reuniones: las buenas, las malas y las terribles

Interrumpen el flujo de trabajo y aparecen de imprevisto en tu iCal. En trminos generales, te confirman todo lo que sabas y no te dicen nada de lo que realmente queras saber. Las reuniones se han convertido en una de las convenciones ms universalmente odiadas de la vida profesional de los trabajadores, y no hay ninguna seal que indique que vayan a desaparecer. Sin embargo, si los empleados y gerentes se sienten explotados por las reuniones, los expertos dicen que no es la reunin la que tiene la culpa. El problema son las malas reuniones.Nancy Rothbard, profesora de Gestin de Wharton, dice que si estamos participando con ms frecuencia que nunca en reuniones, esto puede deberse a que hoy en da estamos tan ocupados que tenemos que fijar un tiempo simplemente para dedicarnos a pensar. Hay tantas demandas sobre nosotros que los lderes planean reuniones para que las personas se involucren de forma inmediata en el problema, dice ella. Creo que las personas estn celebrando reuniones para saber lo que otros estn pensando cuando podra ser ms eficaz analizar de forma independiente el problema.Aceptamos la mediocridad en nuestras reuniones, y eso lo impregna todo, dice Patrick Lencioni, presidente de Table Group y autor de Reuniones mortales y Cinco disfunciones de un equipo. El problema es tan comn que se convierte en tedioso, y este sentimiento de aburrimiento en una reunin pasa por la misma razn que sucede en un libro o una pelcula, porque no hay suficiente tensin para evitar que esto ocurra. Toda reunin debe ser intensa. Es necesario que haya una sensacin de ansiedad, que nos lleve a pensar que si no tomamos una buena decisin durante la reunin algo malo va a pasar.Lo malo sucede, de hecho, y surge como resultado de malas reuniones, seala Roger Schwarz, psiclogo organizacional, presidente y consejero delegado de Roger & Associates. Cuando la gente participa en malas reuniones, y esa es la tendencia, o pierden el inters por el evento o fingen que estn presentes, dijo. Cuando esto sucede, ellos pueden estar presentes fsicamente en el lugar, pero no participar y no contribuir.Estar presente y no participar significa que el grupo est en una reunin virtual y que han apretado el botn de silencio mientras hacen un montn de otras cosas, aadi Schwarz. En cuanto a pretender estar presente, todo lo que hacen no tiene ningn efecto en absoluto. Hay resultados que se extienden a toda la empresa. Si hay gente en la reunin que no se involucra plenamente, eso significa que no estn compartiendo informacin importante. Si no hay un compromiso pleno, las decisiones son ms lentas y ms costosas .SaturacinUna reunin es un lugar donde cuentas los minutos y pierdes las horas, dijo Thomas Kayser, un ex ejecutivo de Xerox. Es lo que muchos piensan. Muchos preferiran estar haciendo algo ms; cualquier otra cosa, segn una encuesta realizada. Alrededor de la mitad, o el 46%, de un total de 2.066 estadounidenses consultados en un sondeo de Harris/Clarizen dijeron que apoyaran cualquier actividad desagradable para no tener que asistir a una reunin; entre un 18% y un 46% dijo que prefiere ir a Trfico; un 17% preferira contemplar cmo la pintura recin aplicada se va secando y el 8% dijo que preferira ir al dentista antes que participar en una reunin de seguimiento.Ironas aparte, los encuestados en 2015 dijeron que pasaron 4,6 horas a la semana preparndose para participar en un total de 4,5 horas de reuniones de seguimiento, slo un poco ms que en la encuesta anterior de 2011. De hecho, que las personas estn exhaustas de las reuniones no es nada nuevo, dice Matthew Bidwell, profesor de Gestin de Wharton. Las reuniones tienen un papel importante en la vida de las empresas y no es algo actual, dice. Hace diez o 12 aos ms o menos, recuerdo un amigo que trabajaba en una compaa de tarjetas de crdito que cont la siguiente broma: sabas que te habas consagrado cuando pasabas todo tu tiempo en reuniones, pero no slo eso, cuando tambin todas las personas con las que te reunas pasaban su tiempo en reuniones.Los estudios sobre el tiempo invertido en reuniones han aumentado durante ms de medio siglo. Los ejecutivos estaban gastando una media de 3,5 horas a la semana en las reuniones previstas, y an ms en las reuniones informales, segn un estudio de Rollie Tillman Jr. publicado en 1960 en la Harvard Business Review. En 1973, el nmero se haba duplicado, de acuerdo con los resultados de un estudio de P.L Rice publicado en Business Horizons. En 1989, un gerente tpico pasaba entre el 25% y el 80% de su da en reuniones, segn datos de Perfil de las reuniones en empresas estadounidenses: Los resultados del estudio sobre la efectividad de las reuniones 3M de P. Mong, C. McSween y J. Wyer.La mala fama que tiene reunirse hoy en da podra estar aumentando por dos motivos, posiblemente relacionados entre s: el tiempo y la tecnologa. Hay una percepcin generalizada de que las cosas van ms rpido en el lugar de trabajo, las personas estn ms ocupadas y herramientas como el correo electrnico, Google Docs y la mensajera instantnea permiten completar el trabajo de forma ms rpida y ms eficiente que las reuniones. (La empresa nueva Buyolympia vende una cinta azul con un mensaje grabado en oro: Sobreviv a otra reunin que debera haber sido un correo electrnico).Una cosa que hace que las personas se sientan explotadas en las reuniones -en mi opinin- es el hecho de que estn trabajando ms horas y tienen que rendir ms cuentas, por lo que se espera que hagan varias tareas a la vez dice Schwarz. As que la gente piensa de la siguiente manera cuando estn en una reunin: Estoy utilizando bien mi tiempo? Es lgico pensar que s, y para muchas personas la respuesta es no.Segn Rothbard, hay dos factores que podran estar contribuyendo al aumento del nmero de reuniones: la globalizacin y el propio trabajo. El trabajo es cada vez ms complejo e interdependiente, dice. Cuando hay un mayor grado de interdependencia en el trabajo, tenemos que interactuar entre nosotros -Yo no puedo hacer mi trabajo sin ti. La complejidad implica la unin de muchas especialidades diferentes. Al pensar en lo que significa montar un semiconductor, no se trata solo de una persona trabajando en un garaje. La innovacin que hace que estos chips mejoren slo puede darse de la interaccin entre muchas personas.Esta interaccin a menudo requiere la realizacin de reuniones que abarcan mltiples husos horarios. No nos reuniremos con la persona del final del pasillo, porque no es necesariamente la persona que tiene el conocimiento que necesitamos, dice Rothbard. Tratamos entonces de reunir a las mejores personas alrededor de la mesa, una mesa virtual, y con frecuencia las reuniones tienen lugar en horarios difciles. La gente est haciendo malabarismos para encontrar un momento del da que funcione para un equipo internacional.La tecnologa, contina Rothbard, es un arma de doble filo. Nos permite trabajar de forma efectiva con la mejor gente y permite que las cosas sucedan, cosas que antes hubieran sido imposibles, pero tiene el potencial de hacer las cosas ms laboriosas desde el punto de vista del proceso.Bidwell -que admite sentir pnico cuando ve que tiene una reunin programada en el calendario, especialmente si se trata de un encuentro con un montn de gente- dice que hay reuniones muy fatigantes, ya que no se consideran como un trabajo real, pero en realidad s son trabajo. La idea es la coordinacin, que es una funcin de la empresa, por lo que una gran cantidad de personas, que hacen un montn de cosas diferentes se unen. Las normas son otra manera de conseguir coordinacin, sin embargo, cuanto ms compleja es la cuestin, ms habr que sentarse y analizar las cosas. La comunicacin ms productiva es la que se tiene cara a cara, se puede leer el lenguaje corporal, aprender ms y ms rpido.La teora de la riqueza de los medios de comunicacin lo confirma. El marco desarrollado por Richard L. Daft y Robert H. Lengel sigue siendo tan vlido hoy como hace tres dcadas cuando fue presentado, es decir, cunto ms ambigua es la tarea, ms rica debe ser la comunicacin necesaria para realizar el trabajo. Aunque la direccin de correo y las llamadas telefnicas son adecuadas para determinadas cuestiones, carecen de las seales sociales presentes en las reuniones cara a cara -como las miradas, intimidad y conexin- y por lo tanto no siempre son eficaces para el anlisis de otros temas. Las posibilidades de malentendidos en medios menos ricos son ms grandes, dice Rothbard. Cuando esto sucede, la gente puede perder la cabeza y luego comenzar a intercambiar una serie de correos sin que nada se resuelva. En cada paso que nos alejamos de la comunicacin cara a cara, algo se pierde.Por otro lado, la tecnologa parece estar empezando a llenar este vaco. Las herramientas como Skype, dice Rothbard, tienen una habilidad fantstica que nos permite obtener una gran cantidad de informacin que no nos iba a proporcionar el correo electrnico o el telfono. Nos permiten tener la sensacin de que conocemos mejor a la gente.Pantallas de video de inmersin a gran escala, como la Telepresencia de Cisco configurados para crear la ilusin de que las personas en diferentes lugares estn en la misma sala de reuniones- proporcionan una serie de seales presenciales ms ricas. Rothbard dice: La nica cosa que no puedes hacer es patear a la persona por debajo de la mesa.Hay que dejar de reunirse asLa gente hace todo lo posible para evitar las reuniones y convencer a sus jefes de que son una prdida de tiempo y dinero. Aplicaciones como Reunin Calc permiten al usuario marcar el costo por hora de los participantes y luego llegar a la suma total de cunto cuestan las reuniones. Una reunin tiene que ser demasiado buena para ser mejor que no reunirse. Y esta aplicacin deja claro todo lo caras que pueden ser las reuniones, dice el discurso publicitario para venderla. Sin embargo, en lugar de esforzarse por reducir el nmero de reuniones, los empleados y los gerentes deben pensar de manera ms inteligente cundo es necesaria una reunin, y cmo llevar a cabo la necesaria interdependencia que ofrecen de una manera ms concisa y organizada. Las reuniones son la clave de todo, dice Lencioni. Si alguien te dice que solo tienes una hora para investigar una empresa, yo no mirara su contabilidad. Me gustara ver al equipo ejecutivo durante una reunin de una hora. Si es clara y enfocada y los miembros del consejo son entusiastas, yo dira que sta es una buena compaa y que vale la pena invertir en ella.Lencioni recomienda clasificar las reuniones en cuatro tipos, cada una con su propio propsito. La primera es una reunin diaria de cinco o diez minutos. El intercambio de informacin permanente, incluso ahorra una gran cantidad de tiempo y energa, dice. Los equipos que hacen esto durante 28 das se dan cuenta de que es algo fundamental para que la gente no se salga de su camino. El segundo tipo es la reunin de equipo. Ese es el tipo de reunin que las personas siempre piensan que hacen, pero que debera centrarse en una cuestin tctica sobre la que estar de acuerdo, para ver cmo progresan las cosas, Cmo vamos en servicio de atencin al cliente? Qu nos est diciendo nuestro principal indicador Eso es todo?. El tercer tipo es una reunin ms larga de dos horas dedicada a los grandes temas estratgicos. Esta reunin es para discutir qu hacemos con el nuevo producto de la competencia. Es la razn por la que la gente se dedica al mundo empresarial, pero los docentes se sorprenderan al saber que casi todas esas reuniones duran slo 15 minutos. Se debe buscar tiempo para hacerlo de la manera correcta. El ltimo tipo de reunin es trimestral, cuando el equipo tiene que dar un paso atrs y preguntarse: Qu tal vamos?Si se realizan correctamente, estas reuniones, en conjunto, no deben tomar ms de 15 % del tiempo del personal. Alguien dira que el 15 % de su tiempo -si se gestiona con gran claridad, para resolver los problemas que impiden a la empresa tener xito- no vale la pena?Schwarz dice que la gente odia ir a las reuniones e inventan todo tipo de ocurrencias creativas para evitarlas. Y, sin embargo, dice, hay una serie de soluciones, a partir de hacer la pregunta ms fundamental, que es: Por qu este grupo est reunido? A menudo, las personas se encuentran en una habitacin donde no hay interdependencia de tareas, y sta es la primera seal de que no se va a utilizar bien el tiempo y, por tanto, tampoco se utilizar bien el tiempo de otras personas.Una vez que las personas adecuadas estn en la sala, la siguiente pregunta ser: Cul es el propsito de la reunin? Esto puede parecer demasiado obvio, dice Lencioni, pero es increble cmo a menudo las personas se renen y simplemente no saben bien por qu estn all. Estn ah para tomar una decisin o para discutir y luego tomar una decisin. O el propsito es proporcionar informacin actualizada y compartir informacin? A menudo, el principal objetivo es conseguir informacin, lo que es un mal uso del tiempo de las personas. Se puede prescindir facilmente de estas reuniones y reemplazarlas con un correo electrnico que la gente lea en el momento ms adecuado para ellos. Las mayora de las reuniones deberan tratar de discusiones que conducen a decisiones.Es importante dar a la gente la agenda de la prxima reunin con antelacin, y en forma de pregunta, dice Schwarz. En lugar de poner, por ejemplo, la distribucin de espacio en el asunto de un correo electrnico, es mejor escribir el asunto como una pregunta, algo as como Cmo vamos a plantear la distribucin del espacio con las nuevas contrataciones?. Por lo tanto, la gente va a la reunin ya con algunas ideas en la cabeza, y se puede llegar a una conclusin durante la conversacin sobre cmo contribuir para que ya est encaminado el asunto. Se sabe cuando la conversacin ha llegado a su fin cuando la pregunta se ha respondido. Una tcnica simple puede tener un potencial fabuloso.Rothbard dice que es esencial la preparacin antes de la reunin, todo el mundo debera prepararse. Estamos tan ocupados que simplemente no lo preparamos, y cuando eso ocurre, se pierde mucho tiempo. Esto es muy frustrante, porque el problema [] no se distribuye de manera uniforme. Algunas personas llegan incluso muy bien preparadas, y son stas las que se sienten ms frustradas, mientras que las menos preparadas piensan de la siguiente manera: Gracias a Dios que nos hemos reunido; al fin voy a tener tiempo para pensar en ello. Es un gran desafo y esto se debe en parte al hecho de que estamos en apuros debido a la velocidad que rodea al mundo.La tecnologa ha abierto posibilidades para las reuniones que no existan previamente, pero el desarrollo de una tecnologa an ms sofisticada no significa que las malas reuniones desaparecern. Esto se debe a que la cantidad de informacin que las personas reciben las distraer y conseguir que no vayan en la direccin correcta, dice Lencioni. As que tener buenas reuniones y sacar ventaja de ellas para resolver efectivamente problemas es ms importante que nunca. A pesar de toda la tecnologa disponible, la mesa sigue siendo la tecnologa ms importante.

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