normas iso en las pymes

Las Normas ISO 9000 son un conjunto de enunciados establecidos por la Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO), donde se especifican los elementos que debe integrar elSistema de Gestin de la Calidad de una organizacin y cmo deben funcionar en conjunto estos elementos para asegurar la calidad de los bienes y servicios que produce la empresa. El ISO 9000 especifica la manera en que una organizacin opera sus estndares de calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio.

De la familia de normas que integran la ISO 9000 destaca la ISO 9001:2008: Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos por ser la nica norma que se puede certificar y por ser aplicable a organizaciones de cualquier tamao, interesadas en sistematizar la gestin y obtener la mxima rentabilidad y eficacia a la vez que lograr la satisfaccin de los clientes. Dicho en otras palabras, gracias a la implantacin de la ISO 9001:2008 las empresas logran mejorar la calidad, siendo una medida para aumentar su competitividad mediante procedimientos estndar ya probados y verificados en otras empresas. En Espaa, esta medida se ha adaptado bajo la denominacin UNE-EN-ISO 9001:2008.

Como se ha comentado anteriormente, la aplicacin de la norma ISO 9001:2008 puede realizarse tanto en grandes empresas como en pequeas y medianas. En esta ocasin vamos a centrarnos en la aplicacin de la Norma ISO en las PYMES, por constituir la mayor parte del tejido empresarial en Espaa, analizando sus ventajas y los problemas encontrados.

Empezamos definiendo el concepto de PYME: Qu es una PYME? La Comisin Europea adopt el 6 de mayo de 2003 una Recomendacin sobre la definicin de PYME, que modificaba la recomendacin de 1996. Dicho texto define 3 tipos de empresa: autnoma, asociada y vinculada, y fija un mtodo transparente para calcular los lmites financieros y de nmero de empleados. Esta definicin est vigente desde el 1 de enero de 2005 y se resume en el siguiente cuadro:

Recomendacin de 1996Recomendacin de 2003Categora de empresaEfectivosVolumen de negocioBalance generalVolumen de negocioBalance generalMediana<250<=40 m <= 27 m <= 50 m <= 43 m Pequea<50<=7 m <= 5 m <= 10 m <= 10 m Micro<10<= 2 m <= 2 m

Un informe de la Comisin Europea del ao 2013 revel que en la Unin Europea de los 25 pases en torno a 23 millones de PYMES aportan aproximadamente 75 millones de puestos de trabajo y representan el 99% de todas las empresas.

Sin embargo, existan diferencias entre unos pases y otros. En el caso espaol, no se ha adaptado esta nueva definicin hasta 10 aos despus. En octubre de de 2013, el Banco de Espaa redefini las PYMES introduciendo una menor exigencia de capital para prestar a empresas de hasta 250 trabajadores, con 50 millones de facturacin y 43 millones de activos. Los bancos se quejaban en multitud de ocasiones de que la normativa espaola de crdito era ms estricta que la europea en cuanto a consumo de capital. Esta medida ha favorecido la concesin de ms crditos a las PYMES, con un tratamiento favorable a efectos del clculo de exposiciones ponderadas por riesgo.

Este cambio en la normativa impulsado por el Banco de Espaa ha tenido su repercusin en las PYMES y, consecuentemente en la aplicacin de la Norma ISO en las PYMES.

VENTAJAS DE LA IMPLANTACIN DE LA NORMA ISO 9001:2008 EN PYMES

La Norma 9001:2008 es una norma cuya implementacin genera grandes ventajas para la pequea y mediana empresa. A continuacin detallamos algunas de las ventajas que aporta la Norma ISO en las PYMES:

Permite a las PYMES situarse al nivel de empresas ms grandes, equiparndose en eficiencia y compitiendo en igualdad de posibilidades en el agresivo mercado actual englobado dentro de un entorno en constante cambio.

Posibilidad de cumplir con clientes que cada vez requieren proveedores certificados.

Generar confianza entre proveedores y clientes.

Mejora de la eficiencia y de la productividad de las PYMES que lo aplican, representando un valor aadido para los cada vez ms exigentes destinatarios de un producto o servicio, esto es una mejora de los sistemas propios, la documentacin y los proveedores en cuanto a desempeo.

Supone una plataforma ideal para avanzar hacia otras certificaciones de sistemas de gestin del medio ambiente, la seguridad o la responsabilidad social corporativa.

Y lo ms importante, mejora la eficacia de un sistema de gestin de la calidad basado en el ciclo de mejora continua (Planificar, Hacer, Comprobar, Actuar).

Consecuentemente, la implantacin de esta Norma en las PYMES generar beneficios en tres aspectos diferentes: ante el mercado, ante los clientes y para la gestin de la empresa:

Beneficios ante el mercado: mejora de la imagen de los productos y/o servicios ofrecidos, favorecer su desarrollo y afianzar su posicin, ganar cuota de mercado y acceder a mercados exteriores gracias a la confianza que se genera entre clientes y consumidores;

Beneficios ante los clientes: aumento del grado de satisfaccin, eliminacin de mltiples auditoras con el correspondiente ahorro de costes, acceso a acuerdos de calidad concertada con los clientes;

Beneficios para la gestin de la empresa: servir como medio para mantener y mejorar la eficacia y adecuacin del sistema de gestin de la calidad, al poner de manifiesto los puntos de mejora; cimentar las bases de la gestin de la calidad y estimular a la empresa para entrar en un proceso de mejora continua; aumentar la motivacin y participacin de personal, as como mejorar la gestin de recursos; mayor entendimiento de la organizacin, sus procesos y las responsabilidades; mejor gestin del conocimiento: disminucin e inmunidad a la rotacin de personal, procedimientos documentados, personal ms capacitado; control y estandarizacin de las operaciones; administracin por objetivos, medicin contra indicaciones de proceso y personas.

PROCESO DE IMPLANTACIN DE LA NORMA ISO 9001:2008 EN UNA PYME

Pero una vez que sabemos la teora acerca de la Norma ISO 9001:2008, las ventajas y beneficios que genera esta Norma ISO en la PYME, llega la hora de la verdad, de ponerlo en prctica. Este es un aspecto clave del proceso y, en ocasiones, llega a ser una fuente de conflicto interno de la empresa. Cmo realizar el proceso de implantacin de la Norma ISO en la PYME adecuadamente?

La implementacin de un Sistema de Gestin de la Calidad, siguiendo la Norma ISO 9001:2008, se efectuar en concordancia con las caractersticas definidas por la propia PYME con el fin de favorecer la organizacin y la sistematizacin de los procesos necesarios para la gestin y la mejora, a la vez que determinar con mayor competitividad los desafos del mercado globalizado en que vivimos.

A este respecto, los criterios para implementar un Sistema de Gestin de Calidad pueden dividirse en dos grupos principales: los aspectos internos (mejoras internas de calidad en forma de una mejor gestin de los pedidos, un sistema ms eficiente para inventariar el stock o la reduccin de costes) y los aspectos externos (tasa reducida de reclamacin, mejor imagen, diferenciacin mediante una estrategia de calidad a largo plazo).

Con el fin de facilitar la labor de implantacin de la Norma ISO 9001:2008 en la PYME es recomendable que la organizacin siga estos 5 pasos:

1. Definir los procesos y el flujo de procesos de la organizacin.

2. Documentar procedimientos, instrucciones y formatos.

3. Capacitar al personal e implementar lo definido en los procedimientos (preferentemente soportados por alguna herramienta tecnolgica). Proporcionar y mantener los recursos necesarios para el funcionamiento adecuado.

4. Medir el desempeo de los procesos y las personas.

5. Establecer un mtodo prctico para mejorar los procesos, incluyendo cmo detectar los problemas y resolverlos de raz.

Sin embargo en nuestro pas nos encontramos con un porcentaje amplio de micropymes, compuestas por menos de 10 trabajadores. Suele tratarse de empresas familiares, autnomos con algunos trabajadores o emprendedores con expectativas de futuro, que presentan unas estructuras muy reducidas y con unos recursos escasos.

Ante este escenario, en muchas ocasiones les resulta dificultoso y costoso implantar la norma ISO 900 al encontrarse con dificultades tales como:

Inversin econmica importante.

El personal encargado de su implantacin (generalmente el gerente o algn administrativo de la empresa) no posee la formacin especfica para llevar a cabo con xito.

Documentacin demasiado extensa, con procesos complejos de revisin y aprobacin de documentos, grandes manuales y numerosos procedimientos.

Registros complicados y con gran cantidad de campos, que en ocasiones el personal no es capaz de rellenar.

Periodos largos de implantacin, superiores a 3 meses, provocando como consecuencia que la implantacin de la norma ISO 900 decaiga y se convierta en una carga pesada que debe finalizarse.

Necesidad de gran dedicacin del equipo de la empresa para elaborar, revisar, aprobar los documentos; rellenar los extensos formularios y registros; planificar y realizar reuniones; escasez de recursos tcnicos y humanos, etc.

OTRAS NORMAS ISO EXISTENTES

Aparte de esta norma ISO 9001:2008 enfocada especialmente a las PYMES, existen ms normas ISO de aplicacin en el mbito profesional como explicbamos en artculos anteriores. Entre ellas destacan las siguientes normas:

La ISO 14001 de Sistemas de Gestin Ambiental: es la norma encargada de acreditar los sistemas de gestin medioambiental en las empresas. Su principal objetivo es permitir que una organizacin desarrolle e integre una poltica y unos objetivos que incluyan los requisitos legales necesarios as como informacin relativa a los aspectos ambientales ms importantes. Con el fin de resolver las principales problemtica derivadas de la aplicacin de esta norma 14001, es recomendable realizar un Curso de Gestin Ambiental ..

La ISO 10667 de Prestacin de servicios de evaluacin: procedimientos y mtodos para la evaluacin de personas en entornos laborales y organizacionales: es una norma enfocada al mundo de Recursos Humanos, entre cuyos principales objetivos se encuentra conseguir procesos de evaluacin de calidad, facilitando la transparencia y el rigor en la relacin cliente proveedor o garantizar los derechos de las personas evaluadas.

La ISO 26000 Responsabilidad Social: marca las directrices referidas a Responsabilidad Social, segn establece la Organizacin Internacional para la Estandarizacin.

Por lo tanto, es importantsimo la implementacin de las normas ISO en las PYMES, bajo un Sistema de Gestin de Calidad, con el fin de mejorar la eficiencia y favorecer la competitividad a la vez que se gestionan los procesos de la organizacin.