planificas o mortificas

Antonio Jos Masi

Hace unos das lea un tuit de Alfonso Alcntara, @yoriento, que deca as Tu falta de planificacin no es mi emergencia. Frase asertiva que tal vez necesites hoy. Realmente demoledor y real como la vida misma.

La falta de planificacin es uno de los grandes problemas dentro del campo de la productividad. Este hecho provoca fuertes desajustes dentro de las organizaciones y en las propias personas que las integran, dando lugar a tensiones extras innecesarias y un aumento considerable del estrs procedente de las situaciones paradjicas que suelen darse.

Cuando se encuentre en un agujero, deje de cavar | Will Rogers

Para muchas personas u organizaciones, sentarse previamente a planificar reuniones, presentaciones o en general cualquier cosa de calado que desean alcanzar, les resulta tremendamente artificial y al final se dan cuenta que han de hacerlo en el ltimo minuto. Ello deriva en las situaciones que seguro todos nosotros hemos vivido en alguna ocasin. Comenzamos a sobreactuar, aparecen las horas extra, la falta de recursos y el volumen de trabajo se dispara por momentos por aadidura al que ya tenemos, con el correspondiente aumento desorbitado de los costes del proyecto. A este modelo se le conoce como planificacin reactiva.

He trabajado muchos aos en el gremio de la edificacin y a modo de broma, en casi todos los proyectos, en las casetas de obra apareca la siguiente secuencia de desarrollo del proyecto: Optimismo general, fase de desorientacin, desconcierto general, periodo de cachondeo incontrolado, bsqueda implacable de los culpables, slvese quien pueda, castigo ejemplar a los inocentes, recuperacin del optimismo perdido, terminacin inexplicable de la obra y condecoracin y premio a los no participantes. Resulta simptico pero triste a la vez.

La solucin a esta situacin es planificar de forma natural previamente a actuar. Pero atencin, planificar no significa definir todos y cada uno de los pasos que hemos de dar. Planificar de forma natural implica en primer lugar aclarar cual es el resultado que queremos alcanzar con el desarrollo del proyecto y cuales van a ser los principios por los que nos regiremos para ello. Por otra lado visualizar dicho resultado para con ello generar una lluvia de ideas a cerca de las distintas posibilidades de actuacin que tenemos. Posteriormente identificar y organizar los distintos hitos del proyecto y luego definir las prximas acciones necesarias para que el proyecto comience a dar frutos.
Es cierto que la mayora de proyectos no precisarn de tanta definicin, pero si al menos generar una pequea lluvia de ideas, organizar dichas posibilidades y lo fundamental, definir su prximas acciones.

Planificar en exceso puede llevar en ocasiones a la misma situacin de reactividad dado en la constante incertidumbre en la que nos vemos inmersos. Planificar de forma natural supone tener trabajo definido para que el proyecto avance, de ah la necesidad de revisar de forma peridica el estado del mismo para evitar que pueda quedar estancado en algn momento. Una revisin al menos semanal al respecto resulta crucial.

Uno de los hbitos mas saludables para tu productividad es el de planificar los resultados que quieres alcanzar Ello minimiza las emergencias no deseadas y garantiza el xito del proyecto dado que clarificas el resultado final y los pasos simples que has de dar para llegar. Qu prefieres planificar o mortificar a tu equipo?

Publicacin original en Cambiando Creencias