planificar y organizar de forma efectiva

Tenemos mucho trabajo por hacer y poco tiempo. La planificación de tareas permite organizarte mejor y conseguir completar todos los retos que te propongas.

Pese a ser bastante común el achacar a la falta de tiempo el dejar tareas sin terminar o el no cumplir con las expectativas fijadas, en realidad se trata de la ausencia de organización de nuestra jornada o a la incorrecta gestión del tiempo que se desprende de:

Insuficiente planificación: puede derivar de la falta de autonomía, una jerarquía demasiado marcada, la utilización de métodos coercitivos e improvisados para el empleado, la aplicación de soluciones cortoplacistas a los problemas, la dificultad para delegar o la improvisación en las decisiones. Para evitar este problema la empresa debe tomar consciencia de su papel en la gestión de tiempo y tomar medidas para aumentar la autonomía individual y fomentar la toma de responsabilidad.

Falta de orden: si no se mantienen unos mínimos, la eficiencia se ve afectada ya que comienza a ser complicado encontrar archivos, es difícil recordar dónde se halla la información necesaria para trabajar y pueden perderse documentos importantes. Además de la pérdida de tiempo que ello supone se pierde la concentración, lo que impacta en la productividad. merece la pena invertir cada día unos minutos al final de la jornada en ordenar la mesa y el escritorio.

Pérdida de tiempo en el trabajo: actividades como reuniones, búsqueda, lectura y análisis de la documentación, charlas de trabajos, suelen considerarse consumidoras de tiempo, cuando en realidad suponen una inversión en minutos a lo largo de la jornada que consiguen optimizar de la jornada laboral.

La planificación es el mejor aliado para la consecución de metas ya que implica preparación y se estructura en torno a una distribución óptima del tiempo disponible. En definitiva, podría decirse que planificar es ganar tiempo, y la experiencia nos enseña que cuanto más tiempo se invierte en planificar menos tiempo se emplea hasta alcanzar los objetivos marcados. El resultado es de ahorro de tiempo en el cómputo global.

Este artículo trata sobre la planificación en la gestión del tiempo. Si quieres saber más de este tema, descarga nuestra nueva guía gratuita Claves para optimizar la gestión del tiempo de trabajo:
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Para optimizar la gestión del tiempo es indispensable una buena planificación, que debe apoyarse en:

El establecimiento de objetivos.

La elección de los medios más convenientes para alcanzarlos antes de emprender la acción, como planes y programas.

La toma de decisiones previa a la acción.

El decidir con anticipación lo que hay que hacer y cómo deberá hacerse.

Un minuto invertido en planificación de actividades ahorra hasta diez en la ejecución de las mismas. El procedimiento a seguir puede asemejarse al siguiente:

A última hora de la jornada confeccionar una lista de actividades por hacer.

A primera hora de cada día, revisar la lista antes de empezar.

Evaluar el grado de urgencia e importancia de cada tarea y establecer prioridades.

Ir marcando en la lista cada actividad completada y actualizarla cuando sea necesario o si se produce algún cambio que afecta al orden de ejecución programado.

Existen algunos trucos que optimizan el rendimiento, entre los más prácticos se encuentran:

Posponer, cuando sea posible, las actividades que más nos gustan para el final en vez de retrasar la ejecución de esas otras que resultan más engorrosas, que más trabajo nos cuesta hacer o menos nos gustan. Cuanto antes nos quitemos este asunto de encima menos tiempo dedicaremos a pensar en él y más podremos invertir en otros temas de más fácil solución.

Ejecutar las tareas que llevan poco tiempo cuanto antes para tacharlas de la lista.

Identificar en qué horas se es más productivo (generalmente entre las 10 y las 12 de la mañana), para durante ese tiempo hacer las tareas que más concentración o esfuerzo requieran.

No programar las reuniones para última hora de la jornada, ya que al final no resultan productivas porque se pierde mucha concentración en estar pendiente de la hora de salida.

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La importancia de definir objetivos

“Una empresa es como una bicicleta; o te mueves, o te caes” John D. Wright
La primera pauta para una buena planificación y, por tanto, para una gestión del tiempo eficiente, es definir claramente los objetivos a alcanzar y no desviarse de ellos. A la hora de establecerlos hay que tener en cuenta:

Dirección: para saber hacia dónde moverse hay que ser capaz de concretar la misión y visión en objetivos.

Estrategia: los objetivos estratégicos se encargan de validar visión y misión.

Estructura: la consecución de los objetivos específicos lleva a la consecución de los objetivos generales.

Ejecución: se centra en los objetivos específicos, pero entendiendo los objetivos generales y la visión / misión.

Plan: para que el proyecto, sea cual sea, concluya con éxito, la visión y la misión son tan necesarias como la planificación de objetivos.

El procedimiento a seguir para una planificación de objetivos correcta es el siguiente:

a) Definir objetivos y establecer prioridades.

b) Concretarlos en detalle y recopilarlos en una lista o un esquema.

c) Establecer una fecha límite para su consecución.

d) Determinar las tareas de que la consecución de cada objetivo depende.

e) Transformar la lista o esquema inicial y el detalle de tareas en un plan organizado asociado a un orden de actuación.

f) Tomar acción.

g) Medir los resultados.

g) Detectar desviaciones y ajustar.

h) Volver a medir y ajustar de nuevo cuando sea necesario.
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