los gastos generales y el control de los costes indirectos

Manuel Daz Aledo

Un tema clave en la gestin econmica de empresas y negocios es el papel que en sus costes y en la cuenta de resultados juegan sus gastos generales. Asunto, ste, serio e importante, a la par que descuidado con mayor frecuencia de la que pueda parecer. En las lneas que siguen voy a acudir a mi larga experiencia como consultor, asesor y auditor de cuentas en el mundo de la empresa. Y mantengo, con toda la rotundidad, que este tema de los gastos generales y los costes indirectos est sumido en las nieblas del desconocimiento y de la desatencin en muchas ocasiones.

Qu son gastos generales?
Debemos de partir del hecho de que existe una gran confusin terminolgica y falta de sistematizacin sobre los diversos apartados de los costes de una empresa. No todos entienden lo mismo por idnticos trminos. Hay mucha literatura vertida durante muchos aos sobre todo esto. As que debemos definir bien de que hablamos, para poder entendernos. Y, adems, el concepto de gastos generales se superpone con el de costes indirectos, hasta el punto de que resulta ya difcil la distincin entre ambos.

Se podra considerar que son gastos generales a los que entran en un gran cajn de sastre, una vez excluidos, en forma muy resumida, los costes de las compras de materias primas y mercancas necesarias en mayor o menor medida para la fabricacin o actividad de la empresa, los costes de personal, los impuestos y los gastos financieros. Al hablar de gastos generales, se tiende a pensar en los que quedan una vez que se dejan aparte todos los necesarios para llevar directamente la actividad de la empresa, sea sta fabricante, comercial o de servicios. Y eso nos acaba conduciendo a los costes indirectos. Vemos, pues, que hablar de gastos generales es menos claro que hablar de gastos o costes indirectos. En ocasiones, se consideran gastos generales a los que son comunes a diversas reas organizativas de la empresa. Tampoco parece ste un criterio claro para su correcto tratamiento.

Cuando se piensa en gastos generales se estn considerando los que se suman al gasto en materias primas y mano de obra. Esto engloba rbricas tan dispares como sueldos de la estructura de mando y direccin, departamentos administrativos, servicios de mantenimiento y conservacin, personal y gastos de almacenamiento y muchos ms. Pero no continuamos por ese camino ya que, como veremos a continuacin, una sistematizacin ms profunda y prctica nos lleva a diferenciar bien lo que es gasto y lo que es coste, que son cuestiones dispares.

Diferencias entre gasto, coste, inversin y pago
Los economistas sabemos ya, desde nuestros aos de estudiantes de contabilidad, que esos cuatro conceptos son diferentes. Solamente comprendiendo bien esa distincin entre ellos, podremos profundizar en el tema que nos ocupa en este trabajo. Nos apoyamos en un clsico de la literatura contable espaola: el libro de Teora econmica de la Contabilidad del Prof, Jos Mara Fernndez Pirla.

Seala Fernndez Pirla, siguiendo al profesor Pedersen, que los costes son el consumo valorado en dinero de bienes y servicios para la produccin que constituye el objetivo de la empresa. Extendemos, nosotros, esa definicin al mbito de las actividades comerciales y de servicios, para las que es vlida tambin. Pero los costes, sigue sealando Fernndez Pirla, no son una magnitud inequvocamente determinada. Con frecuencia, tenemos dificultades claras para su evaluacin y debemos de acudir a estimaciones para su valoracin. El coste se mueve en el mbito interno de la empresa, de puertas adentro podramos decir. El coste es un elemento de la valoracin de los distintos componentes que intervienen en la actividad de la empresa.

El trmino gasto, que se contrapone al de ingreso, es de mbito externo. Se puede considerar como una contrapartida de los pagos que hace la empresa. Los gastos se pagan de una u otra forma. Es obvio, de acuerdo con esto que hay costes que conllevan un gasto y otros no, pero siempre que consideremos gasto en este sentido. Los costes de mano de obra llevan consigo el gasto y su correspondiente pago. Las dotaciones a la amortizacin del Inmovilizado o las provisiones por impago de clientes, por citar dos ejemplos, no conllevan su gasto y su pago. Solamente, cuando los gastos representan consumos, en sentido amplio, en los procesos de la actividad de la empresa, estaremos ante gastos que son costes.

La diferencia entre ambos, costes y gastos, se hace mayor cuando se habla de gastos en adquisicin de bienes inmuebles, maquinaria, vehculos y dems elementos del Inmovilizado Material, Inmaterial y Financiero. Estamos, entonces, ante los llamados gastos de inversin o inversiones, a secas. As que, en el argot contable y econmico, se diferencian los gastos de las inversiones. Los primeros seran los que corresponden a consumos para los procesos y las inversiones, aquellas que se dirigen a la adquisicin de las infraestructuras empresariales o bienes del Inmovilizado, con vida duradera en el tiempo. Las inversiones se convierten en costes, en la medida que se aplican las dotaciones a la amortizacin de aquellas a lo largo de la vida til de los bienes.

Nos quedaran los trminos ingresos y pagos que, por lo general, se consideran en el campo de los movimientos de tesorera. Ingresos se equipara a entradas de fondos y pagos a las salidas de los mismos. Se sitan, en consecuencia, en otros planos distintos a los de la asignacin econmica de los costes, gastos e inversiones. Los ingresos y los pagos estn en el plano de los movimientos de dinero y otras formas de tesorera.

Por tanto, volviendo al fondo del trabajo que ahora nos ocupa, debemos de centrarnos en los costes, como elementos clave de evaluacin de la actividad empresarial y de sus ciclos productivos, econmicos y financieros.

Los costes indirectos
Abandonando el confuso concepto de los gastos generales, vamos a centrarnos en los costes indirectos. Estos son, obviamente, aquellos que no son directos. Y se suele denominar directos a los costes de materiales y materias primas y al de la mano de obra (directa). Es decir, se hace una distincin entre lo que participa de forma inmediata y directa en lo que constituye la actividad de la empresa y el resto. Si la empresa est funcionando, es decir desarrollando una actividad, se producen costes directos. Si, existiendo la empresa, est parada y sin actividad, no existen costes directos, pero s indirectos. Esto se debe a que los indirectos estn vinculados a la estructura de la empresa y se producen, en mayor o menor cuanta, desde el momento en el que existe la empresa y tiene un Inmovilizado y alguna estructura de personal.

La distincin entre directo e indirecto no siempre es tan clara. Lo directo suele ser medible y lo indirecto, en muchas ocasiones, no lo es. El trabajo directo es el que realiza la produccin, comercializacin o prestacin de servicios. Pero, generalmente, requiere la existencia de unos costes en instalaciones o infraestructuras empresariales, de una direccin y administracin y de una red comercial. Es decir, de unos costes indirectos.

En muchas ocasiones se oye decir que los costes indirectos son los costes improductivos y que, por eso, hay que disminuirlos al mximo. Esto es absolutamente incorrecto y fruto de modos de hablar y de pensar del mundo de la produccin. Para un departamento de produccin el nfasis suele ponerse en las materias primas y materiales que consumen y en el personal necesario. Tambin, por pura necesidad, en las mquinas e instalaciones con que cuenta, en su adecuacin a los procesos y en su mantenimiento. Todo lo dems, no cuenta. Es improductivo!, dicen. Es un lastre que llevan a cuestas y soportan! As, en muchas ocasiones, la fuente productora de los indirectos se pretende limitar sin ms consideraciones.

Pero, el trabajo de un jefe de taller o de un encargado de produccin o de almacenes, es productivo o improductivo? Podramos decir nosotros, son necesarios o no? se puede prescindir de ellos o no? sta es la cuestin. Lo que es prescindible, no es necesario y, si no es necesario, prescndase de ese coste. Pero, si no se puede prescindir del jefe de taller o el encargado de produccin o de almacenes, estaremos ante un coste indirecto necesario para el proceso. Luego, productivo al fin y al cabo, ya que sin ese coste no habra actividad. Por tanto, el debate de lo productivo o improductivo no conduce a nada y sera ofensivo para el bueno del jefe de taller o el encargado que estamos considerando. Y, de igual manera, sucedera con el Gerente o Director de la empresa, el Director Administrativo, el pen de almacn o la seorita o el seor que atiende el telfono o trabaja en tareas de secretaria o administrativas, por poner unos pocos ejemplos.

Y Qu pasa con la luz de los pasillos y oficinas, el agua de los servicios, los gastos en telfonos y mviles, el combustible de los vehculos, los seguros de responsabilidad civil o de inmuebles o los gastos en formacin del personal, por seguir dejando caer un goteo de conceptos de gasto? Lo mismo, si estn bien aquilatados en su dimensin, son costes indirectos necesarios para los procesos.

En lo referente al personal, suele considerarse indirectos, generadores de costes indirectos por tanto, a:

personal de direccin y jefes
mandos intermedios
personal de almacenes y transportes
personal de administracin y RRHH
personal de mantenimiento y limpieza
personal subalterno
personal de control de calidad
personal de mtodos y sistemas
personal informtico
etc.

Y son costes indirectos, una larga serie de gastos, incluidos en los diferentes epgrafes del PGC, que no constituyen gastos en materias primas, mercancas y otros consumos, ni mano de obra directa. A continuacin, hacemos una breve enumeracin de gastos o grupos de gastos ms comunes que constituyen, generalmente, costes indirectos:
Salarios de personal indirecto de las diversas secciones antes mencionadas
Otros gastos de ese mismo personal
Gastos sociales de ese mismo personal
Tributos y tasas diversas
Gastos de investigacin, desarrollo e innovacin
Alquileres o arrendamientos de inmuebles (locales, naves, oficinas)
Cuotas de renting
Gastos de mantenimiento, reparacin y conservacin
Gastos de limpieza
Pequeo utillaje y herramientas
Consumos de electricidad (excepto consumos para produccin)
Consumos de combustible para calefaccin
Consumos de agua
Honorarios de asesoras, auditoras y otros profesionales
Primas de seguros
Portes y gastos de transporte
Gastos en comunicaciones
Gastos de viaje, desplazamiento, manutencin y estancias del personal en otras localidades (excepto los que se puedan asignar como costes directos)
Gastos de publicidad y relaciones pblicas
Gastos en material de oficina
Gastos de correos y mensajera
Cuotas de publicaciones profesionales o empresariales
Cuotas de Asociaciones y Colegios Profesionales
Gastos financieros
Dotacin amortizacin del Inmovilizado

Citamos, de pasada ya que no constituye materia del trabajo que estamos exponiendo, que los costes indirectos se incorporan a los procesos de estimacin, determinacin o clculo de los costes totales de una empresa, mediante el mecanismo de su asignacin o reparto entre las distintas reas funcionales de la empresa o a los productos o familias de productos fabricados o comercializados o de servicios prestados por ella, de acuerdo con los criterios de imputacin que se establezcan.

El control de los costes indirectos
Con frecuencia en nuestra vida profesional, recorriendo multitud de empresas y negocios, nos hemos encontrado con cuestiones como las siguientes:

Exclusin de todo tipo de control y medida de los costes indirectos.
Por contraste con lo anterior, conocimiento bueno o muy bueno de los costes directos (materiales y mano de obra), as como un adecuado control de los mismos.
Falta de atencin a los costes indirectos.
No darles importancia o renunciar a su control.
Desconocimiento de cmo llevar un control de los costes indirectos
No tenerlos en cuenta para el clculo de los costes y la determinacin de los precios de productos y servicios.
Considerar unos costes indirectos, pero ignorar otros.
Funcionar con precios incorrectos o que no cubren la totalidad de los costes, directos ms indirectos.
Falta, en definitiva, de unos criterios orientadores bsicos de los costes y su medida.

Los costes indirectos, que pueden variar mucho de unos sectores de actividad a otros, no pueden dejarse nunca de lado. Hay que tenerlos en cuenta. Y hay que conocerlos o tratar de conocerlos. La contabilidad general de la empresa tiene, entre otras muchas ventajas, la de que registra todos los gastos y pagos de la empresa y, si es llevada correctamente, gran parte o todos sus costes. Y lo hace, minuciosamente, justificante a justificante o lo que es lo mismo, gasto a gasto, pago a pago. Por eso, a travs de una buena informacin contable, se puede tener un buen conocimiento de los costes indirectos.

Para su control, es bueno hacer cuadros con un cierto desglose segn su diferente naturaleza e ir llevando, a los mismos, mes a mes las diferentes cifras facilitadas por la contabilidad o fruto de estimaciones apoyadas en ella. Es, igualmente, deseable hacer presupuestos anuales de esos gastos indirectos, ms o menos agrupados. Con estos presupuestos se puede, inicialmente, racionalizar los mismos, adecundolos a las necesidades tericas o previsiones. Y, despus, peridicamente, confrontar estas previsiones con la realidad. Y analizar las diferencias importantes o desviaciones. Esta es una forma de llevar el control de toda esa lista de gastos indirectos y la experiencia de cada ao, nos servir para aquilatar ms las previsiones para el ejercicio siguiente.

Por qu controlar los costes indirectos?
Nosotros ya controlamos, muy bien, los costes directos, los importantes, lo otro ya sta es una frase que hemos escuchado en diversas ocasiones. Pero que, con frecuencia, encubre un gran peligro. En muchas ocasiones, los costes indirectos alcanzan un valor econmico elevado y son, porcentualmente, importantes en el total de los costes de la empresa. Dejarlos de lado, campando a sus anchas, puede deteriorar mucho las cuentas de resultados. Y, adems, de qu vale controlar hasta el ltimo gramo de mercancas y materiales o el trabajo del personal obrero al segundo, si despus queda libre de control todo lo dems? Los indirectos se pueden comer los mrgenes empresariales y triturarlos. Pueden hacer pasar los costes de explotacin a nmeros rojos y muy rojos sin apenas enterarnos. Exageramos algo esta nota, pero es para poner nfasis en la necesidad de su control.

Y aqu hay que evitar otro tipo de conducta de la direccin o de los mandos. Nos referimos al control que, en ocasiones, se hace de pequeas partidas de costes indirectos. As, a veces, los folios de papel, los bolgrafos o los vasos de agua de plstico son vigilados, seguidos y guardados con el mayor de los rigores. Y nada ms. Es fcil comprender que esto es el chocolate del loro. Todo hay que controlarlo, pero con sentido comn. Todo influye en alguna medida, hasta esa luz del pasillo encendida todo el da, quizs innecesariamente. Pero hay que hacer un plan global de control que abarque todo el espectro de los costes indirectos.
En definitiva, que hay que extremar el cuidado sobre estos costes y seguirlos minuciosamente, dada la tendencia, muy extendida, de que se escapen de control y se expandan en todas direcciones. Y es buena medida, responsabilizar a quien est al frente de cada departamento, rea o seccin de la empresa, de los que corresponden a su esfera de responsabilidad y mando. Que cada uno cuide de sus indirectos!. As resultar ms fcil el control global de la totalidad en la empresa. Y lo agradecer su cuenta de resultados al final del ejercicio.