priorizar o como decidir que vas a hacer hoy

David Torn

Uno de los puntos fuertes de los sistemas de productividad personal como GTD o autofocus, es la forma como fijan tus prioridades. Acaban con la necesidad de establecer tareas prioritarias que prevalezcan por encima del resto. La clasificacin por contextos, energa y tiempo de nuestra lista de prximas acciones lo evita en gran parte.

Aun as, si administras una lista de 50 o ms acciones a realizar te puede ser til establecer lo imprescindible realizar durante tu jornada. A continuacin tienes varias vas para vislumbrar aquellas tareas importantes de verdad, y no quedarte slo con las que tienen un mayor peso aparente.

Procrastina activamente

Teniendo en cuenta las fechas lmite, Qu tareas debes hacer de forma ineludible hoy mismo? Cules son aquellas que no puedes dejar para maana porque ya ser demasiado tarde? Y al otro lado, Cules son aquellas que pueden demorarse 24 horas sin embargo provoque un descalabro?

Las fechas de entrega son poderosas, nos permiten sacar todo el jugo a la Ley de Parkinson. Ajustamos nuestro trabajo al tiempo que disponemos para hacerla, conseguiremos un mayor aprovechamiento de nuestro tiempo y energa. Trabajar con la espada de Damocles que representa un lmite temporal, es un gran condicionante para focalizar al mximo.

Si las fechas de entrega vienen marcadas por terceros no tendrs ningn problema para llevarlo a cabo, condicionando tu forma de actuar y sobre todo en decidir qu hacer hoy . Si eres t quien fija la fecha lmite puedes ser vctima de tus propios errores de apreciacin con fechas orientativas, y engandote distorsionando lmites de entrega para priorizar ciertos asuntos a travs de tus vencimientos. Contra esto slo vale el rigor y la reflexin.

Usa el teorema de Pareto

Cules son las tareas que se llevan que suponen el 80 por ciento del peso de la tus prximas acciones? Identifica las acciones de tu lista que te devolvern el mayor valor. El principio de Pareto nos dice que un 20 por ciento de nuestras tareas nos aporta el 80% de los resultados, si somos capaces de identificarlas podemos mejorar el rendimiento obtenido en el da a da.

Piensa un poco, tu lista de prximas acciones est llena de tareas de mantenimiento, rutinas, acciones que no trabajan para acercarte a tus objetivos Entiendes por donde voy? El rendimiento econmico o la satisfaccin personal son magnitudes igual de validas, siempre que tengas claros tus valores y visin de futuro. Por eso es tan importante contar con tu fondo a largo plazo ya definido, nos permite tener criterios claros para las decisiones del da a da.

Otra forma de enfocarlo es seleccionar el 20% de las siguientes acciones que generarn el 80% del volumen de trabajo por su complejidad. El quid de la cuestin es seleccionarlas para realizarlas a primera hora, cuando ests en mejores condiciones para no perder tu pegada en nimiedades e ir al grano.

Altas prioridades

Cules son aquellas circunstancias que pueden obligarte a interrumpir tu plan de trabajo diario?Ms all de confeccionar tu lista B con las acciones ms destacables a realizar, el abanicos de las prioridades extiende ms all de tu lista de tareas, hacia el terreno de los imprevistos e interrupciones, donde todo se difumina y se confuso.

No debe ser traumtico siempre que seguimos la pauta de clarificar nuestros criterios. Contesta la siguiente pregunta:

En qu situacin te veras forzado a dejar de lado tu plan de trabajo para atender a un imprevisto?

Si eres capaz de dar una respuesta clara, sin un exceso de situaciones que tengan la suficiente prioridad para romper tu flow, habrs conseguido definir tu lista de urgencias. Entendindolo como los indicadores para cambiar el foco de atencin sin pasar por el proceso de recopilar, procesar y organizar. En mi caso la lista slo se reduce a los indicadores: problema familiar y problema laboral que impide seguir trabajando a un cliente o colaborador.

Alerta, si es una lista demasiado extensa hay algo que falla. De verdad hay tantas cosas que te obliguen a dejar de lado lo que ests haciendo. Quiz no has definido bien tus prioridades, no tienes un compromiso real con lo que haces, o simplemente no has dedicado suficiente tiempo a definir tus indicadores.

Cuando empieces el da recuerda, primero las acciones imprescindibles, luego las importantes relacionadas con tus objetivos despus el resto, y si se plantea cualquier problema durante la jornada recuerda los indicadores que sealan las urgencias de verdad, el resto se enva al inbox y queda a la espera de ser procesado.

Si te has fijado, algo tan ordinario como elegir el ms importante tiene un fondo donde la reflexin sobre nuestra actividad tiene una especial importancia, de hecho resulta determinante para administrarnos de forma adecuada a diferentes niveles, diario, semanal y ms all. Si no te ves capaz de definir unos objetivos, una visin de futuro, o de identificar el propsito y los valores que te mueven, o si por el contrario crees que no te aporta nada dedicar tanto tiempo a estas cuestiones aconsejo que empieces por dedicar un par de horas a la semana a hacer una revisin de tu actividad, a las pocas semanas te dars cuento del aumento en la fluidez al tomar este decisiones Acepta el reto, Qu puedes perder?.