los 7 errores mas comunes en la gestion del cambio organizacional.

Por Amanda Palazn.

Nuestra experiencia gestionando cambios organizacionales nos permite elaborar un listado con los 7 errores ms comunes en la Gestin del Cambio Organizacional. Aqu los tienes:

1. No interviene el patrocinador

Este es uno de los principales inconvenientes para la puesta en marcha y mantenimiento de un proyecto. La influencia que tiene la presencia del patrocinador, a travs de un buen discurso motivador, bien en un momento de crisis o al comienzo, es una de la claves del xito de los proyectos.

Es importante que el patrocinador transmita seguridad y coherencia al grupo, en el caso de tener que tomar una decisin, o en los momentos de crisis o estrs.

Si en alguno de estos momentos aparece el patrocinador, nos da la seguridad que necesitamos. Esta debe ser una aparicin preparada, no fortuita, Por qu?

Porque un error en estos momentos nos paraliza el proceso de cambio, las alarmas de las inseguridades se disparan.

De: En una encuesta del PMI de marzo de 2014, el 90% de los Directores de Proyecto encuestados consideran que el patrocinio de la Direccin es clave para que el proyecto tenga xito.

2. No hay una visin de proyecto.

De esto ya habla Kotter en su libro Al frente del cambio: Crear una visin que ayude a dirigir la iniciativa del cambio. La visin nos ayuda a comprender y clarificar el motivo del cambio.

Adems lo entendemos todos, los estratgicos y los tcticos. Ambos entendemos el motivo de este cambio y esto hace que nos sintamos parte de algo grande y no los ms desgraciados, a los que nos sacan de nuestras zonas de confort sin motivo alguno, por que alguien tuvo una buena idea debemos de unir en una direccin a la compaa y la visin, es aquello que nos gua.

Para lograr el cambio es muy importante construir una visin. Debemos saber comunicar en cinco minutos todo el proyecto, esto lleva mucho trabajo de equipo y tener muy claro el proyecto.

3. No se vende la idea y sus beneficios.

Desde que nacemos nos pasamos la vida vendiendo y negociando cosas, solo hay que observar una conversacin de nios de cinco aos. Sin embargo, segn vamos creciendo vamos dejando de utilizar esta valiosa competencia en lugar de desarrollar el arte de explicar las cosas y as conseguir una comunicacin ms eficaz.

Conseguir vender la idea, si consigues vender la idea, consigues compradores, el cambio se realiza de forma ms natural. Hablemos de los beneficios de este cambio, demos respuesta a la pregunta Por qu?.

4. No se estudian ni planifican las Resistencias al cambio.

Es muy importante empezar la casa por los cimientos, sin embargo siempre empezamos por el tejado. Lo primero es aprender a estudiar las posibles resistencias del proyecto. Evaluar con las herramientas que existen de resistencia al cambio, las cuales nos ayudan a evitar el 50% de los problemas.

Aunque siempre vamos a tener imprevistos, podemos conocer hasta un 50% de posibles resistencias. Si adems somos sistemticos y trabajamos con profesionales, tenemos histricos por los que sabemos algunas posibles resistencias con ms seguridad.

Una vez que las conocemos podemos planificarlas y combatirlas antes de tiempo. As conseguiremos que los cambios cada vez sean menos traumticos y generar una cultura de cambios, lo cual nos hace ms competitivos en el mercado.

5. No se tiene en cuenta la cultura organizacional o corporativa.

La cultura organizacional es una de las formulas mgicas de gestionar un cambio. Generar una cultura de cambio, de cambio en positivo, forma un tipo de compaas, compaas de alto rendimiento.

Si los componentes de la compaa sienten que son parte de un fin y conocen la direccin por la que tienen que trabajar, es decir, los objetivos, pueden tener mayor autonoma y a la vez cooperar y participar de los valores de la compaa. Las personas no se adaptan a los puestos, sino los puestos a las personas. La consecuencia de esta forma de trabajo es que somos ms productivos y a la vez ms felices, porque disfrutamos de lo que hacemos.

Tener en cuenta las culturas corporativas es muy recomendable, pero tambin las culturas de las regiones, e incluso las culturas de reas. Creen que es lo mismo gestionar un cambio en el rea financiera que en el rea de negocio? Pues no tiene nada que ver!. Cuanto ms conozcas las culturas menos errores emocionales cometers y ms credibilidad tendrs.

Conocer la cultura es preocuparte por lo importante, por la persona, por el corazn.

Imagina que te invitan a cenar a una casa y llevas unos dulces de postres de la mejor pastelera de tu zona, en principio es una buena idea, No?. O al menos eso pensamos la mayora de nosotros.

Primera situacin posible: te presentas con los dulces

Ahora imagina que uno de ellos es diabtico. Hubiese sido mejor preguntar Qu te gustara que llevara? o Qu les parece si llevamos unos dulce? que presentarte en su casa sin preocuparte de las personas.

Segunda situacin posible: llamas y preguntas

Hola! Para esta noche estbamos pensando llevar nosotros el postre, Les va bien que lo llevemos nosotros? Qu les parece unos dulces de la pastelera Dulces?

Ellos responden: Dulces no por favor, yo no puedo comerlos.

En cul de las dos situaciones te sientes importante y que se preocupan? Con cul de las dos situaciones e has ganado a los anfitriones?

6. No contratamos profesionales del cambio

Se imagina que la empresa hace un proyecto de reingeniera de procesos y no cuenta con un consultor experto? O que una compaa prepara un ere y no cuentan con un profesional que conozca la forma legal de realizarlo? O se trasladan de edificio y no contratan una mudanza?

Pues con el cambio es igual, es necesario tener al lado un profesional del cambio, lo que sita las posibilidades de xito en el 80% en la implantacin. Adems es una frmula de ahorro de costos importantes. Podemos conseguir un 30% de ahorro. Cmo? Si logramos el cambio en un ao en lugar de dos aos o tres, entre otras frmulas.

Con un equipo de profesionales tanto internos como externos conseguimos aumentar elcompromiso de los empleados, lo que se traduce en un incremento del engagement de la empresa.

Las empresas que utilizan consultores expertos tienen un 86% de xito en la implantacin frente a las empresas que no se apoyan en experto en cambio que obtienen un 29% de xito en la implantacin. Datos PMI 2014.

7. No se consolida el cambio.

No hace mucho estuve en una empresa que llevaba dos aos implantando un CRM. Cuando pregunte qu tal iba la implantacin obtuve las siguientes respuestas:

La alta direccin: No lo hemos conseguido, no tenemos datos. Seguimos buscando la formula.La direccin contest: Ha sido horrible pero ya est implantado.El mando medio que lo escuch, se sonri de forma pcara y sin que nadie e oyera me dijo: Si si, implantado.

Cuando me sent con el comercial para hacer una jornada de acompaamiento, pude confirma la sonrisa del mando medio. No slo, no estaba implantado, sino que haban vuelto a trabajar de la misma manera que lo haca anteriormente.

Menos del 40% de los proyectos han alcanzado los objetivos de negocio un ao despus de la implantacin. Datos de KPMG

Los expertos en cambio, trabajamos la consolidacin, dndole la misma importancia que a la planificacin e implantacin. Como deca K. Lewis. Congelar- Descongelar Congelar. O enHCMBOK, lo gestionamos en la fase de produccin. Pero de esto hablaremos en el siguiente post.

Como dice Vicente Gonalves: Gerenciar el cambio es humanizarlo