nueve errores que convierten las reuniones en improductivas

Por RAL ALONSO(@raulalonsoenred)

Y para esto, toda la tarde encerrados en el despacho del jefe. Haz un rpido clculo mental: cuntas horas puedes emplear en improductivas reuniones de trabajo? Seguro que ms de las deseables. Sin duda, se trata de una de las herramientas ms efectivas, pero slo si aprendemos a respetar las reglas. Quien convoca es el responsable de organizarlas y dinamizarlas, y para hacerlo es suficiente con respetar un sencillo protocolo.

La sociologa laboral defiende que los correos electrnicos, llamadas, reuniones y los propios jefes son los cuatro principales agentes de distraccin del puesto de trabajo. Si no quieres que te preceda el sambenito de jefe pesado, aprende a racionalizar los encuentros con tu equipo, es suficiente con reflexionar, dedicar unos minutos a su preparacin y utilizar el sentido comn.

Error 1: Reuniones no justificadas

Lo ms comn es que una reunin se convoque para tomar una decisin importante, resolver un problema o trasladar una informacin relevante a la organizacin. Es importante que antes de descolgar el telfono o mandar un correo tengamos claro si el encuentro est justificado: realmente es imprescindible reunir al equipo?

Hay muchos problemas que se pueden resolver con una pequea ronda de llamadas, un correo electrnico o herramientas como Doodle, que permiten recabar la opinin de diferentes personas sobre una cuestin concreta de forma rpida y efectiva. Si una vez estudiadas otras posibilidades llegamos a la conclusin de que la reunin es la mejor va para afrontar la situacin, adelante, llega el momento de convocarla pero con la debida preparacin.

Error 2: Actuar de manera improvisada

Salvo excepciones justificadas, la reunin se debe convocar con antelacin suficiente para no interrumpir las agendas de los participantes, y no menos importante, para que puedan preparar su intervencin.

Error 3: No facilitar informacin previa

Directamente relacionado con el punto anterior, adems de la fecha y hora, en la convocatoria se debe incluir una explicacin del motivo de la reunin, especificando el objetivo de la misma. Tambin conviene indicar quines van a estar presentes y lo que se espera de cada uno de ellos. En ocasiones se pretende abordar diferentes temas en un mismo encuentro, en estos casos hay que especificar el orden del da priorizando los asuntos.

Tambin se debe fijar la hora estimada de finalizacin, es la mejor manera de no alargarla de modo peligroso: uno de los mayores problemas de las reuniones en la empresa espaola es su duracin, muchas de ellas por encima de las dos horas, lo que va en contra de todas las recomendaciones para las reuniones ejecutivas. Si se considera imprescindible prolongarla, conviene programar un receso.

Algo que no se suele hacer es facilitar documentacin previa. En muchas ocasiones quien convoca tiene informacin escrita sobre el asunto que se va a tratar, pero se espera a la reunin para ponerla sobre la mesa. Otra equivocacin. Cuanta ms informacin tengan los participantes con antelacin, ms opciones tendrn de reflexionar y ms meditadas sern sus aportaciones, lo que es sinnimo de eficacia: en un pas que adora la conversacin no hay mayor peligro que allanar el terreno a improvisadas exposiciones orales.

Error 4: Falta de puntualidad

Nada ms desmotivador que esos minutos de espera para que todo el mundo tome asiento. Si se ha fijado una hora de inicio, hay que respetarla, esto tambin incluye al jefe. Para incentivar este compromiso con el reloj, se pueden instaurar prcticas como que el ltimo en llegar pague o sirva el caf o se encargue de redactar el acta de la reunin.

Error 5: No marcar las reglas del juego

Quien convoca o ejerce la moderacin debe informar a todos los asistentes sobre las normas que van a gobernar el encuentro. Entre ellas es importante sealar que se espera una participacin equitativa de todo el equipo; no or divagaciones sobre asuntos colaterales; prohibir las conversaciones paralelas; o evitar los comentarios fuera de lugar, sexistas u ofensivos. Fijar las reglas del juego no significa enrarecer el clima de la reunin; la irona y los comentarios jocosos procedentes ayudarn a crear un buen clima y a avanzar.

Error 6: No nombrar a un moderador

Ya sea el convocante y otra persona por l nombrada, toda reunin debe contar con un moderador que se encargue de que el encuentro avance hacia los objetivos previstos. Entre sus misiones destacan:

Tratar de que la reunin no se polarice en bandos enfrentados, lo que puede bloquear el pensamiento global.Combatir a los monologuistas. Que levante la mano quien no tiene un compaero que bloquea las reuniones con sus interminables peroratas. No es fcil combatir a estos personajes encantados de escucharse a s mismos, pero se puede contrarrestar su verborrea exigindoles que resuman su idea central o que concreten en tres sus sugerencias. Si no funciona, siempre quedan otros recursos como el lenguaje no verbal (una severa mirada a tiempo puede ahorrar muchos minutos a todos) o invitando a los dems a participar: Qu opinis sobre este tema?.Error 7: No fijar las conclusiones

El pensamiento colectivo convierte las reuniones en una efectiva fuente de creatividad, pero de poco sirve si nadie se encarga de concretar. El moderador debe ser capaz de identificar las aportaciones ms valiosas de la conversacin y el secretario (elegido con antelacin a tal efecto) ser el encargado de tomar nota, para que no se diluyan en el grueso de la conversacin. Si estas ideas fuerza son decisiones que se deben ejecutar, tambin habr que tomar nota de la persona o personas encargadas de ejecutarlas y quin las va a controlar.

Error 8: No levantar un acta

Quiz sera mejor hablar de resumen, pero de poco habr servido la reunin si al da siguiente los participantes no reciben un memorndum con las conclusiones de la reunin, acciones que se han de ejecutar, equipos implicados y tiempos de ejecucin.

Error 9: No recabar feedback

Una prctica no necesaria en cada reunin, pero que peridicamente es recomendable, es recabar la opinin de los asistentes. Se trata de hacer entrega a la finalizacin de la reunin de un breve cuestionario con preguntas cerradas: has comprendido el propsito de la convocatoria?, tenas informacin para opinar?, define brevemente tu aportacin o sugerencias para mejorar la prxima reunin, pueden ser algunas de ellas.