qué significa ser una persona organizad

Cuando de una persona se dice que es muy organizada, qu se est diciendo realmente de ella? Existe una nica forma de ser organizado o hay varias? Ser una persona organizada y ser una persona ordenada, significa lo mismo? Se puede comparar el nivel de organizacin de distintas personas?

Afortunadamente, todas estas preguntas tienen respuesta. Una persona es organizada cuando cuando guarda sistemticamente las cosas en funcin del significado que tienen para ella. Por ejemplo, si dejas lo que no te sirve para nada, ni te puede ser til, en algn sitio distinto de la papelera o el cubo de basura, entonces eres una persona desorganizada. Si no guardas la informacin que necesitas para hacer una llamada telefnica de tal forma que est fcilmente accesible a la hora de hacer esa llamada telefnica, entonces eres una persona desorganizada.

En general, las personas organizadas no necesitan invertir tiempo extra en encontrar lo que necesitan para hacer algo, ya que antes de guardarlo piensan en qu circunstancias van a poder necesitarlo y actan en consecuencia. Lo anterior no es un juicio, sino la simple realidad. Si quieres gestionar lo que tienes que gestionar de forma eficiente y sin esfuerzo, entonces debers guardar las cosas en funcin del significado que tienen para ti.

Los criterios de organizacin los define cada persona. En ese sentido, no existe una definicin universal de persona organizada. Ningn criterio es mejor que otro ya que el significado que distintas personas pueden dar a una misma cosa puede ser distinto. Una consecuencia de esto es que la organizacin carece de un aspecto uniforme. Si una persona decide arrinconar un montn de cosas en un rincn de una habitacin, porque todas ellas tienen en comn que son cosas sobre las que no se quiere tomar una decisin en este momento, esas cosas estn organizadas para esa persona. Lo que no sera organizacin es si en ese mismo rincn de la habitacin se mezclaran cosas que son para tirar, con cosas con las que ya se ha decidido hacer algo y con otras sobre las que an no se ha decidido nada.

Consecuencia directa de lo anterior es que orden y organizacin son cosas distintas. Tener los libros de la estantera ordenados por tamao es orden; tenerlos por temtica o por frecuencia o tipo de uso es organizacin. Esto es as porque el tamao no influye en el significado mientras que la temtica s. Asimismo, limpieza y organizacin son cosas distintas. La limpieza tiene que ver con la higiene y, en menor medida, con la esttica, pero no con la eficiencia. Se puede ser una persona limpia y ordenada y, a la vez, un autntico desastre organizativo. Y viceversa. Lo anterior es importante tenerlo en cuenta porque no son pocas las personas que son tenidas por caticas o desordenadas cuando, en realidad, cuentan con un buen sistema de organizacin.

La clave para ser una persona organizada reside en desarrollar el hbito de establecer relaciones entre significados y ubicaciones. La basura en un sitio, la informacin en otro, las posibilidades en otro, las cosas que espero de otros en otro y as sucesivamente. Uno de los motivos por los que la lista nica que usan muchas personas es tan poco til es porque la lista nica es una lista desorganizada, ya que en ella suelen convivir una gran variedad de cosas con significados diversos.

Otro elemento importante de la organizacin es la accesibilidad. No solo es importante que las cosas con significados semejantes se encuentren en una misma ubicacin, tambin es importante que esa ubicacin resulte fcilmente accesible cuando es preciso acceder a ella. Si varias veces al da tienes que recorrer un largo pasillo para ir a consultar documentacin de uso frecuente, eres una persona desorganizada, por mucho que tengas toda esa informacin guardada en un nico sitio.

El resumen de todo lo anterior es que la organizacin consiste en guardar las cosas de tal forma que:

a) su ubicacin guarde relacin con su significado y
b) sea fcilmente accesible cuando se la necesita

Porque, a diferencia del orden, que tiene que ver con la esttica, y de la limpieza, que tiene que ver con la higiene, la organizacin tiene que ver nicamente con la eficiencia.