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Cuando se trata sobre una gestin de proyectos, puedes hacerlo de la manera que ms cmodo te vaya. Sin embargo, hoy vamos a hablar de Kanban, un mtodo que te ayudar a simplificar y mejorar los procesos.

El mtodo Kanban es una manera de trabajar para gestionar proyectos, la cual se caracteriza por ser simple de utilizar, y actualizable. Adems sirve para que gestiones el desarrollo del trabajo, de una manera efectiva y productiva.

Uno de los desafos al que ms nos enfrentamos durante el desarrollo de un proyecto, es la coordinacin de los equipos e intentar completar todas las tareas propuestas. Sin embargo, la mayora de veces tenemos problemas con su gestin. Es aqu donde el mtodo Kanban tiene su utilidad. No se centra tanto en la rapidez en la que se realizan las tareas, sino que es ms importante la calidad de estas.

Kanban viene del japons, que significa tablero visual, y es que esta metodologa mejora el flujo de trabajo a un buen ritmo, teniendo en cuenta el tiempo y el nmero de de productos que se necesitan en cada etapa. Apareci en Japn por primera vez, inventado por la empresa Toyota, con la filosofa de producir Lo que se necesita, cuando se necesita, y en la cantidad que se necesita.

Conociendo a Kanban

El proceso es bastante simple. Consiste en varias columnas puestas en un tablero de tareas, en la cual, cada estado concreto del proyecto est puesto en una columna. Es decir, que ha de haber el mismo nmero de tareas, como de columnas. Esto nos ayuda a saber en qu fase est nuestro proyecto.

Se mide desde el principio hasta el final., incluyendo todos los estados del proyecto, incluyendo la programacin, la seleccin de tareas, la ejecucin, etc.

Normalmente se utilizan Post-its en los que se escribe la descripcin de la tarea y la estimacin de la tarea, y se aade al tablero.

Esta tarea ir avanzando por todas las fases del tablero, hasta llegar al final. El objetivo de hacerlo as es su visualizacin, es decir, que es ms fcil ver el progreso del proyecto, y clarificar el mximo posible el trabajo, las tareas asignadas a cada equipo, las prioridades que se tienen, y la meta asignada. Sirviendo adems de un lugar donde todas las tareas estn centralizadas.

Al final de cada semana, se limpia la columna de completados, donde se encuentran todas las tareas que se han terminado, para poder aadir las nuevas tareas. Es importante mantener el tablero actualizado, y poner a una persona a cargo de que trabaje como moderador,

Una de las ideas del mtodo Kanban es finalizar de empezar, y empezar a finalizar, con esto se refiere a que el trabajo ha de estar limitado, y hay que evitar aadir ms tareas y centrarse en las que ya existen, de esta manera la atencin de los trabajadores se centra en unas actividades determinadas, y la calidad del proyecto aumenta.

Sin embargo, para conseguir que esta metodologa funcione correctamente hay que seguir 4 normas:

– Priorizar las tareas: Los empleados no pueden trabajar en varias tareas a la vez, ya que eso causa una prdida de efectividad y fluidez. Por eso es importante que empiecen por la tarea de ms alta prioridad.

– Respetar a los compaeros: Esto significa que cada empleado se ha de encargar de sus tareas, y se ha de respetar sus responsabilidades, sin sobrecargarlo con trabajos. Esto produce un ambiente de confianza.

– Adaptarse: Los empleados han de estar dispuestos a cambiar sus hbitos de trabajo, y adaptarse al nuevo sistema de trabajo. Para que el mtodo funcione hace falta que todos los integrantes del proyecto trabajen de la misma manera.

– Liderazgo: Se ha de motivar pra que haya liderazgo. Adems, cada uno de los empleados ha de ser responsable de sus tareas.

El mtodo Kanban muestra bastantes beneficios en cuanto se trata sobre gestin de proyectos. Se puede ver cmo consigue mejorar la productividad considerablemente, nos permite ver todas las tareas que tiene una persona en un proyecto, adems de permitirnos ver el tiempo invertido en cada proyecto.

Ahora que ya conoces el mtodo Kanban, puedes aadirlo en tu empresa para gestionar proyectos con xito.