seis indicios que deben seguir las pymes para saber si es el momento de implantar un erp

Hay muchas variables que condicionan la decisin acerca de cundo se debe implantar un ERP, desde el anlisis de la situacin real de la empresa, la determinacin de requerimientos de gestin o la bsqueda de los sistemas con las funcionalidades adecuadas, hasta el tema de la inversin. Otras cuestiones tienen que ver con la redefinicin de procesos o con el establecimiento del momento adecuado.

Desde Datisa se indican seis pistas que pueden ayudar a las pequeas y medianas empresas a determinar si es el momento oportuno para plantearse el reto de implantar un sistema de gestin empresarial o no. E insisten en que, como todos los retos, el cambio puede ser motivador o estresante. Dejarse acompaar por un proveedor tecnolgico que realmente acte como un verdadero socio e impulsor del cambio, ser un factor determinante para alcanzar el xito en el proyecto.

Informacin estancada. El primer sntoma es la ausencia de comunicacin e intercambio de informacin interdepartamental. Hay que hacer que fluya la informacin. Estandarizar los procesos de intercambio de informacin entre departamentos, reas o equipos de trabajo, ser una de las primeras labores que abordar un ERP. El trabajo colaborativo permitir, adems de compartir los datos, mejorar las relaciones y, los resultados econmicos. Son cosas distintas pero interrelacionadas entre s. Primero, ms facilidad para obtener informacin (de manera autnoma o a travs de algn compaero), segundo, mayor confianza en los datos que se manejan y, por tanto, ms facilidad para tomar decisiones comprometidas y, tercero, si somos capaces de replicar proyectos o modelos exitosos implementados en otros departamentos, ganaremos tiempo de prospeccin y habremos generado alianzas internas que pueden ayudar a realizar trabajos con perspectivas globales.Datos sin actualizar. Esta es una de las peores cosas que le puede pasar a una organizacin. Ya sea en el departamento financiero o en el comercial o en cualquier otro rea, disponer de informacin consolidada, es sencillamente imprescindible.Sistemas y aplicativos anticuados. La empresa ya est informatizada y se apoya en un software para el desarrollo de determinadas tareas, operativas, estratgicas, administrativas, etc., lo que no significa que el funcionamiento de esos aplicativos est optimizado. Es decir, que puede ser que las necesidades hayan cambiado desde la adquisicin del aplicativo, hasta el momento actual y el sistema no haya ido sumando las funcionalidades como debiera, o las versiones estn desactualizadas, o la vida til del equipo est dando sus ltimos coletazos.Demasiados programas informticos. La descentralizacin o mejor dicho, la masificacin de sistemas, provoca el caos entre los usuarios. El ERP servir de catalizador de procesos y permitir centralizarlos en un nico programa. La centralizacin adems de los mltiples beneficios funcionales, inducir una jugosa reduccin de costes.Falta de flexibilidad. Que el negocio crezca, siempre es una buena noticia. Pero ese crecimiento se debe acompaar de una gestin adecuada y sta a su vez, slo ser posible si se apoya en los sistemas adecuados. Un buen programa permitir crecer en funcin de las necesidades que plantee progresivamente la organizacin, sumando mdulos, incorporando funcionalidades, etc. pero siempre manteniendo el corazn de la herramienta y evitando nuevos procesos de implantacin, formacin, reconocimiento, etc. Pero tambin si la empresa decide, en un momento dado, contraerse, el aplicativo deber responder en la misma medida porque tan importante es sumar para crecer como restar para especializarse, por ejemplo, o para reestructurarse.Lentitud y confusin en las respuestas. Generalmente cuando los clientes o los potenciales clientes acuden a nuestra organizacin para solventar alguna duda, las respuestas han de ser claras, concisas, sencillas y rpidas. Si esto no siempre es as, entonces, quiz habr que mirar si la informacin no est centralizada, o si el acceso a la misma no es sencillo, o si se dispone de muchos datos pero difciles de interpretar.

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