trabajar mejor para trabajar menos

Ya no cabe duda de que los entornos voltiles, inciertos, cambiantes y ambiguos (V.U.C.A) que viven las organizaciones condicionan cada vez ms la forma de trabajar de las personas. Muchas personas siguen utilizando formas de trabajar, heredadas de tiempos en los que todo era ms estable y menos exigente, que han dejado de ofrecer resultados ptimos y efectivos a da de hoy.

Adems, algunas de estas formas de trabajan, que a mi juicio han quedado obsoletas, obedecen a una manera de trabajar lmbica buscando la pura supervivencia por salir del paso lo antes posible, donde el impulso prevalece sobre el pensamiento y donde los detalles pasan a un plano inexistente. Estas formas tradicionales de trabajar tiene algunas repercusiones que no deben pasar desapercibidas para profesionales y organizaciones del conocimiento, como por ejemplo:

Ausencia de eficacia: no se obtienen los resultados esperados o, peor an, no se obtienen resultadosElevados indices de ineficiencia: el uso subptimo de los recursos conlleva tener que realizar un mismo trabajo una y otra vez, elevando los ratios de ineficienciaFrustracin y falta de motivacin de las personasCostes de oportunidad: al tener que seguir dedicando recursos a trabajos que deberan haber quedado finalizados se dejan de atender otras oportunidades o necesidadesTrabajar bien, a la primera

En este nuevo paradigma que vivimos cobra cada ms importancia un concepto sencillo pero potente: trabajar bien y hacerlo, adems, a la primera. Este es un aspecto fundamental si se quieren conseguir resultados de manera efectiva. Deca Peter Drucker que no hay nada tan intil como hacer con gran eficiencia algo que no debera haberse hecho en absoluto y, aunque ese riesgo siempre puede estar presente, existen formas de minimizarlo. Por ello, es fundamental pensar antes de hacer, y no hacer sin pensar o hacer mientras se piensa.

Trabajar por impulsos no es efectivo. En ocasiones puede que sea necesario (por ejemplo, para atender algo segn surge o imprevistos que no pueden esperar), pero no suele ser la manera ms efectiva de trabajar. La mayor parte del trabajo de las personas puede esperar un tiempo suficiente para ser definido, aunque mucha gente sigue anclada en la creencia de la urgencia y la importancia subjetiva.

Pensar para definir tu trabajo

Definir tu trabajo es pensar una serie de aspectos que te ayudarn a ejecutarlo de forma eficiente cuando vayas a hacerlo. Se trata de invertir tu atencin, tiempo y esfuerzo en pensar (usar tu conocimiento) en aspectos como:

Cul es el resultado que quieres/tienes que obtener con ese trabajo?. Qu debe ocurrir para darlo por finalizado?Qu maneras posibles tienes para afrontarlo?Cual de esas maneras consideras que es la ms eficiente?Una vez has seleccionado lo qu vas a hacer para abordarlo, tienes todo lo necesario para poder hacerlo?

Te propongo que pienses en algunas de las cosas que has hecho hoy y si, en alguna de ellas, te has planteado estas preguntas. Esto es vlido y funciona para cualquier actividad o resultado que quieras obtener, desde un proyecto profesional relevante, hasta ir a hacer la compra al supermercado, revisar los deberes de tus hijos o disfrutar tu fiesta de aniversario.

La importancia de los detalles en la efectividad

Una aprendizaje relevante que tuve hace tiempo fue la importancia de los detalles a la hora de hacer las cosas. Muchas personas ignoran la importancia a los detalles, pero un detalle puede ser la diferencia entre un (buen)trabajo terminado y un trabajo no terminado. Un detalle, ya sea porque no se haya prestado suficiente atencin o porque no haya sido considerado de manera consciente, puede ser la causa de tirar por la borda la eficiencia de todo un proyecto.

Conviene que no olvides que un trabajo queda terminado de forma adecuada cuando as lo considera la persona que espera ese resultado y cumple las condiciones previamente acordadas. Muchas veces no lo decides t, sino tu cliente, tu pareja, tu jefe, tu colaborador, tu hijo, En muchas ocasiones, tratar los detalles con la atencin adecuada juega un papel importante a la hora de considerar un trabajo finalizado. Prestar atencin a los detalles forma parte de aprender a trabajar mejor.

Conclusin

Los entornos V.U.C.A dificultan, y seguirn hacindolo cada vez ms, la efectividad de los profesionales del conocimiento que sigan utilizando tcnicas tradicionales en la organizacin del trabajo como, por ejemplo, la gestin del tiempo o la gestin por prioridades y/o urgencias. Por ello,hoy ms que nunca es necesario entender que no slo hay que trabajar, sino que hay quetrabajar de manera efectiva: eficaz (obteniendo resultados) y eficientemente (haciendo un uso ptimo de recursos).

Por suerte, se puede aprender a trabajar de una manera efectiva y adaptada a las necesidades de nuestra realidad actual. Un primer paso es tomar conciencia de que, antes de ponernos a trabajar impulsivamente, debemos pensar en definir el trabajo que tenemos que hacer y prepararnos para hacerlo de forma ptima cuando se den las circunstancias. Porque en el fondo, lo que interesa es trabajar bien y hacerlo a la primera para, realmente, trabajar menos.