniones. Steve Jobs era una persona a la que no le gustaba que hubiera demasiada gente en los encuentros, slo los imprescindibles. Como dice un proverbio chino: La tinta ms plida es mejor que el mejor recuerdo o el ms espaol las palabras se las lleva el viento apoyan la visin de Jobs sobre la necesidad de poner negro sobre blanco los acuerdos a los que se lleguen en las diversas reuniones.

Esto quiere decir que para que las cosas que se han hablado en una reunin tenga efecto deben ser anotadas y recordadas porque sino muchas veces pasan al olvido y la finalidad de las reuniones debe ser tomar decisiones y marcar directrices importantes. Adems, las notas son una forma de influir sobre los dems, deben ser cortas y concisas. Para dar importancia a las notas, estas deben ser escritas antes de 24 horas despus de la reunin y mejor si son transmitidas a todos los interesados antes de que acabe el da. Eso revelar la importancia de lo hablado y acordado en dicha reunin.

Seguimiento de los compromisos

Para que algo suceda tenemos que ser contantes y hacer un seguimiento a los compromisos tomados en cada reunin. A menudo, los administradores, los presidentes, los directores, piensan que las personas son lderes con iniciativa naturales que slo necesitan una idea y la autonoma para conseguirlo. Sin embargo, hay personas comprometidas con talento que no siempre hacen lo que dicen que van a hacer y no deberan sorprenderte cuando no lo hacen. La gente se escabulle si est abrumada con demasiado trabajo. Si quieres que un proyecto sea completado tienes que seguir muy de cerca y constantemente los compromisos adquiridos y esa misin la tiene tambin el DRI.

Segn el autor esto es lo que funciona. Al final de cada tema en una reunin, hacer una pausa para ponerse de acuerdo sobre los prximos pasos y establecer compromisos concretos con plazos claros, que la gente sepa que pueden negociar en el momento en que se hacen los compromisos, especialmente con respecto a las fechas de vencimiento, no usar la frmula en la prxima reunin como la fecha de vencimiento, dejar claro que cada compromiso se cumplir segn lo acordado. Adems es importante asignar a alguien para registrarse en intervalos adecuados para garantizar los compromisos se mantendrn segn lo prometido o reevaluado si algo inesperado surge.